Formation professionnelleInstitut de tourisme et d'hôtellerie du Québec (ITHQ)3535, rue Saint-Denis, MontréalVotre rôleÀ titre d'agent de secrétariat, vous collaborez avec un gestionnaire, deux coordonnateurs et trois techniciens pour tout ce qui a trait au soutien administratif de la direction de la formation professionnelle et vous menez à bien tous les projets de la direction tant en ce qui concerne l'organisation des sessions d'enseignement que le développement de projets innovants.Vos responsabilitésSoutien administratif de la directionGérer la boîte courriel du gestionnaire. Vous vous assurez de lire et vous déterminez le degré d'importance de chaque courriel pour une référence rapide avec votre gestionnaire et vous organisez la boîte afin de simplifier les recherchesPréparer les projets de réponses pour votre gestionnaire ou faire suivre le courriel à la personne concernéeAssurer et coordonner les activités de l'agenda de votre gestionnaire et les rendez-vous de la direction selon les urgences et les priorités établiesRépondre aux appels téléphoniques et fournir l'information demandéeRédiger et diffuser des envois aux personnes enseignantes ou au personnel de l'ITHQ tels que de nouvelles procédures ou des rappels en cours de sessionCoordonner certaines activités liées aux réunionsAssurer la gestion et le suivi de divers documents et formulaires internes qui nécessitent des signaturesAssurer la qualité du français, des présentations et des rédactions de documents en commentant et en proposant des changementsRédiger et corriger, selon les besoins, des demandes de subventions et des rapports destinés à la Fondation de l'ITHQ ou tout autre organismeSoutenir les coordonnateurs dans l'organisation, la planification, la logistique d'activités et le suivi de certains dossiersFaire la rédaction de comptes-rendusEffectuer le classement des dossiers et tenir à jour un système efficace à partir du logiciel de gestion virtuelle de classement et effectuer le classement et l'archivage des dossiers de la direction, conformément au plan de classification en vigueur, et, participer au développement et au bon fonctionnement de la gestion documentaire de votre unité administrative conformément aux pratiques en vigueur à l'ITHQ et en collaboration avec la conseillère en gestion de l'information et des archivesFaire le suivi de la facturation des différentes activités des programmes professionnels avec le service des financesSoutien aux personnes enseignantesPréparer l'envoi des plans de cours des personnes enseignantes,



vous assurer de les transmettre chaque session aux personnes enseignantes concernées, voir au respect des dates de retour, préparer les documents nécessaires pour validation par les coordonnateurs et en organiser l'archivagePrévoir le suivi des commandes de matériel didactique des personnes enseignantesPréparer les évaluations, par les étudiants, des enseignements pour chaque cour, et bâtir un calendrier par session et vous assurer de respecter les délais en plus de comptabiliser les résultats et de les archiverSoutenir les coordonnateurs et le gestionnaire lors des rencontres d'évaluation en préparant les documents et en rédigeant des lettres après les rencontresFournir un soutien administratif pour des concours et des participations à des jurys (réservation de bureaux, réception des documents, correspondance)Seconder la direction dans l'organisation de la session scolaire incluant des contacts avec divers intervenants, le service du registrariat, le service des stages, les personnes enseignantes, les personnes étudiantes, etc.Contrôler et archiver la documentation pédagogique des programmes et des réunions des comitésSoutien au développement de la directionConcevoir de nouvelles méthodes et outils de travail afin de simplifier les processus et pouvant servir à concilier et à regrouper des tâches et faciliter leur exécution et éviter les dédoublementsFaire des recherches de documents ou de renseignements visant à donner le soutien nécessaire à la prise de décisions éclairées par la directionVos forcesPosséder un excellent sens de l'organisation et de la planificationAvoir le souci du détail, de la minutie et de la rigueurDémontrer de grandes habiletés relationnelles et une approche clientFaire preuve d'une bonne capacité d'adaptation et de résolution de problèmesPosséder un bon esprit de synthèseAtoutLa connaissance des logiciels Ultima, Coba et VirtuoVous détenezUn diplôme d'études professionnelles (DEP) avec spécialisation dans le domaine du secrétariat ou une attestation d'études pertinentesUne expérience minimale de trois (3)



années dans des postes similaires dans le domaine de l'enseignementUne excellente maîtrise de la langue française à l'oral et à l'écritUne excellente connaissance de la Suite Office 365 et d'Adobe ProUne connaissance du moteur de recherche SphinxLa citoyenneté canadienne, le statut de résident permanent ou un permis de travail en règleNous offronsUn poste régulier syndiqué à temps plein (35 h/semaine)Un salaire annuel de 43 941 $ à 56 195 $, selon l'expérience et la scolaritéUn lieu de travail facilement accessible en transport collectif (station de métro Sherbrooke)Avantages :Mode de travail hybride (certaines conditions s'appliquent)Programme d'aménagement et de réduction du temps de travail et régime de l'horaire variable (certaines conditions s'appliquent)4 semaines de vacances13 jours fériés, payés et chômésJusqu'à 10 jours de congé maladieProgramme d'assurance collective et régime de retraite avec la contribution de l'employeurProgramme de soutien aux étudesProgramme d'aide aux employés et à votre famille incluant la télémédecineActivités culturelles et de mieux-être sans frais (club de lecture, salle de musculation...)Stationnement disponible pour auto ($) et véloService de cafétéria, café étudiantRabais dans nos restaurants et chez des partenairesLes valeurs qui nous guidentSoutenue par les valeurs institutionnelles de l'ITHQ, soit le respect, l'écoute, la bienveillance, l'excellence, la reconnaissance et l'engagement, notre communauté s'engage à créer une expérience positive, autant pour les personnes étudiantes que pour les personnes employées, à agir avec exemplarité dans la communauté, à se donner les moyens de nos ambitions et à innover pour se démarquer.L'ITHQ souscrit aux programmes d'accès à l'égalité et d'équité en emploiLe respect étant une des valeurs de l'ITHQ, cela signifie pour nous de voir la diversité comme une force. Nous veillons à offrir un milieu de travail accessible où toutes les personnes employées se sentent valorisées, incluses et encouragées à partager leur point de vue. Si nous pouvons rendre le processus de recrutement plus accessible pour vous, n'hésitez pas à nous le dire et nous travaillerons avec vous pour répondre à vos besoins. L'ITHQ est un établissement accessible aux personnes à mobilité réduite.Pour postulerFaites-nous parvenir votre CV à [email protected] au plus tard le 26 août 2026.Pour plus d'information : Mayane Truchot, conseillère en dotation : (phone hidden), poste 4000À propos de l'ITHQ : https://www.Ithq.Qc.Ca/a-propos-de-lithq/Seules les personnes retenues seront contactées.

📌 Agent(E) De Secrétariat (Montreal)
🏢 Institut de Tourisme et d'Hôtellerie du Québec
📍 Montreal