Human Resources Coordinator

Job Summary
The Human Resources Coordinator completes administrative duties for the HR department, assisting HR Business Partners and HR Managers with onboarding, maintaining employee records, payroll processing, and providing support to all employees.

Responsibilities

Assist with all internal and external HR related inquiries or requests.

Coordinate the new hire process with hiring managers and internal departments.

Draft offers of employment, send background check requests, and collect new hire document packages.

Host orientations and update records of new staff.

Enter new hires into the payroll database (Oracle JDE) in a timely manner, and ensure accuracy of recent hire information.

Maintain both hard and digital copies of employee records.

Create and coordinate internal and external communications to support HR initiatives.

Manage the company training program, process training requests, and seek government grants.

Host training sessions and seminars.

Assist with payroll and ad-­hoc HR projects.

Ensure the payroll system is updated as employee requests for changes/updates are sent (e.g., rate changes, address updates, promotions).

Manage the shared HR team inbox, ensure questions are answered, and urgent items are forwarded or actioned.

Update the employee organization charts and attendance trackers.

Keep up to date with latest HR trends and best practices.

Manage internal event organization and coordination, including recreational events and training activities.

Assist with performance management procedures.

Support other assigned functions.

Assist HR Business Partner as required.

Qualifications

1–2 years of experience on a human resources team.

Bilingual: French/English.

Bachelor of Human Resources Management degree.

Exposure to labor law and employment equity regulations.

Effective HR administration and people management skills.

Exposure to payroll practices.

Full understanding of HR functions and best practices.

Excellent written and verbal communication skills.

Works well under pressure and meets tight deadlines.

Highly computer literate with capability in email, MS Office and related business and communication tools.

Excellent organizational and time management skills.

Strong decision-making and problem-solving skills.

Meticulous attention to detail.

Compensation
Salary range: $55,000 – $80,000 per year. Compensation may vary based on education, experience, knowledge, skills, and local market rates.



The base salary is one component of the total compensation package, which also includes additional rewards and benefits such as short‑term incentives and health insurance.

Benefits

Comprehensive health, dental and medical benefits, including wellness supports.

RRSP matching.

Generous vacation.

Growth: In‑house training and development, access to LinkedIn Learning and other professional development opportunities, employee performance‑based bonus program where applicable.

Rewards: Service milestones and peer recognition plus employee discounts and incentives.

Flexibility: Hybrid working models where applicable.

Diversity: An inclusive organization that embraces diversity and belonging; work in a great team atmosphere with future promotion potential.

EEO and Diversity Statement
GDI Ainsworth is committed to building a diverse and inclusive workplace. Qualified designated group members are encouraged to apply, and reasonable accommodations of qualifications will be considered as per our Accommodation Policy, available upon request.

French Version
Le coordonnateur des ressources humaines est un professionnel chargé d’effectuer des tâches administratives pour le service des ressources humaines d’une organisation. Il assiste le partenaire d’affaires RH et les gestionnaires des ressources humaines dans l’intégration des nouveaux employés, la tenue des dossiers du personnel, le traitement de la paie et apporte un soutien administratif à l’ensemble des employés.

Responsabilités (Français)

Assistez pour toutes les questions ou demandes RH, internes et externes.

Coordonner le processus de recrutement avec les responsables du recrutement et les départements internes.

Rédigez des offres d’emploi, envoyez une demande de vérification des antécédents et collectez les dossiers de documents pour les nouveaux employés.

Orientation des animateurs et mise à jour des dossiers du nouveau personnel.

Entrez les nouvelles recrues dans la base de données de paie (Oracle JDE) en temps opportun et assure‑vous de l’exactitude des informations sur les nouvelles recrues.

Conservez des copies papier et numériques des dossiers des employés.





Créer et coordonner des communications internes et externes pour soutenir les initiatives RH.

Gérer le programme de formation de l’entreprise, traiter les demandes de formation et demander des subventions gouvernementales.

Organisez des séances de formation et des séminaires.

Assister à la paie et aux projets RH ponctuels.

Assurez‑vous que le système de paie est mis à jour au fur et à mesure que les demandes de modifications ou mises à jour des employés sont envoyées (c’est‑à‑dire des modifications de tarifs, mises à jour d’adresse et promotions).

Gérez la boîte de réception partagée de l’équipe RH, assurez‑vous que les questions reçoivent des réponses et que les questions urgentes sont transmises ou traitées.

Mettez à jour les organigrammes des employés et les suiveurs de présence.

Restez informé des dernières tendances et bonnes pratiques RH.

Gestion de l’organisation et de la coordination internes des événements, y compris les événements récréatifs et les activités de formation.

Assistez aux procédures de gestion de la performance.

Soutenez les autres fonctions assignées.

Assister le partenaire RH si nécessaire.

Qualifications (Français)

1 à 2 ans d'expérience dans une équipe des ressources humaines.

Licence en gestion des ressources humaines.

Exposition au droit du travail et aux réglementations sur l’équité en matière d’emploi.

Des compétences efficaces en gestion des ressources humaines et en gestion des personnes.

Exposition aux pratiques de paie.

Compréhension complète des fonctions RH et des meilleures pratiques.

Excellentes compétences en communication écrite et orale.

Il fonctionne bien sous pression et respecte des délais serrés.

Très compétent en informatique avec des compétences en email, MS Office et outils d’affaires et de communication associés.

Excellentes compétences organisationnelles et de gestion du temps.

De solides compétences en prise de décision et en résolution de problèmes.

Une attention méticuleuse aux détails.

Bilingue: français / anglais.

Énoncé EEO et Diversité (Français)
GDI Ainsworth s'engage à construire un environnement de travail diversifié et inclusif. Les membres qualifiés désignés du groupe sont encouragés à postuler, car tout aménagement raisonnable des qualifications sera pris en compte conformément à notre politique d’aménagement, disponible sur demande.

#J-18808-Ljbffr

📌 Human Resources Coordinator (Bilingual) (Ontario)
🏢 Ainsworth
📍 Ontario