Précisions sur le lieu de travail

Marfoglia Construction Inc.

9031, boulevard Parkway

Montréal (Québec) H1J 1N4

À propos de nous

Fondée en 1990, Marfoglia Construction Inc. est une entreprise familiale d’entrepreneurs généraux spécialisée dans les aménagements intérieurs commerciaux haut de gamme à travers Montréal.

Grâce à notre division d’ébénisterie architecturale Marfoglia Ébénisterie Inc., et à une équipe de plus de 40 employés qualifiés, nos combinons l’artisanat, l’innovation et une approche pratique afin d’offrir des résultats exceptionnels à nos clients.

Le poste: Adjoint(e) de direction

L’adjoint(e) de direction est un(e) professionnel(le) du soutien administratif et opérationnel et dont la mission consiste à alléger la charge de travail quotidienne des propriétaires de l’entreprise, leur permettant ainsi de se concentrer sur les clients, les projets et leur croissance stratégique.

Ce poste rapporte directement à Mathew Marfoglia, vice-président et directeur des opérations, assurant que l’entreprise fonctionne efficacement en gérant la correspondance, en coordonnant les fournisseurs et les renouvellements de services, en assurant l’organisation des dossiers et des systèmes de classement, et suivre de manière proactive les tâches et les échéances pour éviter tout oubli.

Responsabilités

- Gérer et trier la boîte de réception administrative partagée : classer, prioriser, répondre au besoin, acheminer les messages à la bonne personne et assurer le suivi jusqu’à leur résolution.
- Assurer le suivi et la coordination des contrats de service de l’entreprise et des renouvellements auprès des fournisseurs: signaler les échéances à l’avance et préparer les décisions pour les propriétaires.
- Assurer l’administration de la réglementation et de la conformité (ACQ, CNESST, CCQ) : tenir à jour les dossiers, suivre les obligations et les échéances, préparer et soumettre la documentation.
- Coordonner les demandes de services informatiques et de bureau auprès des fournisseurs externes : suivre les besoins des équipements et des achats, et veiller à leur bon déroulement.
- Traiter et organiser la facturation et les documents de paiement : acheminer les factures pour approbation, respecter les échéances de facturation et faire le suivi des points en suspens.
- Soutenir l’administration des ressources humaines : traitement des documents d’intégration et de départ, tenue des dossiers des employés et coordination des évaluations, des avantages sociaux et de la documentation relative aux dossiers de la CNESST (en soutient aux décisions de la direction).
- Gérer et mettre à jour les systèmes de classement numérique: veiller à ce que les documents partagés soient organisés, à jour et faciles à trouver.
- Coordonner les opérations de bureau et l’entretien général : visites des fournisseurs, gestion des fournitures, des équipements et suivi des tâches récurrentes.
- Documenter et améliorer les processus administratifs récurrents pour une meilleure efficacité.
- Traiter les informations financières et personnelles de l’entreprise confidentielle et en toute confidentialité et avec discrétion.

Qualifications

- Expérience avérée à titre d’adjoint(e) de direction,



de gestionnaire de bureau ou dans un poste de soutien aux opérations (une expérience dans le secteur de la construction ou en milieu d’entreprise est un atout).
- Grand sens de l’organisation, respect des échéanciers, capacite à mener les dossiers à terme et une attention particulière aux détails.
- Capacité à résoudre les problèmes de manière proactive, en faisant preuve d’initiative et en travaillant efficacement avec un minimum de supervision.
- Excellentes aptitudes interpersonnelles et de communication, tant à l’oral qu’à l’écrit.
- Parfaitement bilingue en anglais et en français, à l’oral comme à l’écrit.
- Maîtrise des applications Microsoft 365, notamment Outlook, Teams, Word, Excel et SharePoint.

Conditions de travail et avantages sociaux

Ce que nous offrons

- Poste permanent à temps plein.
- Salaire de départ de $65,000 et plus, selon les qualifications et l’expérience.
- Un employeur stable comptant plus de 35 ans de succès dans l’industrie de la construction.
- Un milieu de travail collaboratif et axé sur le travail d’équipe.
- Stationnement gratuit sur place.

Horaire :
- De la fête du Travail au 31 mai : du lundi au jeudi de 8 h à 17 h, le vendredi de 8 h à 15 h.
- Du 1er juin à la fête du Travail (horaire d’été) : du lundi au jeudi de 8 h à 17 h, le vendredi de 8 h à 12 h.

Congés annuels :
- Quatre semaines de congés annuels, selon le calendrier de la CCQ pour le secteur de la construction, soit deux semaines en été et deux semaines en hiver.

