Key Responsibilities

The Bilingual Donor Relations & Giving Officer will assume responsibility for donor relations, giving programs, and designated fundraising initiatives, including but not limited to:

- Lead and manage the annual, mid-level, and monthly giving programs, developing and implementing strategies to acquire, engage, retain, and upgrade donors in alignment with Hospice Care Ottawa’s overall fund development strategy and annual revenue goals.
- Own the planning and execution of assigned giving programs, including developing work plans, timelines, budgets, communications, stewardship activities, donor journeys, and performance measures.
- Develop and manage the direct mail program, including campaign strategy, content development, creative direction, production timelines, vendor relationships, budgeting, and analysis of results.
- Own and manage the monthly giving program, including donor acquisition and onboarding, payment tracking, donor communications, upgrade strategies, recognition, stewardship, retention, and reactivation initiatives.
- Develop and implement strategies for mid-level donors, including personalized stewardship, targeted communications, donor outreach, cultivation, solicitation opportunities, and upgrade strategies designed to strengthen relationships and increase giving.
- Develop and coordinate donor-focused communications for assigned giving programs, including newsletters, targeted donor communications, appeals, stewardship communications, and other engagement materials, in collaboration with the team.
- Lead the planning and delivery of Hospice Care Ottawa’s signature fundraising event, Homes for the Holidays, with responsibility for event strategy, project planning, timelines, logistics, sponsorship acquisition and stewardship, volunteer coordination, communications, revenue generation, and cross-departmental collaboration.
- Develop and implement donor stewardship and recognition strategies for assigned portfolios, ensuring donors receive timely, personalized, and meaningful communications and recognition.
- Maintain oversight of stewardship activity within Keela, ensuring donor interactions, communications, recognition, follow-up, and relationship history are accurately and consistently recorded.
- Build and maintain strong, long-term relationships with donors, sponsors, community partners, volunteers, and other stakeholders, serving as a knowledgeable and trusted representative of Hospice Care Ottawa.
- Establish and monitor program goals, key performance indicators, and revenue targets, regularly evaluating results and making recommendations to improve program performance and donor engagement.
- Manage program-related budgets and expenditures within approved parameters, ensuring resources are used effectively and programs deliver a strong return on investment.
- Provide support to the Donation Processing colleague and assist with donation entry, donor inquiries, and phone calls as needed during peak fundraising periods.
- Perform other duties as required.

Principales responsabilités : Le ou la responsable bilingue des relations avec les donateurs et des dons sera chargé(e) des relations avec les donateurs, des programmes de dons et des initiatives de collecte de fonds ciblées, notamment, mais sans s’y limiter :
- Diriger et gérer les programmes de dons annuels, intermédiaires et mensuels, en élaborant et en mettant en œuvre des stratégies visant à acquérir, mobiliser, fidéliser et faire évoluer les donateurs, conformément à la stratégie globale de développement des fonds et aux objectifs annuels de revenus d’Hospice Care Ottawa.
- Assurer la planification et l’exécution des programmes de dons qui lui sont confiés, y compris l’élaboration des plans de travail, des échéanciers, des budgets, des communications, des activités de gestion des relations avec les donateurs, des parcours des donateurs et des mesures de rendement.
- Élaborer et gérer le programme de publipostage, y compris la stratégie de campagne, l’élaboration du contenu, la direction créative, les échéanciers de production, les relations avec les fournisseurs, la budgétisation et l’analyse des résultats.
- Assumer la responsabilité et la gestion du programme de dons mensuels, y compris l’acquisition et l’intégration des donateurs, le suivi des paiements, les communications avec les donateurs, les stratégies d’augmentation des dons, la reconnaissance, la gestion des relations avec les donateurs, la fidélisation et les initiatives de réactivation.
- Élaborer et mettre en œuvre des stratégies destinées aux donateurs de niveau intermédiaire, notamment la gestion personnalisée des relations, les communications ciblées, la sensibilisation des donateurs, la fidélisation,



