Sous l’autorité de la directrice générale, l’adjointe administrative soutient la direction et la coordonnatrice dans les tâches administratives, de secrétariat et d’organisation. Elle collabore à l’élaboration et à la réalisation des objectifs de la Maison en tenant compte des budgets.

Fonctions

1. Responsabilités liées à l’administration

- Rédige, corrige ou révise la correspondance, les rapports, les notes de service, les lettres, les procès-verbaux des réunions d’équipe et des réunions du Conseil d’administration ;
- Reçoit, trie et distribue le courrier postal et électronique ;
- Reçoit les appels téléphoniques, les filtres et les achemine à la directrice ou à la coordonnatrice, au besoin ;
- Contrôle et tient à jour le système de gestion des documents ;
- Classe les dossiers et documents de la direction ;
- Tient à jour la bibliothèque ;
- Fait les photocopies des documents administratifs et des documents de la direction, de la coordonnatrice ainsi que de l’équipe de travail ;
- Met à jour le guide de l’intervenante ainsi que les documents d’embauche ;
- Soutient les travaux des divers comités selon la demande de la directrice générale ;
- Aide à la planification et à l’organisation de l’AGA ;
- Participe au volet administratif des réunions d’équipe et en rédige le procès-verbal ;
- Envoie les invitations, gère les repas, prépare la salle et le matériel technologique lors des réunions de soir ;
- Prépare des documents ou des présentations sur demande ;
- Rédige une infolettre (4 fois par année) ;
- Prépare des modèles informatiques (ex. tableaux, lettres, etc. à la demande de la directrice) ;
- Vérifie les demandes de remboursement des employées ;
- Veiller à la conservation des dossiers administratifs de l’organisme en fonction des politiques ;
- Fait les commandes, remet les statistiques mensuelles et participe aux réunions lorsque requis ou elle peut être appelée à rédiger les notes de la réunion.

2. Ressources humaines

- Fournit des renseignements de nature administrative (paie, congé, etc.) ;




- Tient à jour les dossiers du personnel (embauche, salaire, assurances, etc.) ;
- Tient à jour les dossiers de paie et fait la compilation des congés restants attribués aux employées ;
- Transcris les notes aux dossiers des employées ;
- Soutien dans l’embauche du personnel (procède à l’affichage de poste, reçoit le CV, organise l’horaire des entrevues, accueille les candidates, prépare la salle, etc.) ;
- Prépare les horaires de travail ;
- Prépare et envoie le calendrier de vacances (1er avril et le 1er octobre) .

3. Formation :

- En lien avec le calendrier de formation, assure la logistique des séances de formation et d’information ;
- Organise la logistique avec la formatrice, s’occupe des repas, des réservations, hôtel et salle, etc. ;
- Mets à jour le dossier des employées des formations reçues en Maison ;
- Fait le résumé de la présentation des invités lors des réunions et le met dans le cartable des partenaires ;
- Assure l’inscription des employées au cours de certification de formation de secourisme.

4. Ressources matérielles :

- Effectue de façon économe et après approbation de la direction, tous les achats tels que : papeterie, matériel de bureau, fournitures de maison, etc. ;
- Tient à jour l’inventaire du matériel, de la papeterie, de l’équipement informatique, de produits sanitaires et des meubles ;
- Assure la coordination avec les fournisseurs ainsi que la facturation ;
- Veille à ce que le matériel informatique et l’ensemble de l’équipement soient entretenus en bonne et due forme ;
- Assure l’inventaire du matériel promotionnel et procède à la commande le cas échéant ;




- Fait l’inventaire des trousses de premiers soins et s’assure que le matériel nécessaire est présent ;
- Remplie la petite caisse et assure le suivi des dépenses ;
- Aide la direction à assurer la sécurité de la maison (matériel sanitaire, détecteurs de fumée, déneigement, etc.) ainsi que l’entretien des bâtiments.

5. Gestion des bénévoles, donataires et partenaires

- Reçoit les demandes de bénévoles et tient un registre ;
- Remerciement les bénévoles et donataires 2 fois par année ;
- Coordonne la réception des dons, émet les reçus de charité et tient le registre à jour ;
- Organise une activité annuelle pour les membres ;
- Aide la direction à réaliser des activités de financement ;
- Procède à l’accueil des invités, partenaires, donateurs, représentants politiques, etc. ;
- Assure l’envoi aux partenaires et commerçants de dépliants, affiches et tout autre matériel de la maison d’hébergement.

6. Autres fonctions :

- Établit et maintien des relations positives avec l’équipe et les résidentes ;
- Fait des demandes de soumission et les dépose à la direction générale pour approbation ;
- Coordonne les différents techniciens, tels qu’internet, Bell, chauffage, etc. ;
- Appui la direction dans la gestion des travaux d’entretien et de rénovation ;
- S’implique sur divers comités de la Maison ;
- Est responsable du développement continu de ses compétences et de la mise à jour de ses connaissances dans son champ d’activités et contribue au perfectionnement professionnel de l’équipe ;
- Respecte les politiques, les pratiques et les normes en vigueur à la Maison ;
- Est à l’affût des occasions d’amélioration de la qualité des services ;
- Assurer la confidentialité des informations liées au travail ;
- Participe activement à son évaluation de rendement annuel ;
- Effectue toutes autres tâches connexes.

Rémunération : 22,90$ à 27,37$ par heure

Avantages

- Stationnement sur place

Expérience:
- administration: 2 ans (Obligatoire)

Langue:
- français et anglais (Obligatoire)

Lieu du poste : En présentiel

📌 Adjoint(e) administratif(ve)
🏢 Maison d'Ingrid
📍 Gatineau