Nous sommes actuellement à la recherche d’un(e) Secrétaire aux ventes / Coordonnateur(trice) aux livraisons pour rejoindre notre équipe dynamique. Il s’agit d’un poste hybride combinant les responsabilités de secrétaire aux ventes et de coordination des livraisons, notamment la préparation des documents, leur vérification ainsi que leur signature avec les clients lors de la prise de possession de leur véhicule. La personne recherchée jouera un rôle significant au sein de la concession en assurant différentes tâches administratives, en offrant un soutien au département des ventes et à la comptabilité, ainsi qu’en participant activement à la préparation et à la finalisation des livraisons de véhicules auprès de notre clientèle.
Tâches et responsabilités Réception et appels téléphoniques : Répondre aux appels, les diriger vers les bonnes personnes et assurer un service professionnel et courtois.
Escompte des contrats : Effectuer l’escompte et le traitement administratif des contrats de vente et assurer le suivi des dossiers.
Gestion des dossiers de vente : Vérifier que les dossiers sont complets et conformes avant leur traitement et effectuer les suivis nécessaires.
Préparation des documents de livraison : Préparer, vérifier et organiser tous les documents requis avant la prise de possession du véhicule par le client afin de s’assurer que le dossier est complet et prêt pour la livraison.
Signature des documents lors de la livraison : Accueillir les clients lors de la prise de possession de leur véhicule, leur présenter les documents nécessaires,



recueillir les signatures requises et s’assurer que tous les documents sont dûment remplis et signés.
Coordination des livraisons : Collaborer avec les départements concernés afin de s’assurer que les documents et le dossier administratif sont prêts au moment prévu pour la livraison du véhicule.
Soutien au département des ventes : Assister l’équipe des ventes dans différentes tâches administratives et contribuer au bon déroulement des transactions et des livraisons de véhicules.
Gestion des comptes payables : Assurer le traitement et le suivi des comptes fournisseurs, vérifier les factures, préparer les paiements et veiller à l’exactitude des informations comptables.
Suivi des fournisseurs : Effectuer les suivis nécessaires auprès des fournisseurs et assurer une bonne gestion des échéances de paiement.
Soutien à la comptabilité : Collaborer avec le département de comptabilité et effectuer différentes tâches administratives et comptables.
Saisie de données : Effectuer la saisie et la mise à jour des informations dans les différents systèmes de la concession.
Gestion documentaire : Préparer, classer et archiver les documents liés aux ventes, aux livraisons et aux différentes transactions.
Collaboration entre les départements :



Communiquer avec les différents membres de l’équipe afin d’assurer un suivi efficace des dossiers et une expérience de livraison fluide pour les clients.
Tâches administratives : Effectuer diverses tâches administratives connexes selon les besoins de la concession.
Aptitudes et qualités requises Sens de l’organisation : Être organisé(e), méthodique et capable de gérer plusieurs dossiers simultanément.
Minutie : Porter une attention particulière aux détails et à l’exactitude des documents et des informations, particulièrement lors de la préparation et de la signature des documents de vente et de livraison.
Polyvalence : Être à l’aise d’effectuer différentes tâches et de collaborer avec plusieurs départements.
Service à la clientèle : Posséder une attitude professionnelle et courtoise et avoir à cœur d’offrir une excellente expérience à notre clientèle, notamment lors de la prise de possession de leur véhicule.
Aisance avec la clientèle : Être à l’aise pour rencontrer les clients, leur expliquer clairement les documents à signer et répondre à leurs questions lors de la finalisation administrative de la livraison.
Esprit d’équipe : Aimer travailler en collaboration avec les équipes des ventes, de la comptabilité et de la direction.
Autonomie : Être capable d’organiser son travail, de gérer ses priorités et d’effectuer les suivis nécessaires.
Expérience Une expérience en administration, en comptabilité ou dans le domaine automobile constitue un atout.
Bilinguisme La maîtrise de l’anglais serait un atout afin de servir une clientèle diversifiée.

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📌 Poste hybride – Secrétaire aux ventes et coordonnatrice aux livraisons (Quebec City)
🏢 Granbygm
📍 Quebec City