les occasions de sollicitation et les stratégies de mise à niveau visant à renforcer les relations et à accroître les dons.
- Élaborer et coordonner les communications axées sur les donateurs pour les programmes de dons assignés, y compris les bulletins d’information, les communications ciblées aux donateurs, les appels aux dons, les communications de gestion des relations avec les donateurs et d’autres documents d’engagement, en collaboration avec l’équipe.
- Diriger la planification et la mise en œuvre de l’événement phare de collecte de fonds d’Hospice Care Ottawa, « Homes for the Holidays », en assumant la responsabilité de la stratégie de l’événement, de la planification du projet, des échéanciers, de la logistique, de l’acquisition et de la gestion des commandites, de la coordination des bénévoles, des communications, de la génération de revenus et de la collaboration interdépartementale.
- Élaborer et mettre en œuvre des stratégies de gestion des relations avec les donateurs et de reconnaissance pour les portefeuilles qui vous sont confiés, en veillant à ce que les donateurs reçoivent des communications et des marques de reconnaissance opportunes, personnalisées et significatives.
- Assurer la supervision des activités de gestion des relations avec les donateurs au sein de Keela, en veillant à ce que les interactions avec les donateurs, les communications, la reconnaissance, le suivi et l’historique des relations soient consignés avec précision et cohérence.
- Établir et entretenir des relations solides et durables avec les donateurs, les commanditaires, les partenaires communautaires, les bénévoles et les autres parties prenantes, en agissant à titre de représentant compétent et de confiance d’Hospice Care Ottawa.
- Établir et surveiller les objectifs des programmes, les indicateurs de rendement clés et les cibles de revenus, en évaluant régulièrement les résultats et en formulant des recommandations pour améliorer le rendement des programmes et l’engagement des donateurs.
- Gérer les budgets et les dépenses liés aux programmes dans les limites des paramètres approuvés, en veillant à ce que les ressources soient utilisées efficacement et que les programmes génèrent un solide rendement sur l’investissement.
- Apporter un soutien au collègue chargé du traitement des dons et l’aider à saisir les dons, à répondre aux demandes de renseignements des donateurs et à gérer les appels téléphoniques, au besoin, pendant les périodes de pointe en matière de collecte de fonds.
- Accomplir d’autres tâches au besoin.
- Bachelor’s degree or equivalent combination of education and experience
- 3+ years’ experience working on a small fundraising team
- 3+ years of donor relations experience with proven abilities to build, maintain and grow relationships with a variety of stakeholders
- Solid commitment to offering outstanding customer/donor service
- Bilingualism (French and English) required
- Ability to manage multiple projects at once, while also being able to put everything aside to care for and listen to our donors
- Competencies include problem-solving, attention to detail, strong interpersonal and communication skills, and the ability to work independently and collaboratively
- Creative ideas and ambition to try and test new ways of thanking and recognizing donors, and new ways of achieving fundraising targets
- Ability to work in a demanding, results oriented, busy environment as part of a closely-knit team and with many volunteers
- Experience working with older adults and volunteers
- Highly organized self-starter; independent and self-directed
- Excellent current skills and knowledge with constituent management programs such as Keela (or other CRM’s), Raisely, Eventbrite, Microsoft Office Suite
- Baccalauréat ou combinaison équivalente de formation et d’expérience
- Au moins 3 ans d’expérience au sein d’une petite équipe de collecte de fonds
- Au moins 3 ans d’expérience en relations avec les donateurs, avec des capacités avérées à établir, entretenir et développer des relations avec divers intervenants
- Engagement marqué à offrir un service à la clientèle et aux donateurs exceptionnel
- Bilinguisme (français et anglais) requis
- Capacité à gérer plusieurs projets simultanément,



