Le Secrtariat gnral assiste le rectorat dans la direction de lUniversit.

Plus spcifiquement, le Secrtariat joue un rle-conseil en matire de gouvernance et participe la planification stratgique, de mme qu la coordination de lensemble des activits de ltablissement.

Le Service des archives et gestion documentaire, le Service de gouvernance et conseils juridiques, lapplication des rgles contractuelles, les politiques et les rglements de ltablissement et le traitement des demandes daccs linformation sont notamment sous sa responsabilit.

Votre rle Assister la secrtaire gnrale dans laccomplissement de ses mandats en assumant le support administratif des dossiers dont le Secrtariat gnral a la responsabilit, notamment ceux relis aux diffrentes instances de lUniversit (conseil dadministration, comit excutif et commissions des tudes), la documentation officielle, au traitement et la conservation des archives de ce service.

Elle assiste sa suprieure dans la planification et lorganisation de ses activits et assure les oprations administratives varies et complexes qui en dcoulent.

Elle assure la liaison entre les bureaux des cadres suprieurs, des directions et des services relevant de sa suprieure immdiate.

En labsence de sa suprieure, elle voit au maintien et au suivi de certaines oprations et assure la bonne marche des dossiers en cours.

Vos responsabilits Rpondre aux demandes de renseignements reues par tlphone et par courriel, relevant de sa comptence.

Transmettre les appels tlphoniques et les messages aux personnes concernes; Prendre les dispositions relatives l''agenda de son suprieur.

Peut tre appel ramnager l''emploi du temps en fonction des urgences ou des imprvus; Organiser des runions en faisant les convocations, les rservations de salles et la prparation du matriel et des documents ncessaires.

Assister aux runions, prendre des notes, rdiger des procs-verbaux, des comptes rendus et des projets de rsolution au besoin, et donner suite aux dcisions qui relvent de sa comptence; Prendre connaissance du courrier et le trier en fonction des priorits.

Prparer les dossiers en effectuant les recherches et les consultations pralables.

Rdiger des projets de rponses complexes.

Noter les suites donner et effectuer le suivi des dossiers; Assurer, en labsence de sa suprieure immdiate,



un suivi des correspondances et courriels ncessitant une rponse immdiate ou en faire le suivi auprs des personnes en autorit; Vrifier et prparer, la rception des rsolutions ou documentations diverses, les dossiers de direction pour les instances administratives (conseil dadministration, comit excutif, commission des tudes, etc.) le tout, en respectant les chanciers requis, les directives ainsi que les rglements et procdures en vigueur lUQAT; Collaborer la gestion financire du SG.

Recevoir et vrifier les demandes de personnel, les rapports de dpenses ou demandes de remboursement et en faire le suivi.

Prparer des demandes de paiement relatives certains dossiers; Assumer la responsabilit du systme de classement et appliquer la procdure darchivage; Prendre des notes, saisir divers documents et effectuer la mise en page des documents, vrifier l''orthographe et la grammaire, rdiger de la correspondance, et ce, en franais et en anglais; Assurer un soutien administratif en lien avec la rdaction de politiques et procdures; Assurer le secrtariat de comits spciaux de lUQAT forms par le recteur, tels que le comit dattribution des doctorats honoris causa ou le comit dattribution de la mdaille du gouverneur gnral; Assurer le suivi des lections des membres des diffrentes instances de lUniversit et procder aux scrutins; Mettre jour le registre des sanctions mis en place en vertu du Rglement 12 de lUQAT; Participer la planification et l''organisation matrielle d''activits spciales, telles que colloques, congrs, voyages.

Prendre les dispositions ncessaires lorganisation des dplacements extrieurs du suprieur immdiat; Participer lorganisation des crmonies officielles, telles que la collation des grades, la remise de la mdaille dhonneur et la remise de doctorats honorifiques; Fournir un soutien administratif lors des processus de planification stratgique ou de prparation budgtaire.

Profil recherch Dtenir un diplme d''tudes professionnelles (D.E.P.)



en secrtariat ou un diplme dtudes collgiales en techniques de bureautique ou toute autre formation pertinente; Cumuler cinq (5) dix (10) annes dexprience pertinente; Possder une trs bonne matrise de la suite Office; Possder une excellente matrise du franais autant loral qu lcrit; Avoir les capacits ncessaires pour grer des budgets; Matriser des outils de gestion lectronique de documents; Possder dexcellentes aptitudes danalyse; Possder dexcellentes aptitudes la rdaction et un esprit de synthse; Avoir la capacit de travailler en quipe dans un contexte universitaire; Avoir un sens dvelopp de lorganisation, de la priorisation, de la rsolution de problme et une grande capacit travailler sous pression; Possder un excellent jugement et une bonne gestion des priorits; Possder les capacits grer des enjeux de confidentialit; Faire preuve dautonomie, dinitiative, de disponibilit et de flexibilit; Faire preuve de sensibilit la diversit culturelle; tre habile communicatrice ou communicateur et possder une bonne capacit dcoute.

Ses relations interpersonnelles sont empreintes de respect et de souplesse; Connatre des outils de travail collaboratifs et numriques constitue un atout.

Statut: Poste rgulier (non-syndiqu) - 35 h / semaine Entre en fonction: Septembre2026 Date limite pour transmettre votre candidature: 8 septembre 2026 16h Pour postuler : partir de notre plateforme de gestion des candidatures, les personnes intresses doivent faire parvenir leur lettre de motivation accompagne de leur curriculum vitae ainsi que d''une copie de leur diplme l''attention de Yolande Par, CRHA , conseillre en gestion des ressources humaines.

Milieu inclusif LUQAT valorise lquit, la diversit et linclusion (DI) et, reconnaissant son rle dagent de changement, veille garantir un milieu de vie inclusif pour tous et toutes.

Ainsi, lUQAT encourage les Autochtones, les femmes, les membres dune minorit visible ou ethnique ainsi que les personnes en situation de handicap prsenter leur candidature, et ce, conformment au programme daccs lgalit lemploi auquel elle souscrit.

Veuillez noter que des mesures dadaptation peuvent tre offertes aux personnes handicapes en fonction de leurs besoins.

Les personnes intresses peuvent remplir et faire parvenir, sur une base volontaire, le formulaire daccs lgalit en emploi .

📌 Adjointe administrative ou adjoint administratif - Volet secrétariat des instances institutionnelles - Non syndiqué - 2026-74 (Rouyn-Noranda)
🏢 Université du Québec en Abitibi-Témiscamingue
📍 Rouyn-Noranda