Titre : Assistant(e) Exécutiv(ve)

Lieu : Dorval (Québec) – Hybride

Salaire : Compétitif

Service à la clientèle et communications

- Premier point de contact : Agir à titre de principal point de contact pour les demandes entrantes des clients, gérer les communications, répondre aux demandes générales et acheminer efficacement les dossiers plus complexes dans des délais appropriés.
- Suivis auprès des clients : Effectuer un suivi proactif des éléments en suspens, notamment l’obtention de signatures, de copies de relevés, la planification de rencontres et la collecte des renseignements manquants relatifs aux comptes.
- Coordination des rencontres : Planifier, coordonner et gérer les calendriers complexes des trois conseillers.

Opérations et administration des comptes

- Traitement des comptes : Gérer l’ouverture de nouveaux comptes et l’initiation des transferts, tout en assurant les suivis externes nécessaires jusqu’à leur réalisation.
- Gestion des exigences KYC (Connaissance du client) : Coordonner et planifier les mises à jour des dossiers « Connaissance du client » (KYC) ainsi que les révisions de conformité.
- Rapports de transactions : Préparer et distribuer les rapports hebdomadaires détaillés sur les transactions.
- Résolution de problèmes : Résoudre de façon proactive les enjeux opérationnels quotidiens, notamment les erreurs dans les formulaires, les traitements incorrects et les blocages de communication.

Coordination de l’équipe et intégration

- Coordination interne :



Effectuer des suivis réguliers auprès des membres de l’équipe afin d’assurer l’avancement des tâches, des livrables et le respect des échéances.
- Intégration des nouveaux employés : Gérer le processus d’accueil et d’intégration des nouveaux employés et des employés juniors, y compris la préparation des contrats, des formulaires et la configuration des systèmes internes.
- Gestion documentaire : Maintenir un système efficace de classement et d’archivage afin d’assurer la conformité, l’accessibilité et l’intégrité des dossiers.
- Continuité des opérations : Agir comme pilier des opérations administratives afin d’assurer le bon fonctionnement du bureau, l’efficacité des processus de travail et une excellente organisation de l’équipe.
- Diplôme d’études collégiales ou diplôme/certificat en administration.
- De 4 à 10 ans d’expérience à titre d’adjoint(e).
- Excellente maîtrise des outils informatiques, notamment la suite Microsoft Office (Outlook, Teams, Word, Excel et PowerPoint).
- Capacité à faire preuve d’initiative, à travailler de façon autonome ainsi qu’en collaboration avec une équipe, et à interagir efficacement avec tous les niveaux de gestion et du personnel.
- Excellentes aptitudes en organisation et capacité à travailler avec un fort sentiment d’urgence. Aptitude à gérer plusieurs tâches simultanément, à établir les priorités et à respecter les échéances.
- Excellentes habiletés en communication.

Nous vous remercions pour votre candidature; cependant, seuls les candidats retenus seront contactés

#J-18808-Ljbffr

📌 Executive Assistant (Dorval)
🏢 Groom & Associés / Associates
📍 Dorval