Coordonnateur(trice) de projets – Construction

Nous sommes une entreprise active en investissement immobilier, développement, construction et rénovation, principalement sur nos propres projets résidentiels et multirésidentiels.

Dans le cadre de notre croissance, nous recherchons un(e) Coordonnateur(trice) de projets – Construction afin d’assister notre chargé de projet dans la gestion de plusieurs projets en cours d’exécution et à venir.

Le poste est sous la supervision du chargé de projet, en collaboration étroite avec le surintendant.

Chaque chargé de projet peut être responsable de 2 à 3 projets en exécution, en plus de 3 à 4 projets dans le pipeline à différentes étapes de conception, estimation, préparation ou démarrage. Le ou la coordonnateur(trice) est donc appelé(e) à intervenir sur plusieurs dossiers simultanément et à jouer un rôle central dans l’organisation, le suivi et la coordination des projets.

Il s’agit d’un poste dynamique, exigeant et très concret. Nous recherchons une personne autonome, débrouillarde et proactive, capable de gérer ses priorités et de faire avancer ses dossiers sans avoir besoin d’être constamment encadrée.

Principales responsabilitésAppels de soumissions et approvisionnement

- Préparer et envoyer les demandes de soumissions aux sous-traitants et fournisseurs;
- Transmettre les plans, devis, scopes of work et documents pertinents;
- Effectuer les relances auprès des soumissionnaires;
- Recevoir et organiser les soumissions;
- Préparer des tableaux comparatifs de prix;
- Identifier les exclusions, incohérences ou éléments manquants;
- Coordonner les clarifications avec les sous-traitants;
- Maintenir à jour le registre des appels de soumissions;
- Assister le chargé de projet dans l’analyse, la négociation et l’octroi des contrats.

Contrats, bons de commande et engagements
- Préparer les contrats de sous-traitance;
- Préparer et émettre les bons de commande;
- Obtenir les signatures et documents requis;
- Maintenir le registre des contrats, bons de commande et engagements;
- S’assurer que les travaux commandés sont correctement documentés;
- Faire le suivi des soldes de contrats et des engagements non facturés.

Commandes, livraisons et suivi des matériaux
- Coordonner les besoins en matériaux avec le chargé de projet et le surintendant;
- Effectuer certaines commandes approuvées;
- Maintenir un registre des achats et des éléments à long délai de livraison;
- Suivre les dates de fabrication et de livraison;
- Relancer les fournisseurs;
- Coordonner les livraisons avec le chantier;
- Identifier rapidement les risques de retard;
- Participer aux suivis de chantier liés aux livraisons et à l’approvisionnement.

Budget et suivi des coûts
- Maintenir les budgets de construction à jour;
- Classer les coûts selon les cost codes;
- Maintenir les coûts engagés, facturés et anticipés;
- Assurer le suivi des contrats et bons de commande;
- Assister le chargé de projet dans la préparation du cost-to-complete et des forecasts;
- Maintenir le suivi de la contingence;
- Identifier les écarts entre le budget, les engagements et les coûts réels;




- Produire les informations nécessaires au suivi financier des projets;
- S’assurer que les données de projet sont complètes, fiables et à jour.

Traitement et suivi des factures
- Recevoir et organiser les factures de projet;
- Vérifier leur correspondance avec les contrats et bons de commande;
- Vérifier la codification des coûts;
- Faire confirmer l’avancement des travaux par le surintendant lorsque requis;
- Préparer les factures pour approbation du chargé de projet;
- Coordonner le traitement avec la comptabilité;
- Faire le suivi des factures incomplètes ou problématiques.

Change orders et travaux supplémentaires
- Maintenir un registre complet des change orders;
- Documenter les changements de portée des travaux;
- Obtenir les prix des sous-traitants;
- Centraliser les documents justificatifs;
- Identifier les impacts sur le budget et l’échéancier;
- Suivre les approbations;
- S’assurer que les changements approuvés sont intégrés au budget;
- Faire le suivi jusqu’à la fermeture complète de chaque change order.

Échéancier
- Assister le chargé de projet et le surintendant dans la mise à jour des échéanciers;
- Effectuer les mises à jour régulières;
- Identifier les activités en retard ou à risque;
- Faire les suivis auprès des sous-traitants, fournisseurs et professionnels;
- Maintenir une liste claire des activités critiques à venir;
- S’assurer que les achats et livraisons sont alignés avec les besoins du chantier.

