Sommaire
Relevant du VP Finance, le(la) secrétaire administratif(ve) assure un soutien essentiel aux opérations comptables, administratives et documentaires de l’entreprise. Elle contribue à la fluidité des communications internes et externes, au traitement rigoureux des dossiers, ainsi qu’à la conformité des processus administratifs. Son rôle est au cœur du bon fonctionnement du bureau et du département comptable, notamment pour les comptes payables, recevables, la gestion documentaire et divers suivis liés aux opérations quotidiennes (papeterie, réception de marchandise).

Responsabilités

Équilibrer les états de compte fournisseurs

Comptes payables (A/P)

Trier les courriels et identifier les factures à traiter

Acheminer les factures en approbation aux personnes responsables

Faire le classement des payables selon les procédures établies

Préparer les enveloppes de chèques et en assurer la distribution interne ou l’envoi postal

Regrouper et classer les bons de livraison / packings provenant des chantiers

Copier et classer les factures d’achats de l'atelier pour les projets

Assister à la réception et à la création des bons de commande (PO) pour le département mécanique

Compléter les ouvertures de comptes fournisseurs (informations bancaires, taxes, licences, documents requis, etc.)

Effectuer le suivi des documents requis auprès des fournisseurs (volume important via ERP)

Participer au processus de fin de mois :

Envoyer les demandes de factures manquantes

Communiquer avec les fournisseurs pour faire corriger les informations (nom, adresse, courriel, etc.)





Comptes recevables (A/R)

Faire les copies des factures de vente et des pièces justificatives pour la comptabilité

Gestion documentaire et suivis administratifs

Regrouper les informations nécessaires pour les relevés de cartes de crédit (factures, preuves, etc.)

Maintenir à jour le fichier cumulatif d’essence par équipe/compagnie

Mettre à jour le fichier de suivi des achats de repas

Participer à la préparation des dossiers et fichiers de fin d’année

Rassembler les copies de factures

Préparer les fiches fournisseurs
Effectuer le classement mensuel requis

Assister la responsable RT au besoin

Appuyer la saisie de temps dans le système comptable

Qualifications

DEP en secrétariat ou DEC en bureautique, administration ou domaine connexe

Minimum 1 à 3 ans d’expérience en soutien administratif ou comptable (milieu industriel ou construction : un atout)

Maîtrise de la suite Office (particulièrement Excel)

Aisance avec les logiciels administratifs ou ERP (Prextra : un atout)

Excellente organisation, rigueur et autonomie

Capacité à gérer plusieurs demandes simultanément dans un environnement dynamique

Bon sens du service client interne et facilité de communication

Nous offrons

Activités sociales organisées par l’entreprise

Régime REER/RPDB

Assurances collectives (dentaire, invalidité, vie, maladie, complémentaire)

Congés mobiles

Environnement de travail stimulant et en pleine croissance

Seniority level

Entry level

Employment type

Full time

Job function

Finance

#J-18808-Ljbffr

📌 Secrétaire administratif(ve) (Quebec City)
🏢 Groupe Tremblay
📍 Quebec City