Titre : Assistant(e) Exécutiv(ve)
Lieu : Dorval (Québec) – Hybride
Salaire : Compétitif
Service à la clientèle et communications Premier point de contact : Agir à titre de principal point de contact pour les demandes entrantes des clients, gérer les communications, répondre aux demandes générales et acheminer efficacement les dossiers plus complexes dans des délais appropriés.
Suivis auprès des clients : Effectuer un suivi proactif des éléments en suspens, notamment l’obtention de signatures, de copies de relevés, la planification de rencontres et la collecte des renseignements manquants relatifs aux comptes.
Coordination des rencontres : Planifier, coordonner et gérer les calendriers complexes des trois conseillers.
Opérations et administration des comptes Traitement des comptes : Gérer l’ouverture de nouveaux comptes et l’initiation des transferts, tout en assurant les suivis externes nécessaires jusqu’à leur réalisation.
Gestion des exigences KYC (Connaissance du client) : Coordonner et planifier les mises à jour des dossiers « Connaissance du client » (KYC) ainsi que les révisions de conformité.
Rapports de transactions : Préparer et distribuer les rapports hebdomadaires détaillés sur les transactions.
Résolution de problèmes : Résoudre de façon proactive les enjeux opérationnels quotidiens, notamment les erreurs dans les formulaires, les traitements incorrects et les blocages de communication.
Coordination de l’équipe et intégration Coordination interne :



Effectuer des suivis réguliers auprès des membres de l’équipe afin d’assurer l’avancement des tâches, des livrables et le respect des échéances.
Intégration des nouveaux employés : Gérer le processus d’accueil et d’intégration des nouveaux employés et des employés juniors, y compris la préparation des contrats, des formulaires et la configuration des systèmes internes.
Gestion documentaire : Maintenir un système efficace de classement et d’archivage afin d’assurer la conformité, l’accessibilité et l’intégrité des dossiers.
Continuité des opérations : Agir comme pilier des opérations administratives afin d’assurer le bon fonctionnement du bureau, l’efficacité des processus de travail et une excellente organisation de l’équipe.
Diplôme d’études collégiales ou diplôme/certificat en administration.
De 4 à 10 ans d’expérience à titre d’adjoint(e).
Excellente maîtrise des outils informatiques, notamment la suite Microsoft Office (Outlook, Teams, Word, Excel et PowerPoint).
Capacité à faire preuve d’initiative, à travailler de façon autonome ainsi qu’en collaboration avec une équipe, et à interagir efficacement avec tous les niveaux de gestion et du personnel.
Excellentes aptitudes en organisation et capacité à travailler avec un fort sentiment d’urgence. Aptitude à gérer plusieurs tâches simultanément, à établir les priorités et à respecter les échéances.
Excellentes habiletés en communication.
Nous vous remercions pour votre candidature; cependant, seuls les candidats retenus seront contactés

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📌 Executive Assistant (Quebec City)
🏢 Groom & Associés / Associates
📍 Quebec City