Secrétaire-réceptionniste :

TEMPS PLEIN, Régulier (Date d'entrée en fonction : Immédiate)

Secretary-Receptionist:

FULL-TIME, Permanent (Start date: Immediate)

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THE PRIORY SCHOOL

Fondée en 1947, The Priory School est une école indépendante et mixte offrant un enseignement préscolaire et primaire. The Priory est une communauté d’apprentissage dynamique, inclusive et bienveillante qui valorise la diversité, l’innovation et la coopération. Depuis notre fondation, nous nous engageons à offrir à nos élèves une éducation inspirante et de qualité. Nous sommes actuellement à la recherche de personnes qualifiées pour le poste suivant :

Secrétaire-réceptionniste :

TEMPS PLEIN, Régulier(Date d'entrée en fonction : Immédiate)

L’école est à la recherche d’un.e secrétaire-réceptionniste bilingue, exceptionnellement dynamique et organisé.e pour assurer le bon fonctionnement du secrétariat principal. Fort.e d'au moins 5 années d'expérience pertinente (une expérience en milieu scolaire constituant un atout), la personne titulaire du poste agit comme premier point de contact de l'école (tant au téléphone qu'en personne). À ce titre, elle occupe un rôle central dans l'accueil et doit offrir des interactions positives qui reflètent la bienveillance et les valeurs de l'École. Capable de faire face à un haut niveau de tâches simultanées de façon indépendante, elle sait également performer au sein d'un environnement collaboratif où elle fera partie d'une véritable communauté chaleureuse et inclusive.

Sous la supervision de la direction de l'école (Head of School), elle assure un large éventail de tâches opérationnelles, administratives et de première ligne, tout en collaborant étroitement avec les élèves, les parents et le personnel.

Principales responsabilités :Accueil et communications

- Accueillir chaleureusement les élèves, les parents, les personnes visiteuses et les membres de la communauté scolaire.
- Contrôler les accès, assurer l'accueil sécuritaire des personnes visiteuses (registre, sécurité des portes)
- Répondre aux appels téléphoniques, acheminer les appels aux personnes concernées et assurer le suivi des messages.
- Recevoir, trier, classer et distribuer le courrier entrant, ainsi que répondre aux courriels généraux de l'école.
- Diffuser des alertes, des rappels ou des messages aux parents par courriel et mettre à jour l'information via le portail éducatif au besoin
- Répondre aux demandes d'information courantes et orienter les personnes vers les ressources appropriées.

Soutien administratif

- Saisir et mettre en forme des textes et des données variées (lettres de confirmation de fréquentation et d'acceptation, tableaux, rapports, etc.).
- Effectuer les achats et les commandes de fournitures de bureau, de matériel de premiers soins, ainsi que du matériel scolaire et pour le personnel enseignant.
- Émettre les chèques pour le paiement des factures (suite à l'approbation de la direction/finances).
- Soutenir la logistique des événements de l'école (ex. : cérémonies de clôture, commandes de fleurs/cupcakes, invitations, programmes de graduation).
- Effectuer diverses tâches de soutien à l'équipe administrative
- Faire les vérifications de références lors de l'embauche de nouveau personnel.
- Coordonner la vérification des antécédents judiciaires auprès du SPVM

Gestion des dossiers des élèves, de la santé et de la sécurité

- Gérer les présences : surveiller les arrivées et départs, contacter les parents et les personnes répondantes en cas d'absence et assurer le suivi dans le système Dash.
- Accueillir et accompagner les élèves qui se présentent au secrétariat (questions, appels téléphoniques, périodes de retrait/time-out).
- Fournir les premiers soins aux élèves, remplir les rapports d'incident et assurer le suivi nécessaire.
- Collecter, vérifier et archiver les formulaires médicaux et d'allergies des élèves





Gestion des bases de données et du système d'information (Dash / MEQ)

- Assurer la mise à jour des dossiers physiques et électroniques des élèves
- Gérer, maintenir la base de données des élèves
- Configurer le système en fonction de l’organisation scolaire.
- Produire les bulletins scolaires à la fin de chaque étape
- Traiter les exigences du MEQ (admissibilité, codes permanents, documents d'attestation)

Qualifications et aptitudes requises :

- Être titulaire d’un diplôme d'études postsecondaires (DEP ou DEC pertinent en secrétariat, bureautique ou administration).
- Expérience pertinente d'au moins cinq (5) ans dans un rôle de soutien administratif, de réception ou de secrétariat. Une expérience en milieu scolaire est un atout majeur.
- Bilinguisme essentiel, à l’oral et à l’écrit (français et anglais).
- Capacité exceptionnelle à gérer efficacement un haut niveau de tâches simultanées de façon indépendante, avec calme, autonomie et organisation.
- Forte aptitude à performer et à s'épanouir au sein d'un environnement d'équipe collaboratif.
- Solides compétences informatiques : maîtrise de la Suite Office, de Google Workspace et aisance à apprendre de nouveaux logiciels (connaissance de Dash et de logiciels de design graphique est un atout).
- Excellentes habiletés en communication, service à la clientèle irréprochable et sens aigu du discernement et de la diplomatie.
- Aisance à travailler auprès des enfants et attitude positive.
- Discrétion absolue et respect de la confidentialité.
- Formation en premiers soins (ou volonté de suivre la formation rapidement).

