We are seeking a dedicated and detail-oriented Legal Secretary to join our dynamic legal team. The ideal candidate will play a crucial role in supporting the attorney by performing a variety of administrative, clerical, and legal tasks. This position requires strong organizational skills, excellent communication abilities, and a solid understanding of legal terminology and procedures.

Key Duties and Responsibilities

- Provide administrative support to the lawyer: manage calendar, schedule appointments, and organize meetings
- Answering phone calls, attending client meeting and client preparations
- Draft legal documents, correspondence, submissions and reports with accuracy and attention to detail
- Conduct legal research using databases like Lexis-Nexis (an asset)
- Prepare and submit immigration forms to the appropriate government authorities
- Maintain organized and up-to-date client case files (physical and electronic)
- Perform accurate data entry of client and case information
- Track deadlines using project management skills to ensure timely completion of tasks
- Demonstrate professionalism and effective phone etiquette when interacting with clients and other legal professionals
- Greet and welcome clients; conduct interviews to gather relevant information for immigration cases
- Draft procedural documents and assist with legal pleadings
- Respond to and manage emails; handle incoming and outgoing mail
- Order office supplies and support general office operations
- Maintain strict confidentiality in compliance with legal standards
- Perform other related duties as assigned

Required Skills and Experience
- Minimum 3 years of experience as a legal assistant, legal secretary, or foreign-trained legal professional with relevant duties
- Proven experience in clerical or administrative roles, preferably in a legal workplace
- Strong writing skills with the ability to produce clear, well-structured legal documents
- Familiarity with legal drafting processes and terminology, especially in immigration law




- Proficiency in Microsoft Office Suite and legal software tools
- Research skills using legal databases such as Lexis-Nexis (an asset)
- Excellent organizational and multitasking abilities
- Strong attention to detail and accuracy in all aspects of work
- Ability to work independently and collaboratively in a team setting
- Excellent verbal and written communication skills in English
- Good command of spoken and written French
- Knowledge of Spanish or a third language is a strong asset
- Professionalism, discretion, and a proactive attitude

Nous recherchons un(e) Secrétaire Juridique dévoué(e) et méticuleux(se) pour rejoindre notre équipe juridique dynamique. Le ou la candidat(e) idéal(e) jouera un rôle essentiel en soutenant l’avocat dans diverses tâches administratives, cléricales et juridiques. Ce poste requiert de solides compétences en organisation, une excellente communication et une bonne maîtrise de la terminologie et des procédures juridiques.

Responsabilités principales :

Fournir un soutien administratif à l’avocat : gestion de l’agenda, prise de rendez-vous, organisation de réunions

Répondre aux appels téléphoniques, assister aux réunions avec les clients et à leur préparation

Rédiger des documents juridiques, correspondances, soumissions et rapports avec précision et rigueur

Effectuer des recherches juridiques à l’aide de bases de données telles que Lexis-Nexis (un atout)

Préparer et soumettre des formulaires d’immigration aux autorités gouvernementales compétentes

Maintenir des dossiers clients organisés et à jour (format papier et électronique)

Saisir avec exactitude les données relatives aux clients et aux dossiers





Suivre les échéances et gérer les priorités grâce à des compétences en gestion de projet

Faire preuve de professionnalisme et de courtoisie au téléphone avec les clients et les professionnels du droit

Accueillir les clients ; mener des entretiens pour recueillir les informations pertinentes pour les dossiers d’immigration

Rédiger des documents de procédure et aider à la préparation des plaidoiries

Gérer les courriels entrants et sortants ainsi que le courrier postal

Commander les fournitures de bureau et appuyer les opérations générales

Respecter strictement la confidentialité conformément aux normes légales

Accomplir toute autre tâche connexe selon les besoins

Compétences et expériences requises :

Minimum 3 ans d’expérience comme assistant(e) juridique, secrétaire juridique ou juriste formé(e) à l’étranger avec des tâches similaires

Expérience démontrée dans des fonctions administratives ou cléricales, idéalement en milieu juridique

Excellentes compétences rédactionnelles et capacité à produire des documents juridiques clairs et bien structurés

Bonne connaissance du processus de rédaction juridique et de la terminologie, notamment en droit de l’immigration

Maîtrise de la suite Microsoft Office et des logiciels juridiques

Compétences en recherche à l’aide de bases de données juridiques telles que Lexis-Nexis (un atout)

Forte capacité d’organisation et de gestion de multiples tâches simultanément

Grande attention aux détails et précision dans toutes les tâches

Capacité à travailler de façon autonome et en équipe

Excellente maîtrise de l’anglais parlé et écrit

Bonne maîtrise du français parlé et écrit La connaissance de l’espagnol ou d’une troisième langue constitue un atout majeur

Professionnalisme, discrétion et attitude proactive

Job Types: Full-time, Part-time

Pay: $17.00-$21.00 per hour

Language

- French (preferred)

Work Location: In person

📌 Legal Assistant/Secretary (Montreal)
🏢 Lawyer Sara Siddiky
📍 Montreal