L'adjointe administrative est un membre essentiel de l’équipe clinique. Elle assure un accueil professionnel, chaleureux et efficace des patients, coordonne les rendez-vous, gère les dossiers médicaux et soutient les professionnels de la santé dans leurs tâches administratives. Elle veille à la fluidité des opérations quotidiennes et à la qualité du service à la clientèle.
Responsabilités principales
- Accueillir les patients en personne et au téléphone de manière professionnelle et empathique.
- Gérer la prise, la confirmation et l'annulation des rendez-vous (Clic Santé et Myle)
- Ouvrir et mettre à jour les dossiers médicaux des patients.
- Assurer la gestion administrative des demandes (courriels et résultats des tests)
- Traiter les paiements, produire des reçus et faire la facturation.
- Assurer la confidentialité et la sécurité des informations médicales.
- Soutenir l’équipe clinique dans l’organisation des horaires et le bon déroulement des suivis.
- Collaborer avec les laboratoires, pharmacies et autres professionnels de la santé au besoin.
- Gestion d'inventaire médical.
- Participer à l'amélioration continue des processus administratifs de la clinique.
- Possibilité d'ajout de tâches marketing (selon compétences).
Compétences et qualités recherchées
- Excellentes compétences en communication et service à la clientèle.
- Sens de l’organisation, rigueur et autonomie.
- Capacité à gérer plusieurs tâches à la fois dans un environnement dynamique.
- Discrétion, professionnalisme et respect de la confidentialité.
- Aisance avec les outils informatiques et logiciels de gestion clinique (Myle, Clic Santé, Outlook, Suite Microsoft, etc.)
Exigences
- Diplôme d’études professionnelles (DEP) en secrétariat médical ou expérience équivalente.
- Expérience dans un milieu clinique (atout significant).
- Maîtrise du français à l’oral et à l’écrit (anglais fonctionnel un atout).
Conditions de travail
- Poste à temps plein / temps partiel.
- Horaire de jour (8 h 30 à 16 h 30 du lundi au vendredi).
- Salaire compétitif selon l’expérience et compétences.
- Milieu de travail humain, dynamique et axé sur la collaboration.