Avantages sociaux collectifs :

- Les primes sont partagées à parts égales entre l’employeur et l’employé (50/50). Les avantages sociaux sont offerts après trois mois d’emploi et comprennent : l’assurance médicale, l’assurance invalidité de longue durée, la télémédecine, les soins dentaires et les soins de la vue.

Veuillez soumettre votre candidature en ligne ou l’envoyer par courriel à : [email protected] ______________________________________________________________________________________________

Workplace Details

Marfoglia Construction Inc.

9031 Parkway Blvd.

Montreal, Quebec H1J 1N4

About Us

Founded in 1990, Marfoglia Construction Inc. is a family-owned general contractor specializing in high-end commercial interiors throughout Montreal. Supported by our custom millwork division, Marfoglia Woodwork Inc., and a team of over 40 skilled employees, we combine craftsmanship, innovation, and a hands-on approach to deliver exceptional results for our clients.

The Role: Executive Assistant The Executive Assistant is a hands-on administrative and operational support professional responsible for reducing the day-to-day workload of the business owners, enabling them to focus on clients, projects, and strategic growth.

This role reports directly to Mathew Marfoglia, the Vice-President and director of operations, and ensures the business operates efficiently behind the scenes by managing correspondence, coordinating vendors and service renewals, maintaining organized records and filing systems,



and proactively tracking tasks and deadlines to ensure nothing falls through the cracks.

Responsibilities

- Manage and triage the shared administrative inbox: sort, prioritize, respond where appropriate, route items to the right person, and follow up to closure.
- Track and coordinate company service contracts and vendor renewals: flag deadlines in advance and preparing decisions for the owners.
- Support regulatory and compliance administration (ACQ, CNESST, CCQ): maintain records, track obligations and deadlines, and prepare and submit documentation.
- Coordinate IT and office service requests: track equipment needs and purchases and keep them moving.
- Process and organize invoicing and payment paperwork: route invoices for approval, keep billing on schedule, and follow up on outstanding items.
- Support HR administration: onboarding and off-boarding paperwork, employee records, and coordination of reviews, benefits, and CNESST case documentation (in support of owner decisions).
- Maintain and clean up digital filing systems: keep shared documentation organized, current, and easy to find.
- Coordinate office operations and general upkeep: vendor visits, supplies, equipment, and recurring facility tasks.
- Document and improve recurring administrative processes for greater efficiency.
- Handle sensitive corporate and personal financial information with complete confidentiality and discretion.

Qualifications

- Proven experience in an executive assistant, office manager, or operations support role (construction or corporate setting as an asset).
- Highly organized and deadline-driven, with solid follow-through and attention to detail.
- Proactive problem solver who takes initiative and works well with minimal supervision.
- Exceptional interpersonal and communication skills, both verbal and written.
- Fully bilingual in English and French, spoken and written.
- Proficient with Microsoft 365 applications, including Outlook, Teams, Word, Excel, and SharePoint.

Working Conditions & Benefits

What We Offer

- Permanent, full-time position.
- Salary starting at $65,000+, based on qualifications and experience.
- Stable employer with over 35 years of success in the construction industry.
- Collaborative, team-oriented work environment.
- Free on-site parking.

Schedule:
- Labour Day to May 31: Monday to Thursday 8:00 a.m. to 5:00 p.m., Friday 8:00 a.m. to 3:00 p.m.
- June 1 to Labour Day (Summer Schedule): Monday to Thursday 8:00 a.m. to 5:00 p.m., Friday 8:00 a.m. to 12:00 p.m.

Vacation:
- Four weeks of annual vacation, following the CCQ construction calendar, two weeks in summer and two weeks in winter.

Group Benefits:

- Premiums are shared equally between the employer and employee (50/50). Benefits are available after three months of employment and include: medical, long-term disability, telemedicine, dental and vision care.

Applications to be sent to: [email protected] Type d'emploi : Temps Plein, Permanent

Rémunération : à partir de 65 000,00$ par an

Avantages

- Assurance Dentaire
- Événements d'Entreprise
- Stationnement sur place
- Tenue Décontractée

Capacité à faire le trajet ou à déménager:
- Anjou, QC H1J 1N4: Faire le trajet sans problème ou prévoir un déménagement avant de prendre son poste (Obligatoire)

Langue:
- Francais et Anglais (Obligatoire)

Lieu du poste : En présentiel

📌 Adjoint(e) de direction (Anjou)
🏢 MARFOGLIA CONSTRUCTION
📍 Anjou