(English follows)

Résilience Montréal est un centre de mieux-être à direction autochtone qui sert la population sans-abri de Montréal depuis 2019. Nous avons récemment emménagé dans un nouveau local au 780, avenue Atwater.

Dans ce rôle, vous seriez responsable d'assurer le bon fonctionnement de l'organisation sur le plan administratif et du développement, afin que tout le monde puisse se concentrer sur les personnes qui franchissent nos portes. Cela comprend la rédaction de demandes de subvention, la gestion de l'agenda et des communications du directeur général, le soutien à la gouvernance, la coordination avec les partenaires et les bailleurs de fonds, ainsi qu'une multitude d'autres tâches. C'est un poste complet et varié, et aucune semaine ne ressemble à la précédente.

C'est aussi une organisation où l'imprévu fait partie du quotidien. Une crise n'attend pas le bon moment, et vous devez être à l'aise avec cela, en vous adaptant facilement et en accomplissant les tâches rapidement et efficacement. En même temps, ce n'est pas un rôle où vous devez tout régler seul(e). Nous sommes une équipe, et les décisions que nous prenons sont ancrées dans le savoir et l'expérience des personnes qui ont vécu ce que vivent nos client(e)s.

Travailler ici demande quelque chose de vous. Nos client(e)s font face à de réelles difficultés, et cela se ressent dans toute l'organisation, pas seulement en première ligne. C'est aussi un espace à direction autochtone, et la culture et les relations qui façonnent notre façon de travailler ensemble en découlent.

Nous accueillons des personnes de tous horizons, et nous leur demandons d'apporter un respect sincère et une curiosité authentique à cet environnement. Il y aura des journées difficiles. Il y aura aussi des journées où le travail que vous faites fera une vraie différence dans la vie de quelqu'un.

Tous les emplois n'offrent pas cela.

Tâches et responsabilités

Sous l'autorité du directeur général, le ou la coordonnateur(trice) administratif(ve) est responsable des tâches suivantes :

Soutien à la direction Gérer l'agenda, la correspondance et la préparation des réunions du directeur général, assister aux réunions en son nom au besoin et assurer tous les suivis. Tenir le directeur général informé et préparé en tout temps, et être disponible pour communiquer en dehors des heures de bureau en cas de crise ou d'urgence.

Financement et développement La rédaction et la soumission de demandes de subvention constituent la fonction principale de ce rôle. Vous rédigeriez des demandes de façon autonome, tout en gérant et en coordonnant une équipe de rédacteur(trice)s bénévoles de demandes de subvention. Sur le plan du développement, vous dirigeriez les démarches auprès des donateur(trice)s, organiseriez des rencontres pour le directeur général et assureriez tous les suivis.

Vous suivriez le comportement des donateur(trice)s et maintiendriez des statistiques pour orienter la stratégie de cultivation de l'organisation, et contribueriez à un système de suivi des subventions en cours de développement, incluant les échéances de demandes, les rapports d'activité, les calendriers de paiement et une banque de ressources pour les futures demandes.

Gouvernance Coordonner les réunions du conseil d'administration et de l'assemblée générale annuelle de A à Z, notamment la planification, la préparation des documents, la rédaction des résolutions et la transcription des procès-verbaux.

Réunions Coordonner les réunions pour le directeur général, prendre les procès-verbaux, assurer le suivi des points d'action et veiller à ce que les choses avancent. Cela comprend l'animation des réunions sur Zoom et la gestion des aspects techniques. Planifier les séances de formation et les réunions du personnel au besoin.

Événements Contribuer à la gestion des événements, en prenant en charge la logistique, les communications et la coordination le jour même.

Communications et partenariats Gérer la stratégie et le contenu des médias sociaux de l'organisation,



et entretenir des relations avec les partenaires gouvernementaux, les organismes communautaires et les donateur(trice)s.

Technologie Gérer le site Web de l'organisation sur Squarespace et assurer l'administration de Google Workspace.

Soutien stratégique et embauche Assister le directeur général dans le processus de planification stratégique et soutenir le recrutement et l'intégration du personnel au besoin.

Direction du personnel à temps partiel Assurer la direction au quotidien de l'assistant(e) administratif(ve).

Qualifications

Formation Diplôme universitaire de premier cycle dans un domaine connexe, ou expérience professionnelle équivalente.

Expérience Un minimum de trois ans d'expérience professionnelle pertinente est requis, avec une préférence pour les candidat(e)s qui en ont davantage. La rédaction et la soumission de demandes de subvention sont essentielles. Une expérience dans un milieu à but non lucratif, communautaire ou en services sociaux est un atout important, tout comme le temps passé à soutenir une direction ou à travailler dans un bureau de direction.