tout en étant capable de tout mettre de côté pour prendre soin de nos donateurs et leur prêter une oreille attentive
- Compétences requises : capacité à résoudre les problèmes, souci du détail, excellentes aptitudes interpersonnelles et de communication, ainsi que capacité à travailler de manière autonome et en collaboration
- Idées créatives et ambition d’essayer et de tester de nouvelles façons de remercier et de reconnaître les donateurs, ainsi que de nouvelles méthodes pour atteindre les objectifs de collecte de fonds
- Capacité à travailler dans un environnement exigeant, axé sur les résultats et très actif, au sein d’une équipe soudée et en collaboration avec de nombreux bénévoles
- Expérience de travail auprès des aînés et des bénévoles
- Personne très organisée, proactive, autonome et capable de travailler de manière indépendante
- Excellentes compétences et connaissances à jour des logiciels de gestion des relations avec les donateurs tels que Keela (ou d’autres CRM), Raisely, Eventbrite et la suite Microsoft Office

The Bilingual Fund Development & Donor Relations Officer is responsible for developing and strengthening meaningful relationships with Hospice Care Ottawa’s donors, with a focus on donor engagement, stewardship, mid-level giving, monthly giving, and donor communications. This role serves as a key point of contact for donors, delivering an exceptional donor experience that fosters connection, loyalty, and long-term philanthropic support.

The Officer will lead the development and implementation of strategies to engage, retain, and grow monthly and mid-level donors, while identifying opportunities to deepen donor relationships and increase giving. They will oversee personalized stewardship and recognition initiatives, coordinate targeted donor outreach, and contribute to the development of donor-focused communications, including newsletters and other engagement materials.

The Officer will also take the lead in planning and delivering one of Hospice Care Ottawa’s signature fundraising events, working collaboratively with internal teams, volunteers, sponsors, donors, and external partners to achieve event objectives and deliver a positive donor experience.

Through proactive relationship management, thoughtful stewardship, strategic donor communications, and cross-functional collaboration, the Bilingual Donor Relations & Giving Officer will play an important role in strengthening donor retention, increasing philanthropic engagement, and ensuring Hospice Care Ottawa remains a meaningful and trusted priority in our donors’ charitable giving.

Le ou la responsable bilingue du développement des fonds et des relations avec les donateurs est chargé(e) d’établir et de renforcer des relations significatives avec les donateurs d’Hospice Care Ottawa, en mettant l’accent sur l’engagement des donateurs, la gestion des relations avec les donateurs, les dons de niveau intermédiaire, les dons mensuels et les communications avec les donateurs. Ce poste constitue un point de contact clé pour les donateurs, offrant une expérience exceptionnelle qui favorise les liens, la fidélité et un soutien philanthropique à long terme.

Le ou la responsable dirigera l’élaboration et la mise en œuvre de stratégies visant à mobiliser, à fidéliser et à accroître le nombre de donateurs mensuels et de donateurs de niveau intermédiaire, tout en identifiant les occasions d’approfondir les relations avec les donateurs et d’augmenter les dons. Il ou elle supervisera les initiatives personnalisées de gestion des relations avec les donateurs et de reconnaissance, coordonnera les efforts ciblés de sensibilisation des donateurs et contribuera à l’élaboration de communications axées sur les donateurs, notamment des bulletins d’information et d’autres documents de mobilisation.

Le ou la responsable jouera également un rôle de premier plan dans la planification et la réalisation de l’un des événements phares de collecte de fonds d’Hospice Care Ottawa, en collaborant avec les équipes internes, les bénévoles, les commanditaires, les donateurs et les partenaires externes afin d’atteindre les objectifs de l’événement et d’offrir une expérience positive aux donateurs.

Grâce à une gestion proactive des relations, à une gestion des donateurs réfléchie, à des communications stratégiques avec les donateurs et à une collaboration interfonctionnelle, le ou la responsable bilingue des relations avec les donateurs et des dons jouera un rôle important dans le renforcement de la fidélisation des donateurs, l’augmentation de l’engagement philanthropique et la garantie qu’Hospice Care Ottawa demeure une priorité significative et digne de confiance dans les dons de bienfaisance de nos donateurs.

📌 Fund Development & Donor Relations Officer 026-038 (Ottawa)
🏢 Hospice Care Ottawa/La Masion de soins palliatifs d'Ottawa
📍 Ottawa