Formation professionnelle

Institut de tourisme et d’hôtellerie du Québec (ITHQ)

3535, rue Saint-Denis, Montréal

Votre rôle
À titre d’agent de secrétariat, vous collaborez avec un gestionnaire, deux coordonnateurs et trois techniciens pour tout ce qui a trait au soutien administratif de la direction de la formation professionnelle et vous menez à bien tous les projets de la direction tant en ce qui concerne l’organisation des sessions d’enseignement que le développement de projets innovants.

Vos responsabilités
Soutien administratif de la direction

Gérer la boîte courriel du gestionnaire. Vous vous assurez de lire et vous déterminez le degré d’importance de chaque courriel pour une référence rapide avec votre gestionnaire et vous organisez la boîte afin de simplifier les recherches

Préparer les projets de réponses pour votre gestionnaire ou faire suivre le courriel à la personne concernée

Assurer et coordonner les activités de l’agenda de votre gestionnaire et les rendez-vous de la direction selon les urgences et les priorités établies

Répondre aux appels téléphoniques et fournir l’information demandée

Rédiger et diffuser des envois aux personnes enseignantes ou au personnel de l’ITHQ tels que de nouvelles procédures ou des rappels en cours de session

Coordonner certaines activités liées aux réunions

Assurer la gestion et le suivi de divers documents et formulaires internes qui nécessitent des signatures

Assurer la qualité du français, des présentations et des rédactions de documents en commentant et en proposant des changements

Rédiger et corriger, selon les besoins, des demandes de subventions et des rapports destinés à la Fondation de l’ITHQ ou tout autre organisme

Soutenir les coordonnateurs dans l’organisation, la planification, la logistique d’activités et le suivi de certains dossiers

Faire la rédaction de comptes-rendus

Effectuer le classement des dossiers et tenir à jour un système efficace à partir du logiciel de gestion virtuelle de classement et effectuer le classement et l’archivage des dossiers de la direction, conformément au plan de classification en vigueur, et, participer au développement et au bon fonctionnement de la gestion documentaire de votre unité administrative conformément aux pratiques en vigueur à l’ITHQ et en collaboration avec la conseillère en gestion de l’information et des archives

Faire le suivi de la facturation des différentes activités des programmes professionnels avec le service des finances

Soutien aux personnes enseignantes

Préparer l’envoi des plans de cours des personnes enseignantes,



vous assurer de les transmettre chaque session aux personnes enseignantes concernées, voir au respect des dates de retour, préparer les documents nécessaires pour validation par les coordonnateurs et en organiser l’archivage

Prévoir le suivi des commandes de matériel didactique des personnes enseignantes

Préparer les évaluations, par les étudiants, des enseignements pour chaque cour, et bâtir un calendrier par session et vous assurer de respecter les délais en plus de comptabiliser les résultats et de les archiver

Soutenir les coordonnateurs et le gestionnaire lors des rencontres d’évaluation en préparant les documents et en rédigeant des lettres après les rencontres

Fournir un soutien administratif pour des concours et des participations à des jurys (réservation de bureaux, réception des documents, correspondance)

Seconder la direction dans l’organisation de la session scolaire incluant des contacts avec divers intervenants, le service du registrariat, le service des stages, les personnes enseignantes, les personnes étudiantes, etc.

Contrôler et archiver la documentation pédagogique des programmes et des réunions des comités

Soutien au développement de la direction

Concevoir de nouvelles méthodes et outils de travail afin de simplifier les processus et pouvant servir à concilier et à regrouper des tâches et faciliter leur exécution et éviter les dédoublements

Faire des recherches de documents ou de renseignements visant à donner le soutien nécessaire à la prise de décisions éclairées par la direction

Vos forces

Posséder un excellent sens de l’organisation et de la planification

Avoir le souci du détail, de la minutie et de la rigueur

Démontrer de grandes habiletés relationnelles et une approche client

Faire preuve d’une bonne capacité d’adaptation et de résolution de problèmes

Posséder un bon esprit de synthèse

Atout

La connaissance des logiciels Ultima, Coba et Virtuo

Vous détenez

Un diplôme d’études professionnelles (DEP) avec spécialisation dans le domaine du secrétariat ou une attestation d’études pertinentes

Une expérience minimale de trois (3) années dans des postes similaires dans le domaine de l’enseignement

Une excellente maîtrise de la langue française à l’oral et à l’écrit





Une excellente connaissance de la Suite Office 365 et d’Adobe Pro

Une connaissance du moteur de recherche Sphinx

La citoyenneté canadienne, le statut de résident permanent ou un permis de travail en règle

Nous offrons

Un poste régulier syndiqué à temps plein (35 h/semaine)

Un salaire annuel de 43 941 $ à 56 195 $, selon l’expérience et la scolarité

Un lieu de travail facilement accessible en transport collectif (station de métro Sherbrooke)

Avantages :

Mode de travail hybride (certaines conditions s’appliquent)

Programme d’aménagement et de réduction du temps de travail et régime de l’horaire variable (certaines conditions s’appliquent)

4 semaines de vacances

13 jours fériés, payés et chômés

Jusqu’à 10 jours de congé maladie

Programme d’assurance collective et régime de retraite avec la contribution de l’employeur

Programme de soutien aux études

Programme d’aide aux employés et à votre famille incluant la télémédecine

Activités culturelles et de mieux-être sans frais (club de lecture, salle de musculation…)

Stationnement disponible pour auto ($) et vélo

Service de cafétéria, café étudiant

Rabais dans nos restaurants et chez des partenaires

Les valeurs qui nous guident
Soutenue par les valeurs institutionnelles de l’ITHQ, soit le respect, l’écoute, la bienveillance, l’excellence, la reconnaissance et l’engagement, notre communauté s’engage à créer une expérience positive, autant pour les personnes étudiantes que pour les personnes employées, à agir avec exemplarité dans la communauté, à se donner les moyens de nos ambitions et à innover pour se démarquer.

L’ITHQ souscrit aux programmes d’accès à l’égalité et d’équité en emploi
Le respect étant une des valeurs de l’ITHQ, cela signifie pour nous de voir la diversité comme une force. Nous veillons à offrir un milieu de travail accessible où toutes les personnes employées se sentent valorisées, incluses et encouragées à partager leur point de vue. Si nous pouvons rendre le processus de recrutement plus accessible pour vous, n’hésitez pas à nous le dire et nous travaillerons avec vous pour répondre à vos besoins. L’ITHQ est un établissement accessible aux personnes à mobilité réduite.

Pour postuler
Faites-nous parvenir votre CV à [email protected] au plus tard le 26 août 2026.

Pour plus d’information : Mayane Truchot, conseillère en dotation : (phone hidden), poste 4000

À propos de l‘ITHQ : https://www.ithq.qc.ca/a-propos-de-lithq/

Seules les personnes retenues seront contactées.

📌 Agent(e) de secrétariat (Quebec City)
🏢 Institut de Tourisme et d'Hôtellerie du Québec
📍 Quebec City