Compétences et attributs

- Le bilinguisme en français et en anglais est requis ; la connaissance d'une langue autochtone, principalement le cri ou l'inuktitut, est un atout
- Solides aptitudes en communication écrite et orale dans les deux langues
- Compétences organisationnelles exceptionnelles, avec la capacité de gérer plusieurs priorités et échéances simultanément
- Capacité à résoudre les problèmes de façon proactive, à prendre des initiatives et à travailler sans supervision étroite
- Capacité à recevoir des directives de la direction autochtone et à travailler dans le respect au sein d'une organisation à direction autochtone
- Discrétion et jugement, notamment en ce qui concerne les informations confidentielles
- À l'aise dans un environnement fluide et parfois imprévisible
- Grand souci du détail et de la précision
- L'aisance et la fluidité avec la technologie sont essentielles ; la familiarité avec Google Workspace, Squarespace, Zoom, Zeffy et les plateformes de médias sociaux est un atout, tout comme la capacité générale à résoudre des problèmes techniques et à s'adapter à de nouveaux outils au besoin

Veuillez faire parvenir une lettre de motivation et votre curriculum vitæ. Veuillez inclure les coordonnées de deux références professionnelles. Seuls les candidat(e)s répondant aux exigences seront contacté(e)s. Les candidat(e)s autochtones seront priorisé(e)s.

Résilience Montréal is an Indigenous-led wellness centre that has been serving Montreal's unhoused population since 2019. We recently moved into a new home at 780 Atwater.

In this role, you would keep the organization running on the administrative and development side, so that everyone else can focus on the people who walk through our doors. That means grant writing, managing the Executive Director's schedule and communications, supporting governance, coordinating with partners and funders, and a multitude of other tasks. It is a full and varied job, and no two weeks look exactly the same.

This is also an organization where the unexpected happens. A crisis doesn't wait for a convenient moment, and you need to be comfortable with that, adapting easily and getting things done quickly and efficiently. At the same time, this is not a role where you figure everything out alone. We are a team, and the decisions we make are grounded in the knowledge and experience of the people who have lived what our clients are living.

Working here asks something of you. Our clients face real hardship, and that is present throughout the organization, not only on the front lines. This is also an Indigenous-led space,



and the culture and relationships that shape how we work together come from that.

We welcome people from all backgrounds, and we ask that they bring genuine respect and curiosity to that environment. There will be hard days. There will also be days where the work you do makes a real difference to someone.

Not every job offers that.

Duties and Responsibilities

Under the authority of the Executive Director, the Administrative Coordinator is responsible for the following:

Executive Support Managing the Executive Director's calendar, correspondence, and meeting preparation, attending meetings on his behalf when needed and handling all follow-up. Keeping the Executive Director informed and prepared at all times, and being available to communicate outside of business hours in case of crisis or emergency.

Funding and Development Grant writing and submission is the primary function of this role. You would research and write applications independently, while also managing and coordinating a team of volunteer grant writers. On the development side, you would lead donor outreach, set up meetings for the Executive Director, and manage all follow-up.

You would track donor behaviour and maintain statistics to inform the organization's cultivation strategy, and contribute to a growing grant tracking system that captures application deadlines, activity reports, payment schedules, and a resource bank for future applications.

Governance Coordinate Board meetings and the Annual General Meeting from start to finish, including scheduling, preparing documents, drafting resolutions, and transcribing minutes.

Meetings Coordinate meetings for the Executive Director, taking minutes, tracking action items, and making sure things get followed through. This includes hosting meetings on Zoom and managing the technical aspects of that. Scheduling training sessions and staff meetings as needed.

Events Assist with the management of events, handling logistics, communications, and on-the-day coordination.

Communications and Partnerships Manage the organization's social media strategy and content, and maintain relationships with government partners, community organizations, and donors.

Technology Manage the organization's Squarespace website and serve as the Google Workspace administrator.

Strategic Support and Hiring Assist the Executive Director in the strategic planning process and support staff recruitment and onboarding as needed.

Direction of Part time Staff Provide day-to-day direction to the Administrative Assistant.

Qualifications

Education Undergraduate degree in a related field, or equivalent professional experience.

Experience A minimum of three years of relevant professional work is required, with preference given to candidates who bring more. Grant writing and submission is essential. A background in a nonprofit, community-based, or social services environment is a strong asset, as is time spent supporting senior leadership or working in an executive office.

Skills and Attributes

- Bilingualism in French and English is required; knowledge of an Indigenous language, primarily Cree or Inuktitut, is an asset
- Strong written and oral communication skills in both languages
- Exceptional organizational skills with the ability to manage multiple priorities and deadlines simultaneously
- Proactive problem solver who takes initiative and works well without close supervision
- Ability to take direction from Indigenous leadership and work respectfully within an Indigenous-led organization
- Discretion and sound judgment, particularly around confidential information
- Comfort in a fluid and sometimes unpredictable workplace
- Strong attention to detail and accuracy
- Comfort and fluency with technology is essential; familiarity with Google Workspace, Squarespace, Zoom, Zeffy, and social media platforms is an asset, as is a general ability to troubleshoot and adapt to new tools as needed

Please send a cover letter and your curriculum vitae. Please include the contact information for two professional references. Only applicants meeting the requirements will be contacted. Indigenous applicants will be given priority.

Pay: $33.00 per hour

Work Location: In person

📌 Coordonnateur(trice) administratif(ve) / Administrative Coordinator
🏢 Resilience Montreal
📍 Montreal