Réunions et coordination de chantier
- Participer aux réunions de chantier;
- Préparer les ordres du jour;
- Prendre les notes et rédiger les procès-verbaux;
- Maintenir une liste des actions, responsables et échéances;
- Effectuer les suivis entre les réunions;
- Participer à des visites de chantier régulières afin de bien comprendre l’avancement des travaux et les enjeux en cours;
- Assurer une communication efficace entre le bureau, le chantier, les professionnels et les sous-traitants.

Plans, RFI et contrôle documentaire
- Maintenir une structure documentaire claire pour chaque projet;
- S’assurer que les équipes utilisent les dernières versions des plans;
- Maintenir les registres de plans, addendas et révisions;
- Préparer et suivre les RFI;
- Faire les suivis auprès des architectes et ingénieurs;
- Maintenir les registres de dessins d’atelier, fiches techniques et approbations;
- Organiser les contrats, PO, soumissions, photos, factures et autres documents du projet.

Permis, inspections et conformité
- Assister dans la coordination des inspections;
- Effectuer certains suivis auprès des professionnels et autorités;
- Maintenir les documents relatifs aux permis;
- Assister dans le suivi documentaire lié à la CCQ, la CNESST, aux assurances et à la conformité des sous-traitants.





Déficiences et fermeture de projet
- Maintenir le registre des déficiences;
- Coordonner les corrections avec les sous-traitants;
- Effectuer les relances jusqu’à leur fermeture;
- Rassembler les garanties, manuels, plans finaux et autres documents nécessaires à la fermeture du projet;
- Assister le chargé de projet dans le close-out complet des projets.

Profil recherché Nous recherchons une personne :
- Très organisée, avec une excellente gestion du temps et des priorités;
- Débrouillarde et orientée vers les solutions;
- Curieuse et intéressée à comprendre les aspects techniques, opérationnels et financiers des projets;
- Capable de travailler de façon autonome et indépendante;
- Proactive dans ses suivis;
- Rigoureuse et attentive aux détails;
- Capable de gérer plusieurs dossiers et projets simultanément;
- À l’aise dans un environnement où les priorités peuvent évoluer rapidement;
- Dotée de très bonnes habiletés de communication;
- Capable de collaborer efficacement avec le chargé de projet, le surintendant, les sous-traitants, fournisseurs et professionnels;
- À l’aise de prendre le téléphone, poser des questions, obtenir l’information manquante et relancer les intervenants;
- Capable de prendre en charge un dossier et de le mener jusqu’à sa fermeture;
- Intéressée à apprendre rapidement et à prendre progressivement davantage de responsabilités.

Nous cherchons quelqu’un qui ne se limite pas à exécuter des tâches, mais qui cherche à comprendre ce qui doit être fait, ce qui manque, ce qui bloque et quelle est la prochaine étape.

Formation et expérience

- Formation en gestion de la construction, génie, architecture, estimation, technique du bâtiment ou domaine connexe;
- Expérience en construction, coordination ou gestion de projets, un atout key;
- Bonne compréhension générale des étapes d’un projet de construction;
- Capacité à lire et comprendre des plans;
- Bonne maîtrise d’Excel;
- Aisance avec les logiciels de gestion de projets et outils numériques.

La connaissance de logiciels tels que Sage Construction, Procore, Monday.com ou MS Project constitue un atout.

Environnement de travail

Le poste est approximativement 60 à 70 % au bureau et 30 à 40 % sur les chantiers.

Le ou la coordonnateur(trice) travaille sur plusieurs projets simultanément, autant sur des projets actuellement en construction que sur des projets à venir.

Le rythme de travail est soutenu. Il faut être capable de gérer plusieurs priorités, de travailler de façon autonome et de faire avancer les dossiers sans attendre constamment des directives.

Ce poste offre une excellente exposition à l’ensemble du cycle de construction et un potentiel d’évolution vers un poste de chargé de projet pour une personne performante, ambitieuse et qui souhaite prendre progressivement davantage de responsabilités.

Rémunération : 60 000,00$ à 100 000,00$ par an

Avantages

- Congés payés
- Événements d'Entreprise
- Heures d'arrivée et de départ flexibles
- Stationnement sur place
- Tenue Décontractée

Lieu du poste : Télétravail hybride à Montréal, QC H3A 3L8

📌 Coordonnateur(trice) de projets – Construction (Montreal)
🏢 Core Holdings
📍 Montreal