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Sommaire du poste :

Sous la supervision de l’agent(e) de démarrage des études, l’administrateur(trice) du démarrage fournit un soutien administratif et logistique aux activités de démarrage et de budgétisation des essais cliniques commandités par l’industrie, ainsi qu’un soutien aux activités financières au sein de l’Unité de recherche clinique (URC). La personne titulaire du poste contribue à la préparation des documents, au suivi de l’avancement des études, à la tenue des dossiers financiers et réglementaires et à l’assurance de l’exactitude des données dans le système de gestion des essais cliniques (CTMS).

Principales responsabilités :

Soutien administratif et budgétaire

- Participer à la préparation des ébauches de budgets et des justifications de coûts pour les essais commandités par l’industrie.
- Assurer le suivi des versions budgétaires, des modifications et de la correspondance avec les promoteurs.
- Maintenir des dossiers électroniques et papier organisés pour les contrats, budgets et documents connexes.

Coordination du démarrage et conformité réglementaire

- Soutenir l’équipe de démarrage en recueillant les renseignements de faisabilité et en tenant à jour les outils de suivi du démarrage des études.
- Participer à la préparation et à la soumission des formulaires standards, des listes de vérification et des documents justificatifs.
- Coordonner les communications avec les équipes internes (éthique, finances, coordination, laboratoire) pendant la phase de démarrage.
- Assurer le suivi des échéances de soumission et communiquer les exigences à venir à l’agent(e) de démarrage des études.

Saisie et maintien des données dans le CTMS

- Saisir avec exactitude les données relatives aux études, aux contrats et aux budgets dans le système de gestion des essais cliniques (CTMS).
- Mettre à jour les renseignements au fur et à mesure des changements et en vérifier l’exactitude à l’aide des documents sources.
- Produire, sur demande, des rapports ou sommaires standards à partir du CTMS.

Communication avec les promoteurs et les fournisseurs

- Soutenir la coordination des demandes de soumissions auprès des fournisseurs ainsi que la correspondance connexe.

Soutien aux réunions et à la documentation

- Préparer les documents de soutien, tels que les tableaux budgétaires ou les rapports d’état du démarrage, pour les réunions de l’équipe.
- Rédiger les comptes rendus de réunion et assurer le suivi des mesures à prendre assignées.
- Maintenir les dossiers partagés et les modèles de documents liés aux activités de démarrage.

Soutien à la qualité et aux processus





- Vérifier l’exhaustivité et la cohérence des données saisies et des formulaires avant leur soumission ou leur classement.
- Respecter les procédures opératoires normalisées (PON) et les normes de qualité établies.
- Proposer des améliorations aux formulaires, modèles ou listes de vérification lorsque pertinent.

Formation et maintien des connaissances

- Se tenir au courant des politiques de l’URC, des mises à jour du CTMS et des procédures standards de démarrage des études.
- Participer aux formations internes liées aux opérations de recherche clinique.
- Transférer les dossiers ou tâches à des collègues à la demande du superviseur immédiat.

Soutien à l’équipe des finances

- Préparer les feuilles de calcul budgétaires internes et les listes de vérification du Bureau de la recherche subventionnée (Office of Sponsored Research – OSR).
- Créer des registres internes des visites de participants à l’aide de différents outils, notamment le système de gestion des essais cliniques (CTMS) de l’URC et Excel.
- Effectuer le rapprochement des comptes et vérifier les écarts ou erreurs financières en collaboration avec l’URC et les promoteurs d’essais, particulièrement lors de la clôture des études.
- Surveiller les activités financières des essais cliniques afin de s’assurer que les paiements des promoteurs sont reçus et que les factures des fournisseurs sont acquittées en temps opportun.
- Effectuer le suivi des comptes en souffrance auprès des promoteurs et signaler tout problème au superviseur immédiat.
- Maintenir un système de classement clair et précis pour l’ensemble des documents, notamment les ententes avec les fournisseurs, les feuilles de temps, les contrats et autres documents pertinents.
- Fournir, sur demande, toute la documentation requise aux intervenants internes et externes, ainsi que compiler les statistiques relatives aux participants et aux autres activités.
- Assurer un soutien de relève aux autres membres de l’équipe des finances dans son secteur de responsabilité durant les absences ou les périodes de forte charge de travail.

