Une entreprise de gestion immobilière établie à Gatineau, spécialisée dans la gestion de copropriétés et d’immeubles résidentiels, est à la recherche d’un(e) adjoint(e) administratif(ive) pour se joindre à son équipe.

La personne recherchée travaillera en collaboration avec les gestionnaires et apportera un soutien administratif dans la gestion quotidienne des immeubles. Elle sera en contact avec des copropriétaires, locataires, conseils d’administration, fournisseurs, entrepreneurs, notaires et différents intervenants.

Il s’agit d’un poste polyvalent dans lequel la personne devra être capable de gérer plusieurs dossiers simultanément, d’établir ses priorités et d’assurer un excellent suivi.

Principales responsabilités

Administration et service à la clientèle

- Accueillir la clientèle et répondre aux appels téléphoniques;
- Répondre aux demandes des copropriétaires, locataires et autres clients ou les rediriger vers la personne responsable;
- Agir comme point de contact entre les clients, les gestionnaires et les différents intervenants;
- Rédiger et transmettre des courriels, lettres, avis, formulaires et autres communications;
- Fournir les informations demandées et assurer les suivis nécessaires;
- Maintenir les dossiers clients à jour;
- Ouvrir, créer, classer et fermer les dossiers;
- Développer et maintenir un système de classement efficace;
- Gérer et mettre à jour les listes de contacts.

Copropriété et gestion immobilière

- Rédiger et envoyer les avis et communications aux copropriétaires;
- Effectuer le suivi des ventes de copropriétés auprès des notaires et des nouveaux copropriétaires;
- Assurer le suivi des assurances habitation;
- Mettre à jour les informations concernant les membres des syndicats et les conseils d’administration;
- Maintenir à jour les dossiers administratifs des syndicats de copropriété;




- Assister les gestionnaires dans la préparation des assemblées générales annuelles (AGA), notamment pour les convocations, la documentation, les envois et les suivis;
- Répondre aux demandes des conseils d’administration et des copropriétaires ou les rediriger vers le gestionnaire responsable;
- Assurer le contrôle et le suivi des réclamations.

Fournisseurs, travaux et soumissions

- Préparer et transmettre des demandes de soumissions pour les différents travaux et services requis;
- Faire des demandes de prix auprès des fournisseurs et entrepreneurs;
- Préparer et effectuer le suivi des appels d’offres;
- Effectuer les appels d’offres pour différents services, notamment la pelouse, le déneigement, l'entretien des immeubles et autres travaux;
- Communiquer avec les fournisseurs et entrepreneurs afin d'obtenir les informations nécessaires;
- Effectuer les suivis concernant les travaux et demandes de service;
- Organiser les rendez-vous et les interventions lorsque requis.

Soutien aux gestionnaires

- Assister les gestionnaires dans leurs tâches administratives quotidiennes;
- Préparer différents rapports, documents et communications;
- Organiser et planifier les rendez-vous et les rencontres;
- Effectuer les suivis auprès des clients, fournisseurs et autres intervenants;
- Maintenir à jour les politiques et procédures administratives;
- Effectuer toute autre tâche administrative nécessaire au bon fonctionnement de l'entreprise.

Gestion du bureau

- Commander les fournitures de bureau;
- Rechercher de nouveaux fournisseurs et comparer les offres;
- Maintenir l'inventaire des fournitures;




- Assurer le suivi des commandes et de leur réception;
- Assurer le suivi de l'entretien et des réparations des équipements de bureau;
- Veiller au bon fonctionnement administratif du bureau.

Profil recherché Nous recherchons une personne organisée, autonome, rigoureuse, polyvalente et professionnelle, qui aime travailler dans un environnement dynamique.

La personne idéale possède :

- Excellentes aptitudes en organisation et en gestion des priorités;
- Excellentes aptitudes en communication;
- Très bonne maîtrise du français et l'anglais, à l'oral et à l'écrit;
- Bonne connaissance de l'anglais, un atout;
- Excellente capacité rédactionnelle;
- Bonne maîtrise de Microsoft Office;
- Facilité à utiliser différents logiciels et outils informatiques;
- Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément;
- Souci du détail;
- Sens de la confidentialité;
- Excellent service à la clientèle;
- Capacité à travailler de façon autonome tout en collaborant avec une équipe.

Expérience Une expérience en administration, gestion immobilière, copropriété, service à la clientèle ou dans un domaine connexe est un atout.

Une expérience dans le domaine de la gestion de copropriétés ou d'immeubles résidentiels sera considérée comme un avantage.

Ce que nous offrons

- Un environnement de travail professionnel et dynamique;
- Un poste diversifié où les journées ne se ressemblent pas;
- Des responsabilités variées;
- Une équipe de travail team-oriented;

- Une possibilité de développer ses connaissances dans le domaine de la gestion immobilière et de la copropriété;
- Un poste offrant de l'autonomie et des responsabilités.

Rémunération : 16,60$ à 25,00$ par heure

Avantages

- Assurance Dentaire
- Assurance Invalidité
- Assurance Vie
- Assurance Vision
- Programme d'Aide aux Employés
- Stationnement sur place

Lieu du poste : En présentiel

📌 Adjoint(e) administratif(ive) – Gestion immobilière | Copropriété et résidentiel
🏢 Gestion zagora
📍 Gatineau