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Adjoint(e) administratif(ve )

À propos de cette opportuni téCette opportunité fait partie de Systemex Automation (SA ).

SA est une firme d’ingénierie et d’intégration en automatisation qui livre des solutions innovantes pour les secteurs manufacturier, de l’automatisation d’entrepôts et des procédés industrie

ls.Notre équipe multidisciplinaire combine une expertise en automatisation, robotique, génie électrique, génie mécanique, développement logiciel et intégration de systèmes afin de livrer des solutions clés en ma

in.Notre travail couvre cinq grands domaines:

- Projets sur mesure
- Solutions de cellules modulaires automatisées standards
- Automatisation d’entrepôts
- Services et produits logiciels
- Solutions numériques industrielles

Nous recherchons un(e) adjoint(e) administratif (ve) pour appuyer les opérations quotidiennes du bureau et offrir un soutien administratif, logistique et financier à plusieurs départements. Relevant de la direction des finances, cette personne contribuera à assurer l’efficacité des processus internes, l’exactitude des dossiers et la bonne coordination des activités de bureau, de projet et de comptabilité.

Principales responsabi lités

- Gérer l’administration quotidienne du bureau, les fournitures, l’équipement, les cartes professionnelles et la coordination avec les fournisseurs.
- Coordonner les déplacements, l’hébergement, la logistique, les projets spéciaux, les salons professionnels et les activités du personnel.
- Créer, mettre à jour et maintenir les dossiers, fichiers, documents, procédures et documents internes de l’entreprise.
- Créer et fermer les projets dans le système ERP, assurer l’exactitude des données et soutenir la saisie de données financières.
- Répondre aux appels entrants, aux demandes générales et agir comme personne-ressource pour les politiques et procédures administratives.
- Préparer des lettres, rapports, présentations et autres documents à l’aide de Microsoft 365.
- Soutenir les finances, l’approvisionnement et les autres départements, notamment pour les rapports de dépenses, bons de commande, factures et dépenses administratives.
- Participer aux comptes fournisseurs, aux comptes clients, aux suivis avec les fournisseurs, à la documentation de fin de mois, aux rapports et au classement des dossiers financiers.

Qualifications requises





- Diplôme d’études postsecondaires en administration, comptabilité, finance, administration des affaires ou dans un domaine connexe.
- 3 à 5 ans d’expérience en soutien administratif, commis comptable, coordination de bureau ou dans un rôle similaire.
- Expérience avec les comptes fournisseurs, la gestion des dépenses, les principes comptables de base et les systèmes ERP;
Maestro est unatout.
- Excellente maîtrise de Microsoft 365, particulièrement Excel, Word et Outlook.
- Excellent sens de l’organisation, souci du détail, service à la clientèle et la capacité de gérer plusieurs priorités et de faire preuve d’initiative.
- La maîtrise du français est obligatoire. La maîtrise de l’anglais est également requise afin de communiquer efficacement avec la clientèle interne et les partenaires situés à l’extérieur du Québec.

Les avantages que nous offrons comme employeur de choix

- Flexibilité au travail, incluant des horaires flexibles et le télétravail;

- Rémunération concurrentielle, assurances, compte de dépenses santé, télémédecine et REER collectif;

- Développement professionnel et soutien, incluant la formation via le LMS, le remboursement de l’adhésion à un ordre professionnel et le remboursement des bottes de sécurité;

- Un environnement de travail accueillant avec bornes de recharge pour véhicules électriques, club social, événements BBQ, espace café, rangement intérieur et extérieur pour vélos et activités sportives surplace.

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Administrative As sistant

About This Opportunity

This opportunity is part of Systemex Automation (SA).

SA is an engineering and automation integration firm delivering innovative solutions for manufacturing, warehouse automation, and industrial process industries.

Our multidisciplinary team combines expertise in automation, robotics, electrical engineering, mechanical engineering, software development, and systems integration to deliver turnkey





solutions.Our work spans fivekey areas:

- Custom Projects
- Standard Automated Modular Cell
- SolutionsWarehouse
- AutomationSoftware Services &;
Products
- Industrial Digital Solutions

We are looking for an Administrativ e Assistant to support daily office operations and provide administrative, logistical, and financial support across multiple departments. Reporting to the Finance Director, you will help ensure smooth internal processes, accurate records, and efficient coordination of office, project, and accounting activities.

Main Responsibilities

- Manage daily office administration, supplies, equipment, business cards and vendor coordination.
- Coordinate travel, accommodations, logistics, special projects, trade shows and employee events.Create, update and maintain company records, files, documents, procedures and internal materials.
- Create and close projects in the ERP system, maintain data accuracy and support financialdata entry.
- Answer incoming calls, respond to general inquiries and act as a resource for administrative policies and proceedures.
- Prepare letters, reports, presentations and other documents using Microsoft 365.
- Support finance, procurement and other departments, including expense reports, purchase orders, invoices and administrative expenses.
- Assist with accounts payable, accounts receivable, supplier follow-ups, month-end documentation, reporting and proper filing of financial records.

Required Qualifications

- Post-secondary diploma in administration, accounting, finance, business administration or a related field.
- 3 to 5 years of experience in administrative support, accounting clerk, office coordination or a similar role.
- Experience with accounts payable, expense management, basic accounting principles and ERP systems;
Maestro is an asset.
- Strong proficiency with Microsoft 365, especially Excel, Word and Outlook.
- Excellent organization, attention to detail, customer service and the ability to manage multiple priorities and take initiative.
- Proficiency in French is mandatory. Proficiency in English is also required in order to communicate effectively with internal clients and partners located outside of Quebec.

The Benefits We Offer as an Employer of Choice

- Work flexibility, including flexible schedule and remote work;

- Competitive compensation, insurance, health spending

📌 Administrative Assistant (Laval)
🏢 Systemex Automation
📍 Laval