Autres tâches connexes

- Assurer un soutien de relève aux autres membres du personnel administratif ou de soutien à la recherche dans son secteur de responsabilité durant les absences ou les périodes de forte charge de travail.
- Participer à des projets spéciaux ou à des initiatives administratives à la demande de l’agent(e) de démarrage des études ou du gestionnaire de l’URC.

Autres compétences et aptitudes requises

- Diplôme collégial ou baccalauréat en administration des affaires ou dans un domaine connexe.
- Minimum de deux (2) années d’expérience en administration de la recherche clinique, en finances ou en coordination de bureau.
- Connaissance des principes de base de la budgétisation.
- La connaissance des processus de démarrage en recherche clinique constitue un atout.




- Maîtrise de la suite Microsoft Office et des systèmes de bases de données; l’expérience avec un CTMS ou un outil équivalent constitue un atout.
- Grand souci du détail, de l’exactitude et de la tenue de dossiers.
- Capacité à travailler efficacement au sein d’une équipe multidisciplinaire et à gérer des priorités multiples.
- L’expérience dans un milieu hospitalier ou de recherche universitaire constitue un atout.

À titre de l’un des meilleurs employeurs de Montréal, nous offrons :

- Un régime d’avantages sociaux concurrentiel (assurance maladie, dentaire et vie) (si admissible)
- Un régime de retraite à cotisation déterminée (avec une contribution de l’employeur pouvant atteindre 10 %) (si admissible)
- Un régime enregistré d’épargne-retraite collectif (REER) et un compte d’épargne libre d’impôt (CELI)
- Une politique de vacances concurrentielle
- Deux (2) journées personnelles
- Deux (2) congés mobiles
- Neuf (9) vendredis d’été rémunérés entre la fête nationale du Québec et la fête du Travail
- Des congés rémunérés pendant la période des fêtes de décembre
- L’exonération des droits de scolarité pour les employés réguliers et les personnes à leur charge admissibles
- Jusqu’à deux (2) jours de télétravail par semaine lorsque les fonctions du poste le permettent

Avant de soumettre votre candidature, veuillez noter que pour travailler à l’Université McGill, vous devez être légalement autorisé(e) à travailler au Canada et être disposé(e) à travailler dans la province de Québec sur le campus où le poste est situé. Connaissance de l’anglais : L’Université McGill est une université de langue anglaise où les responsabilités quotidiennes peuvent exiger des communications en anglais, à l’oral comme à l’écrit. Le niveau de connaissance de l’anglais requis pour ce poste a été évalué au niveau 4 sur une échelle de 0 à 4.

Formation et expérience minimales requises :

DEC III 3 Ans Expérience pertinente /

Salaire horaire :

(AAPNEUM Niveau H) $33.05 - $40.97

Heures par semaine :

33.75 (Temps plein)

Superviseur :

Start Up Officer

Date de fin de l’emploi (le cas échéant) :

2027-08-30

Date limite pour postuler :

2026-08-23

L’Université McGill recrute sur la base du mérite et s’est fermement engagée à promouvoir et instaurer l’équité et la diversité au sein de sa communauté. Nous accueillons favorablement les demandes d’emploi des personnes racisées et de minorités visibles, des femmes, des personnes autochtones, des personnes handicapées, des minorités ethniques, des personnes de toute orientation et identité sexuelles, ainsi que toute personne possédant les aptitudes et les connaissances lui permettant de travailler en collaboration avec diverses communautés. L’Université McGill met en œuvre un programme d’équité en matière d’emploi et invite les membres des groupes visés à indiquer leur appartenance à ces derniers dans leur dossier de candidature.

Les personnes handicapées qui pourraient avoir besoin d’accommodements à n’importe quelle étape du processus de candidature sont invitées à communiquer en toute confidentialité, [email protected].

📌 Administrateur(trice) du démarrage (Montreal)
🏢 McGill University
📍 Montreal