Overview

Join our dynamic team as a Bilingual Client Services & Administration Specialist, where your energy and communication skills will drive exceptional client experiences and streamline administrative operations.

Are you an organized, technology-minded professional who enjoys helping people, improving processes, and creating a positive client experience? Belmonte Léger is looking for a Bilingual Client Services & Administration Specialist to join our team.

This is an exciting opportunity for someone who enjoys a combination of client interaction, technology, administration, and supporting professionals in a collaborative environment.This is an in-office position where you will play an key role in welcoming clients, supporting our digital transformation initiatives, and ensuring our administrative processes run smoothly. While you will be located at the front desk, our phone system is automated, meaning you will only answer calls when clients choose to speak directly with someone. Your focus will be on providing exceptional service and assisting clients with their administrative needs.

Since we serve clients in both French and English, strong English communication skills are required to support our English-speaking clients.

We offer a professional, friendly, and stable work environment where your ideas, initiative, and contributions are valued.

Key Responsibilities:

- Welcome and greet clients with professionalism, warmth, and a service-oriented approach.
- Communicate with clients in both French and English, ensuring a positive experience for all clients.
- Assist clients with their online portal, including accessing, reviewing, and electronically signing tax documents.
- Open new client files and ensure information is complete, accurate, and properly organized.Support the digitalization, organization, and maintenance of client records and office documentation.
- Assist with obtaining government authorizations and required documentation.
- Manage and update accountants’ calendars, schedule client meetings, and coordinate appointments.
- Provide administrative support to accountants and partners as required.
- Prepare documents, correspondence, and other administrative materials.
- Maintain a clean, organized, and welcoming office environment for clients and team members.
- Ensure common areas, meeting rooms, and reception areas remain tidy and qualified at all times.
- Monitor office supply levels and place orders as required to ensure the team has the necessary materials and resources.
- Maintain an organized filing system and support ongoing efforts to improve office organization and efficiency.
- Assist with general office coordination and administrative tasks to support the smooth day-to-day operations of the firm.
- Assist with office initiatives and occasionally coordinate client or team events.Identify opportunities to improve processes and enhance the overall client experience.

Qualifications & Skills:

- Fluently bilingual in French and English (spoken and written).
- Strong communication skills and the ability to build positive relationships with clients.




- Excellent organizational skills and attention to detail.
- Comfortable using technology and learning new software platforms.Interest and ability to support digital processes and electronic documentation.
- Strong knowledge of Microsoft Word and Excel (intermediate to advanced level required).
- Experience in customer service, administration, or a professional office setting.
- Ability to manage multiple priorities while maintaining professionalism and a positive attitude.

What We Offer:

- Competitive salary based on experience.
- Permanent in-office position with some flexibility in scheduling.
- Paid time off and 3 weeks of vacation.
- Group insurance benefits.
- Free parking.
- A professional, welcoming, and collaborative work environment.
- The opportunity to contribute to meaningful improvements in our client experience and office processes.

If you enjoy working with people, technology, and process improvement, and want to be part of a team that values quality service, we would love to hear from you. Spécialiste bilingue – Services clients et administrationBelmonte Léger | Poste en présentiel

Vous êtes une personne organisée, à l’aise avec la technologie et vous aimez aider les gens, améliorer les processus et offrir une expérience client exceptionnelle? Belmonte Léger est à la recherche d’un(e) Spécialiste bilingue – Services clients et administration pour se joindre à notre équipe.

Ce poste représente une belle occasion pour une personne qui aime combiner service à la clientèle, technologie, administration et soutien aux professionnels dans un environnement collaboratif. Il s’agit d’un poste en présentiel où vous jouerez un rôle clé dans l’accueil des clients, la modernisation de nos processus numériques et le bon fonctionnement administratif du bureau.

Bien que vous soyez situé(e) à l’accueil, notre système téléphonique est automatisé; vous répondrez uniquement aux appels lorsque les clients choisissent de parler directement à une personne.

Votre rôle sera principalement axé sur l’expérience client et le soutien administratif. Puisque nous offrons des services à une clientèle francophone et anglophone, une excellente maîtrise de l’anglais est requise afin d’assurer un service de qualité auprès de nos clients anglophones.Nous offrons un environnement professionnel, chaleureux et stable où vos idées, votre autonomie et votre contribution sont valorisées.

Responsabilités principales:

- Accueillir les clients avec professionnalisme et courtoisie.
- Communiquer avec les clients en français et en anglais afin d’assurer une expérience positive pour tous.




- Accompagner les clients dans l’utilisation de leur portail en ligne, notamment pour consulter et signer électroniquement leurs documents fiscaux.
- Créer de nouveaux dossiers clients et assurer l’exactitude des informations.
- Participer à la numérisation et à l’organisation des dossiers et documents administratifs.
- Aider à obtenir les autorisations gouvernementales nécessaires.
- Gérer les calendriers des comptables, planifier les rencontres et coordonner les rendez-vous.
- Offrir un soutien administratif aux comptables et associés.
- Préparer différents documents et communications administratives.
- Maintenir un environnement de travail propre, organisé et accueillant pour les clients et les membres de l’équipe.
- S’assurer que les espaces communs, les salles de réunion et l’espace d’accueil demeurent propres et professionnels en tout temps.
- Surveiller l’inventaire des fournitures de bureau et effectuer les commandes nécessaires afin de s’assurer que l’équipe dispose du matériel requis.
- Maintenir un système de classement efficace et contribuer à l’amélioration continue de l’organisation et de l’efficacité du bureau.
- Effectuer diverses tâches administratives et de coordination afin de soutenir le bon fonctionnement quotidien du cabinet.
- Participer occasionnellement à la coordination d’activités ou d’événements.
- Contribuer à l’amélioration continue des processus administratifs et de l’expérience client.

Profil recherché:

- Bilinguisme français et anglais (oral et écrit).
- Excellentes habiletés de communication et facilité à établir des relations positives avec les clients.
- Excellent sens de l’organisation et souci du détail.
- Grande aisance avec la technologie et capacité à apprendre rapidement de nouveaux outils.
- Intérêt pour les processus numériques et la gestion électronique des documents.
- Très bonne maîtrise de Microsoft Word et Excel (niveau intermédiaire à avancé requis).
- Expérience en service à la clientèle, administration ou dans un environnement professionnel.
- Capacité à gérer plusieurs priorités avec autonomie et professionnalisme.
- Ce que nous offronsSalaire compétitif selon l’expérience.
- Poste permanent en présentiel avec une certaine flexibilité d’horaire.
- Congés payés et 3 semaines de vacances.
- Assurance collective.
- Stationnement gratuit.
- Un environnement professionnel, accueillant et collaboratif.
- L’occasion de contribuer à l’évolution de nos processus et à l’amélioration de l’expérience client.

Si vous aimez travailler avec les gens, la technologie et l’amélioration des processus, et souhaitez faire partie d’une équipe qui valorise un service de qualité, nous aimerions vous rencontrer. Pay: $24.00-$24.50 per hour

Benefits

- Dental care
- Disability insurance
- Extended health care
- Life insurance
- On-site parking
- Paid time off

Experience:
- Administrative: 2 years (preferred)

Language:
- English and French (preferred)

Location:
- Montréal, QC H2P 2M9 (preferred)

Work Location: In person

📌 Bilingual Client Services & Administration Specialist (Montreal)
🏢 Belmonte Léger
📍 Montreal