Conditions de travail et avantages sociaux :

- Salaire concurrentiel établi en fonction de l’expérience et des qualifications.
- Régime complet d’assurance couvrant les soins de santé, dentaires et de la vue.
- Régime de retraite RREGOP
- Un environnement de travail solidaire, stimulant et collaboratif au sein d'une équipe dévouée.

Pour postuler :

Veuillez faire parvenir votre curriculum vitae accompagné d’une lettre de présentation par courriel à M. Christian St-Pierre à [email protected] au plus tard le 31 août 2026.

The Priory School souscrit au principe de l’égalité des chances en matière d’emploi. Nous remercions toutes les personnes candidates de leur intérêt; toutefois, seules les personnes retenues pour une entrevue seront contactées.

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THE PRIORY SCHOOL

Founded in 1947, The Priory School is an independent, co-educational elementary school. The Priory is a dynamic, inclusive, and caring learning community that values diversity, innovation, and cooperation. Since our founding, we have been committed to providing our students with an inspiring, high-quality education. We are currently seeking a qualified individual for the following position:

Secretary-Receptionist:

FULL-TIME, Permanent (Start date: Immediate)

The school is seeking a bilingual, exceptionally dynamic, and organized Secretary-Receptionist to ensure the smooth operation of the main office. With at least 5 years of relevant experience (experience in a school environment is an asset), the successful candidate will serve as the school's first point of contact (both over the phone and in person). As such, they play a central role in welcoming visitors and must offer positive interactions that reflect the school's kindness and values.

Capable of independently managing multiple tasks simultaneously, they are also able to perform within a collaborative environment where they will be part of a truly warm and inclusive community.



Under the supervision of the Head of School, they will carry out a wide range of operational, administrative, and frontline tasks, while collaborating closely with students, parents, and staff.

Key Responsibilities:Reception and Communications

- Warmly welcome students, parents, visitors, and members of the school community.
- Monitor building access and ensure the safe arrival of visitors (register, door security).
- Answer phone calls, route calls to the appropriate people, and follow up on messages.
- Receive, sort, and distribute incoming mail, as well as respond to general school emails.
- Distribute alerts, reminders, or messages to parents via email and update information via the educational portal as needed.
- Respond to common requests for information and direct people to the appropriate resources.

Administrative Support

- Draft and format various documents and data (attendance confirmation and acceptance letters, charts, reports, etc.).
- Manage the purchasing and ordering of office supplies, first-aid materials, as well as school and teaching staff materials.
- Issue cheques for invoice payments (following management/finance approval).
- Assist with the logistics of school events (e.g., closing ceremonies, flower/cupcake orders, invitations, graduation programs).
- Perform various support tasks for the administrative team.
- Conduct reference checks when hiring new employees.
- Coordinate criminal background checks with the SPVM.

Student Records, Health, and Safety Management

- Manage student attendance: monitor arrivals and departures, contact parents/guardians regarding absences, and maintain accurate records in the Dash system.
- Welcome and assist students who visit the main office (questions, phone calls, or designated time-outs).
- Provide first aid to students, fill out incident reports, and ensure necessary follow-up.
- Collect, verify, and archive student medical and allergy forms.

Database and Information System Management (Dash / MEQ)

- Ensure the updating of physical and electronic student files.
- Manage and maintain the student database.
- Configure the system according to the school organization.
- Generate report cards at the end of each term.
- Process MEQ requirements (eligibility, permanent codes, attestation documents).

Qualifications and Required Skills:

- Post-secondary diploma (relevant DEP or DEC in secretarial, office, or administrative studies).
- Minimum of five (5) years of relevant experience in an administrative support, reception, or secretarial role. Experience in a school setting is a strong asset.
- Fully bilingual in French and English (both written and spoken).
- Exceptional ability to effectively manage a high level of simultaneous tasks independently, with calm, autonomy, and organization.
- Strong aptitude for performing and thriving in a collaborative team environment.
- Strong computer skills: mastery in the Microsoft Office Suite and Google Workspace, with an aptitude for learning new software (knowledge of Dash and graphic design software is an asset).
- Excellent communication skills, impeccable customer service, and a keen sense of diplomacy.
- Comfortable working around children and a positive attitude.
- Strict adherence to confidentiality and discretion.
- First aid certificate (or willingness to obtain it promptly).

Working Conditions and Benefits:

- Competitive salary based on experience and qualifications.
- Comprehensive insurance plan covering health, dental, and vision care.
- RREGOP pension plan.
- A supportive, stimulating, and collaborative work environment within a dedicated team.

To apply:

Please submit your curriculum vitae and a cover letter via email to Mr. Christian St-Pierre at [email protected] no later than August 31, 2026.

The Priory School is an equal opportunity employer. We thank all candidates for their interest, however, only those selected for an interview will be contacted.

Job Type: Full-time

Pay: $50,000.00-$60,000.00 per year

Advantages

- Dental care
- Vision care

Work Location: In person

📌 Secrétaire-réceptionniste : TEMPS PLEIN / Secretary-Receptionist: FULL-TIME (Montreal)
🏢 The Priory School
📍 Montreal