Operations Assistant to a Real Estate Broker

Reports to: Real Estate Broker

Employment Type: Full-time

Location: In-Person

Requirements: Valid driver's license and access to a personal vehicle

Job Summary

Join a high-performing real estate team where no two days are the same. You'll work directly alongside a busy Real Estate Broker, providing executive-level administrative and operational support while gaining hands-on experience in transactions, client service, marketing, and business operations.

This is an excellent opportunity for someone looking to build a career in real estate while working in a collaborative, fast-paced environment where initiative, organization, and attention to detail are highly valued.

Training provided.

Key Responsibilities

Operational / Administrative Support

- Manage the broker's calendar, appointments, and meeting coordination.
- Prepare correspondence, reports, presentations, and client communications.
- Handle phone calls, emails, and client inquiries with professionalism and discretion.
- Maintain organized digital filing systems and transaction records.

Transaction & Listing Coordination
- Prepare and process listing agreements, purchase and sale agreements, amendments, disclosures, and related documents.
- Track transactions from listing to closing, ensuring all deadlines, conditions, and documentation are completed.
- Coordinate with clients, notaries, mortgage brokers, inspectors, photographers, and other professionals involved in transactions.
- Schedule inspections, appraisals, showings, and other appointments.

Marketing & Client Support
- Create and update listing marketing materials, feature sheets, brochures, and online listings (Centris, MLS, Realtor.ca, social media, etc.).
- Maintain the broker's CRM, database of clients, leads, and prospects.
- Assist with comparative market analyses (CMAs), property research, and market reports.
- Create content and support social media, email marketing, and digital marketing initiatives.
- Occasionally visit properties to take photos, videos, measurements, or coordinate staging and marketing preparation.

Qualifications

- Administrative experience, preferably in real estate or a professional office environment.
- Must be a licensed real estate broker or in the process of obtaining your real estate license.
- Commercial real estate license is a bonus.

Skills

- Strong organizational and multitasking abilities.




- Excellent written and verbal communication skills.
- Bilingual (French & English), written and spoken.
- Proficiency with Microsoft Office Suite (Word, Excel, Outlook, PowerPoint).
- Experience using CRM systems (e.g. HubSpot, Follow Up Boss, KVCore, or similar) is an asset. Training provided.
- Familiarity with real estate platforms (Centris, MLS, Matrix, etc.) is an asset.
- High attention to detail, confidentiality, and professionalism.

Key Attributes

- Self-starter with strong initiative and problem-solving skills.
- Able to work independently while collaborating effectively with a remote team.
- Comfortable managing multiple priorities, deadlines, and a rapid-paced workload.

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Adjoint(e) aux opérations auprès d'un courtier immobilier

Relève de: Courtier immobilier

Type d'emploi: Temps plein

Lieu: au bureau

Exigences: Permis de conduire valide et véhicule personnel

Sommaire du poste

Joignez-vous à une équipe immobilière performante en où chaque journée est différente. Vous travaillerez directement aux côtés d'un courtier immobilier en fournissant un soutien administratif et opérationnel de haut niveau tout en acquérant une expérience concrète des transactions immobilières, du service à la clientèle, du marketing et des opérations.

Il s'agit d'une excellente occasion pour une personne souhaitant bâtir une carrière en immobilier dans un environnement dynamique, collaboratif et stimulant où l'autonomie, l'organisation et le souci du détail sont grandement valorisés.

Formation offerte.

Principales responsabilités

Soutien administratif et opérationnel

- Gérer l'agenda du courtier, les rendez-vous et la coordination des réunions.
- Préparer la correspondance, les rapports, les présentations et les communications avec les clients.
- Répondre aux appels, aux courriels et aux demandes des clients avec professionnalisme et discrétion.
- Assurer la gestion et l'organisation des dossiers numériques et des fichiers de transaction.

Coordination des transactions et des inscriptions
- Préparer et traiter les contrats de courtage, promesses d'achat,



contre-propositions, amendements et autres documents connexes.
- Effectuer le suivi des transactions, de l'inscription jusqu'à la signature chez le notaire, en veillant au respect des échéances et de la conformité documentaire.
- Coordonner les échanges avec les clients, notaires, courtiers hypothécaires, inspecteurs, photographes et autres intervenants.
- Planifier les visites, inspections, évaluations et autres rendez-vous.

Marketing et soutien à la clientèle
- Créer et mettre à jour le matériel promotionnel des inscriptions (fiches descriptives, brochures, publications et annonces sur Centris, MLS, Realtor.ca, médias sociaux, etc.).
- Maintenir à jour la base de données des clients, prospects et contacts dans le CRM.
- Effectuer des recherches de marché, préparer des analyses comparatives de marché (CMA) et des rapports pour les clients.
- Participer à la création de contenu et aux initiatives de marketing numérique et de médias sociaux.
- Effectuer occasionnellement des visites de propriétés afin de prendre des photos, vidéos, mesures ou coordonner la préparation des propriétés pour leur mise en marché.

Qualifications

- Expérience en soutien administratif, idéalement dans le domaine de l'immobilier ou dans un environnement professionnel.
- Doit détenir un permis de courtier immobilier ou être en voie d'obtenir son permis immobilier.
- Un permis en courtage immobilier commercial constitue un atout.

Compétences recherchées

- Excellentes aptitudes en organisation et en gestion de plusieurs dossiers simultanément.
- Excellentes habiletés en communication écrite et verbale.
- Bilinguisme (français et anglais), à l'oral comme à l'écrit.
- Bonne maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint).
- Expérience avec un CRM (ex. HubSpot, Follow Up Boss, KVCore ou autre) – formation offerte au besoin.
- La connaissance de plateformes telles que Centris, MLS ou Matrix constitue un atout.
- Grand souci du détail, discrétion et professionnalisme.

Profil recherché

- Personne autonome, débrouillarde et orientée vers la résolution de problèmes.
- Capacité à travailler efficacement de façon autonome tout en collaborant avec une équipe à distance.
- Aisance à évoluer dans un environnement rapide où les priorités changent fréquemment et où les échéances sont serrées.

📌 Operations Assistant to a Real Estate Broker - Adjoint(e) aux opérations auprès d'un courtier immobilier (Beaconsfield)
🏢 Keller Williams Prestige
📍 Beaconsfield