Veuillez référer au guide Comment postuler à un emploi (pour les candidats externes) pour obtenir des instructions sur la façon de postuler.

Si vous êtes un employé actif de McGill (c.-à-d. actuellement dans un contrat ou un poste actif à l'Université McGill), ne postulez pas via ce site de carrière. Connectez-vous à votre compte McGill Workday et postulez à cette affichage en utilisant le rapport Find Jobs (tapez Find Jobs dans la barre de recherche).

Résumé du poste

Sous la supervision de la personne responsable des affaires étudiantes, la personne à la coordination administrative assure un soutien administratif complet à la direction de l’École de physiothérapie et d’ergothérapie (SPOT). Elle contribue à l’efficacité de la direction, coordonne les activités quotidiennes du bureau de la direction, facilite les travaux de gouvernance et des comités, coordonne les communications et les événements à l’échelle de l’École et veille au bon fonctionnement de l’administration de celle-ci.

Principales responsabilités

Soutien à la direction de l’École (40 %)

Gestion de l’agenda et des horaires

- Coordonne de façon proactive l’agenda de la direction en réservant du temps pour la réflexion, la rédaction et la préparation; anticipe les conflits d’horaire et harmonise la planification avec les principales activités académiques (échéances budgétaires, périodes d’agrément, collation des grades, cycles d’évaluation du mérite, etc.); organise les besoins liés aux réunions (audiovisuel, traiteur, documentation).
- Au besoin, prépare des notes d’information succinctes avant les réunions comprenant le contexte pertinent, les personnes participantes, les objectifs et les documents requis afin d’assurer une préparation optimale de la direction.
- Soutient la direction et la direction adjointe dans l’organisation des déplacements. Répond également aux demandes liées aux rapports de dépenses du corps professoral.

Correspondance et communications

- Rédige des premières versions de correspondance au nom de la direction (lettres, notes de service, courriels destinés au corps professoral, à l’administration universitaire et aux partenaires externes) pour révision et approbation.
- Révise et met en forme les documents et lettres officiels; coordonne le processus de signature des documents officiels et assure le respect des protocoles de délégation de signature en l’absence de la direction.
- Au besoin, filtre et priorise la correspondance et les demandes reçues, répond de façon autonome lorsque pertinent et signale à la direction les dossiers nécessitant son attention.

Dossiers confidentiels et sensibles

- Assure la gestion des systèmes de classement confidentiels (électroniques et papier) du bureau de la direction; archive, numérise et détruit les documents conformément aux politiques universitaires de conservation des dossiers.

Soutien aux comités (25 %)

Comités permanents Assure un soutien complet au Conseil de direction, aux assemblées du corps professoral, au Comité de permanence et de promotion, au Comité directeur conjoint ainsi qu’à tout autre comité permanent ou ad hoc, selon les besoins. Les responsabilités comprennent notamment la planification des réunions, la préparation des dossiers de réunion,



la collecte et la mise en forme de l’information et de la documentation, l’envoi de rappels, la rédaction et la diffusion des procès-verbaux ainsi que le suivi des actions à entreprendre. Comités de recrutement du personnel académique

- Coordonne les processus de recrutement académique avec les Affaires académiques (AEC11), notamment la préparation des dossiers de candidature, la prise de références, la planification des entrevues, l’organisation des déplacements et de l’hébergement des personnes candidates ainsi que l’envoi des communications connexes.
- Veille à offrir une expérience professionnelle, accueillante et positive à toutes les personnes candidates tout au long du processus de recrutement.

Exercice annuel d’évaluation du mérite

- Coordonne l’exercice annuel d’évaluation du mérite : collecte des rapports annuels, organisation des dossiers du corps professoral, planification des rencontres d’évaluation, dépôt des évaluations complétées dans SharePoint et coordination des communications de suivi.

Communications et événements (20 %)

- Rédige et diffuse les avis et annonces. Tient à jour les listes de contacts et les listes de diffusion électroniques.
- Agit comme premier point de contact en répondant aux courriels reçus dans les boîtes de ressources de l’École, en accueillant les personnes qui communiquent avec celle-ci ou en les dirigeant vers les ressources appropriées. La clientèle comprend notamment les personnes étudiantes potentielles, les fournisseurs, les parents, les donateurs et donatrices ainsi que les diplômé·es.
- En collaboration avec la direction, prépare le rapport annuel de SPOT. Met à jour l’organigramme et les tableaux d’inscription, compile l’information requise, rédige les textes et effectue la mise en page pour révision et approbation.

