We are seeking a detail-oriented Sales Operations Administration professional to join our Global Retail Business Intelligence & CRM team in Toronto.

In this role, you will support the operational backbone of our retail distribution business — ensuring accurate trade and asset tracking, seamless fund onboarding, reliable sales reporting, regulatory compliance, and accurate compensation operations, with a particular focus on ETF products.

Working at the intersection of sales, operations, finance, and compliance, you will partner across teams to keep our processes running smoothly and our advisors and distribution partners well supported.

This is a solid fit for someone with a Canadian financial services operations background who thrives on precision, problem-solving, and continuous improvement.
**Position Responsibilities:**
Trade & Asset Tracking and Resolution
Monitor, reconcile, and track trades and asset flows across mutual fund, SMA, and ETF product lines.

Investigate and resolve trade discrepancies, settlement issues, and asset-movement exceptions in a timely manner.

Coordinate with dealers, custodians, and internal teams to ensure accurate and complete transaction records.
**Fund Onboarding**
Support the end-to-end onboarding of new funds and share classes onto distribution and transaction platforms.

Set up and validate fund and product data across Fund

Serv, IFAST, and related systems.

Partner with product, legal, and operations teams to ensure onboarding requirements and timelines are met.
**Sales Reporting**
Produce accurate and timely sales, asset, and flow reporting for internal stakeholders and distribution partners.

Maintain data integrity across reporting sources and reconcile discrepancies between systems.

Support ad hoc analysis and reporting requests from sales leadership and the business intelligence team.
**Compliance — FINRA & OSFI**
Support compliance requirements and reporting obligations under FINRA and OSFI regulatory frameworks.

Maintain accurate records and documentation to support regulatory filings, audits, and reviews.

Identify, escalate, and help remediate compliance exceptions in partnership with the compliance team.
**Compensation Operations — ETF Focus**
Administer compensation operations processes, with a specific focus on ETF compensation.

Calculate, validate, and reconcile compensation payments and related data.

Investigate and resolve compensation discrepancies and respond to inquiries from sales and distribution partners.
**Required Qualifications**
2+ years of relevant experience and working knowledge of SMA (Separately Managed Accounts) and ETF (Exchange-Traded Fund) products.

Hands-on experience with Fund





Serv and IFAST transaction / order-routing platforms.

Strong attention to detail and a demonstrated ability to reconcile data and resolve exceptions.

Proficiency with Microsoft Excel and sales/operations reporting tools.

Excellent organizational, analytical, and communication skills.

Ability to manage multiple priorities and meet deadlines in a fast-paced operations environment.
**Preferred Qualifications**
Background in Canadian financial services operations (strongly preferred).

Experience with Broadridge ETF processing solutions (a strong asset).

Familiarity with FINRA and OSFI regulatory requirements.

Post-secondary education in business, finance, or a related field.

Relevant industry designations (e.g., Canadian Securities Course) are an asset.
**When you join our team:**
We'll empower you to learn and grow the career you want.

We'll recognize and support you in a flexible environment where well-being and inclusion are more than just words.

As part of our global team, we'll support you in shaping the future you want to see.
#LI-Hybrid
The role being advertised is an existing vacancy.
**Acerca de Manulife y John Hancock**
Manulife Financial Corporation es un importante proveedor internacional de servicios financieros que ayuda a las personas a tomar decisiones de una manera más fácil y a vivir mejor.

Para obtener más información acerca de nosotros, visite
http://www.manulife.com .
**Manulife es un empleador que ofrece igualdad de oportunidades**
En Manulife/John Hancock, valoramos nuestra diversidad.

Nos esforzamos por atraer, formar y retener una fuerza laboral tan diversa como los clientes a los que prestamos servicios, y para fomentar un entorno laboral inclusivo en el que se aprovechen las fortalezas de las culturas y las personas.

Estamos comprometidos con la equidad en las contrataciones, la retención de talento, el ascenso y la remuneración, y administramos todas nuestras prácticas y programas sin discriminación por motivos de raza, ascendencia, lugar de origen, color, origen étnico, ciudadanía, religión o creencias religiosas, credo, sexo (incluyendo el embarazo y las afecciones relacionadas con este), orientación sexual, características genéticas, condición de veterano, identidad de género, expresión de género, edad, estado civil, estatus familiar, discapacidad, o cualquier otro aspecto protegido por la ley vigente.





Nuestra prioridad es eliminar las barreras para garantizar la igualdad de acceso al empleo.

Un representante de Recursos Humanos trabajará con los solicitantes que requieran una adaptación razonable durante el proceso de solicitud.

Toda la información que se haya compartido durante el proceso de solicitud de adaptación se almacenará y utilizará de manera congruente con las leyes y las políticas de Manulife/John Hancock correspondientes.

Para solicitar una adaptación razonable en el proceso de solicitud, envíenos un mensaje a
[email protected] .
**Referenced Salary Location**
Toronto, Ontario
**Modalidades de Trabajo**
Híbrido
**Salary range is expected to be between**
$55,125.00 CAD - $91,875.00 CAD
Los empleados también tienen la oportunidad de participar en programas de incentivos y recibir una compensación vinculada al rendimiento empresarial e individual.

El salario real variará según las condiciones del mercado local, la geografía y factores relacionados con el puesto como conocimientos, habilidades, requerimientos, experiencia y educación/formación.

Si solicitas este puesto fuera de tu ubicación principal, por favor escríbenos a
[email protected]
para conocer el rango salarial correspondiente a tu ubicación.

Manulife ofrece a los empleados aptos una amplia variedad de beneficios personalizables, entre ellos, beneficios de salud, odontológicos, de salud mental, oftalmológicos, por discapacidad a corto y a largo plazo, cobertura de seguro de vida y por muerte accidental y desmembramiento, adopción/subrogación y bienestar, y planes de asistencia al empleado/familiar.

También ofrecemos a los empleados admisibles varios planes de ahorro para la jubilación (incluidos planes de pensiones y un plan mundial de propiedad de acciones con contribuciones equivalentes del empleador) y recursos de asesoramiento y educación financiera.

Nuestro generoso programa de tiempo libre remunerado en Canadá incluye feriados, vacaciones, días personales y días por enfermedad, y ofrecemos la gama completa de ausencia laboral reglamentaria.

Si se está postulando para este puesto en los EE. UU., póngase en contacto con
[email protected]
para obtener más información sobre las disposiciones relativas al tiempo libre remunerado específicas de EE. UU.

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📌 Sales Operations Administrator (Toronto)
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