Title: Front Office Coordinator (Bilingual)

Employment status: Part-Time - 30 hours a week

Location: Calgary, AB - in person

Salary: $23.55/hour

Start date: August 24, 2026

Closing date: As soon as the position is filled

Le français suit

Front Office Coordinator (Bilingual)

The Lycée international de Calgary, a prestigious, fully accredited bilingual institution (French Ministry, CAIS & Alberta Education), is seeking a professional, adaptable, and bilingual individual to fill the role of Front Office Coordinator. This unique part-time position is essential to the smooth daily operations of our school, combining front-office reception duties with critical lunch-hour supervision, and late -afternoon reception coverage. The ideal candidate is a proactive and welcoming professional who can seamlessly transition between administrative tasks and student supervision, and welcoming after-hours guests - ensuring a warm, safe, and positive environment for our students, families, and visitors.

The work hours are from 12:00 PM to 6:30 PM, Monday to Friday, with flexibility required to cover additional hours for meetings, sick leave, and vacations.

Key Responsibilities• Reception, Customer Service & Safety:

- Student Supervision :
- Student Safety and Incident Management

Job duties Reception and Communication: Be the first point of contact for the school. Greet and assist all students, parents, and visitors in a skilled and friendly manner, both in person, by phone, and by email. Use your bilingual French and English skills to ensure clear and effective communication.

Visitor Management and Safety: Uphold the school's safety protocols by ensuring all visitors follow the required sign-in procedures.

Administrative Support: Respond to inquiries and direct them to the appropriate person or department. Provide general administrative support to the office team to help with daily operations.

Student Support and Supervision: Supervise students during lunch and other designated periods, ensuring safety, order, and positive interactions. Assist with after-school coordination between students and their parents.

Emergency Response: Administer basic first aid when necessary. Handle emergencies calmly and effectively, notifying families, staff, or medical professionals as required.

Office Maintenance: Keep the reception area tidy and organized to maintain a welcoming environment and ensure a smooth flow of traffic.

Mail and Deliveries: Receive, sort, and distribute all incoming mail, packages,



and deliveries for the school.

Experience and Qualifications:

- Bilingual in French and English (required) with strong communication skills, including diplomacy and tact.
- Previous experience in office management, reception, or customer service.
- Friendly and professional, able to work effectively with all age groups.
- Basic first aid certification and adherence to school policies, including safety and emergency procedures.
- Ability to thrive in a fast-paced environment, managing multiple priorities efficiently.
- Highly organized, punctual, flexible, and reliable.
- Strong interpersonal skills and a professional demeanor, capable of working independently and as part of a team.

Titre : Coordinateur.trice du bureau d'accueil

Type d'emploi : Temps partiel - 30 heures par semaine

Lieu : Calgary, Alberta - en personne

Salaire : 23,55 $/heure

Date de début : le 24 août, 2026

Date limite : Dès que le poste sera pourvu

Coordinateur.trice du bureau d'accueil

Le Lycée international de Calgary, un établissement bilingue prestigieux et entièrement accrédité (ministère de l'Éducation nationale , CAIS et Alberta Education)recherche une personne professionnelle, polyvalente et bilingue pour occuper le poste de Coordinateur.trice du bureau d'accueil. Ce poste à temps partiel unique est essentiel au bon fonctionnement quotidien de notre école, alliant les tâches d'accueil à l'accueil principal à la supervision indispensable pendant la pause déjeuner, ainsi qu'à la prise en charge de l'accueil en fin d'après-midi. Le candidat idéal est un professionnel proactif et accueillant, capable de passer sans difficulté des tâches administratives à la supervision des élèves, ainsi qu’à l’accueil des visiteurs en dehors des heures d’ouverture, afin de garantir un environnement chaleureux, sûr et positif à nos élèves, à leurs familles et à nos visiteurs.

Les heures de travail sont de 12 h à 18 h 30, du lundi au vendredi, avec une certaine flexibilité pour couvrir les heures supplémentaires liées aux réunions, aux congés de maladie et aux vacances.

Principales responsabilités





- Accueil service client et sécurité
- Surveillance des élèves
- Soutien organisationnel et assistance administrative
- Sécurité des élèves et gestion des incidents

Fonctions Réception et communication : Être le premier point de contact de l'école. Accueillir et aider tous les élèves, parents et visiteurs de manière professionnelle et amicale, en personne, par téléphone et par e-mail. Utiliser vos compétences bilingues en français et en anglais pour assurer une communication claire et efficace.

Gestion des visiteurs et sécurité : respecter les protocoles de sécurité de l'école en veillant à ce que tous les visiteurs suivent les procédures d'enregistrement requises.

Soutien administratif : répondre aux demandes de renseignements et les diriger vers la personne ou le service approprié. Fournir un soutien administratif général à l'équipe du bureau pour l'aider dans ses tâches quotidiennes.

Soutien aux élèves : superviser les élèves pendant le déjeuner et à d'autres moments précis, en veillant à la sécurité, à l'ordre et à des interactions positives. Contribuer à la coordination après l'école entre les élèves et leurs parents.

Intervention d'urgence : Administrer les premiers soins de base si nécessaire. Gérer les urgences avec calme et efficacité, en informant les familles, le personnel ou les professionnels de santé si nécessaire.

Entretien du bureau : maintenir la réception propre et bien rangée afin de créer un environnement accueillant et d'assurer une circulation fluide.

Courrier et livraisons : réceptionner, trier et distribuer tout le courrier, les colis et les livraisons destinés à l'école.

Expérience et qualifications :

- Bilingue en français et en anglais (obligatoire) avec de solides compétences en communication, notamment en matière de diplomatie et de tact.
- Expérience préalable dans la gestion de bureau, la réception ou le service à la clientèle.
- Amical et professionnel, capable de travailler efficacement avec tous les groupes d'âge.
- Certification de secourisme de base et respect des politiques de l'école, y compris les procédures de sécurité et d'urgence.
- Capacité à s'épanouir dans un environnement dynamique, en gérant efficacement plusieurs priorités.
- Très organisé, ponctuel, flexible et fiable.
- Solides compétences interpersonnelles et attitude professionnelle, capable de travailler de manière autonome et en équipe.

📌 Front Office Coordinator (Calgary)
🏢 Lycée international de Calgary
📍 Calgary