- Assure la mise à jour du site Web de SPOT (sections À propos, Étudiant·es, Initiatives, Diplômé·es/Événements et Actualités) afin d’en maintenir l’exactitude et la pertinence.
- Contribue à la coordination des événements, notamment la planification, la création et l’envoi des invitations, la gestion des confirmations de présence, la préparation des porte-noms, la commande de nourriture ainsi que l’installation et le démontage du matériel nécessaire.
- Soutient les événements organisés par les personnes étudiantes.

Opérations de l’École (15 %)

- Agit à titre de personne-ressource pour les photocopieurs et les cartes uPrint.
- Assure la liaison avec les services informatiques et/ou les services administratifs relativement aux accès aux lecteurs réseau, aux téléphones et aux problèmes de connexion Internet.
- Coordonne les interventions liées aux installations, notamment les réparations du bâtiment.
- Reçoit et distribue le courrier de l’École; met à jour les boîtes aux lettres du personnel académique et administratif.




- Maintient l’inventaire des fournitures de bureau, du matériel pour événements, de l’eau, du café et d’autres articles nécessaires; effectue les commandes et assure leur organisation.

Traite également toutes les commandes de l’École dans le système d’approvisionnement.

- Coordonne les réservations de locaux non liées aux cours.
- Assure le soutien relatif aux accès au bâtiment, notamment en accordant ou retirant les accès dans Lenel ou en assurant la liaison avec BIMO. Commande les clés de remplacement au besoin.
- Met à jour les plaques nominatives à l’extérieur des bureaux et commande les cartes professionnelles.
- Archive, numérise et détruit les documents conformément aux procédures établies.

La liste des responsabilités présentée ci-dessus est représentative des principales fonctions du poste et ne constitue pas une liste exhaustive de toutes les tâches pouvant être confiées à une personne occupant ce poste.

Autres compétences et aptitudes requises

- Capacité à gérer et à prioriser de multiples demandes simultanément, y compris à effectuer une analyse approfondie des enjeux afin d’en déterminer les priorités.
- Capacité à faire preuve en tout temps d’un haut niveau de professionnalisme, de jugement et de discrétion.
- Expérience en planification et en coordination de réunions et d’événements.
- Capacité à travailler de façon autonome tout en collaborant efficacement au sein d’une équipe.
- Grande flexibilité permettant de s’adapter à des échéanciers serrés, à des changements fréquents et à des demandes variées.
- Rigueur dans le suivi et la documentation des dossiers en cours.
- Maîtrise des outils informatiques et des applications Microsoft Office, notamment Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams et SharePoint.
- Excellente maîtrise du français et de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit.

Formation Et Expérience Minimales Requises DEP - Études de secrétariat 4 ans Expérience pertinente / DEP - Systèmes de bureautique

Salaire Horaire

(AAPNEUM Niveau F) $29.42 - $36.46

Heures Par Semaine

33.75 (Temps plein)

Superviseur

Conseiller pédagogique aux affaires étudiantes

Date de fin de l’emploi (le cas échéant) :

2027-08-31

Date Limite Pour Postuler

2026-08-23

L’Université McGill recrute sur la base du mérite et s’est fermement engagée à promouvoir et instaurer l’équité et la diversité au sein de sa communauté. Nous accueillons favorablement les demandes d’emploi des personnes racisées et de minorités visibles, des femmes, des personnes autochtones, des personnes handicapées, des minorités ethniques, des personnes de toute orientation et identité sexuelles, ainsi que toute personne possédant les aptitudes et les connaissances lui permettant de travailler en collaboration avec diverses communautés. L’Université McGill met en œuvre un programme d’équité en matière d’emploi et invite les membres des groupes visés à indiquer leur appartenance à ces derniers dans leur dossier de candidature.

Les personnes handicapées qui pourraient avoir besoin d’accommodements à n’importe quelle étape du processus de candidature sont invitées à communiquer en toute confidentialité, [email protected].

📌 Coordonnateur (trice) administratif (Montreal)
🏢 McGill University
📍 Montreal