Votre rôle

Membre clé de l'équipe administrative, l'adjointe administrative relève directement de la direction générale et collabore étroitement avec le reste du personnel administratif afin de contribuer à l'atteinte des objectifs de l'organisation.

Vous assurez le bon fonctionnement du bureau et offrez un soutien administratif direct à la direction générale et aux autres gestionnaires de l'organisation. Vous apportez aussi un appui à certaines activités financières (facturation, traitement des paiements) en collaboration avec le contrôleur, assurez l'accueil et le service à la clientèle, et prêtez main-forte à certaines activités de développement et de production. Vous participez également à l'organisation des réunions du conseil d'administration, du personnel et des comités, ainsi qu'à la planification des communications internes, des formations et des activités d'équipe. À l'occasion, vous prêtez main-forte à l'accueil lors des concerts.

Ce poste est fait pour vous si vous êtes une personne rigoureuse, autonome et polyvalente, qui aime porter plusieurs chapeaux et s'impliquer dans l'ensemble des opérations d'une organisation.

Ce que vous ferez au quotidienResponsable du bureau

● Assurer la gestion quotidienne du bureau et accueillir les visiteurs

● Répondre aux appels, gérer la correspondance générale et coordonner la logistique des réunions et événements

● Assurer le classement, l'organisation et la mise à jour des dossiers administratifs

● Veiller au respect des politiques internes et proposer des améliorations aux processus administratifs

Soutien à la direction générale

● Préparer et réviser des documents, présentations, rapports et correspondances

● Coordonner et soutenir les réunions du conseil d'administration, du personnel et des comités

● Coordonner et planifier les communications internes,



les formations et les activités d'équipe

Technicienne comptable

● Effectuer la saisie et le suivi des transactions comptables (comptes payables et recevables)

● Préparer les dépôts et assurer le suivi de la paie, en soutien au contrôleur de l'organisation

● Assurer le suivi de la facturation et des relances de paiement

● Collaborer avec le contrôleur de l'organisation pour la préparation des états financiers et des remises gouvernementales

Polyvalence et soutien à l'équipe

● Offrir un soutien administratif aux autres départements, principalement à la production

● Assurer l'accueil et le service à la clientèle, en collaboration avec la direction communications et marketing

● Gérer les inventaires, le courrier et les équipements de bureau (téléphonie, cartes d'accès)

● Offrir un soutien de relève pour les activités d'accueil lors des concerts et participer à des projets spéciaux au besoin

Est-ce vous ?

Vous vous reconnaissez dans plusieurs de ces énoncés ? On a envie de faire votre connaissance !

● DEC ou AEC en bureautique, comptabilité, administration ou domaine pertinent

● Minimum de 3 à 5 ans d'expérience dans un poste similaire (un atout si l'expérience combine administration et comptabilité)

● Excellente maîtrise de la suite Office (Word, Excel, Outlook)

● Connaissance d'un logiciel comptable (Sage, QuickBooks, Acomba ou équivalent) — un atout significant

● Excellentes capacités organisationnelles et souci du détail

● Autonomie, discrétion et sens des priorités

● Bonne communication à l'oral et à l'écrit, en français (l'anglais est un atout)

● Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément dans un environnement dynamique

Rémunération : 45 076,73$ à 50 000,00$ par an

Avantages

- Assurance Invalidité
- Assurance Vie
- Cotisation égale au RÉER

Lieu du poste : En présentiel

📌 Adjointe administrative - Direction générale et comptabilité (Quebec City)
🏢 Les Violons du Roy
📍 Quebec City