Job Description SummaryLe Spécialiste - Gestion Documentaire relève du Gestionnaire Spécialiste - Gestion Documentaire. Il/Elle est responsable de la mise en œuvre de la gestion des documents selon le processus interne au niveau du projet. Il/Elle gère les livrables de la documentation du projet en utilisant les processus documentaire et l’outil de gestion. Il/Elle possède et tient à jour la liste des documents du projet. Le Spécialiste - Gestion Documentaire est responsable de son propre travail lié à la gestion de la qualité des documents relatifs au projet et de supporter l'équipe projet à livrer la documentation selon l’échéancier du projet.
The Specialist - Document Management reports to a Lead Specialist - Document Management. He/She is responsible to implement Document Management following internal process on a project level. He/She manages project documentation deliverables by using document control process and management system. He/She owns and maintains the project’s Master Document List. The Specialist - Document Management is accountable for his/her own work related to the quality management of documents on the project and for supporting the team in making schedule deadlines. Job Description

Rôles et responsabilités :

Processus de gestion des documents & DMS

· Utilisation des procédures établies pour définir ou résoudre les problèmes liés à la définition et au déploiement du processus de gestion des documents dans le cadre d'un projet.

· Préparer la procédure de contrôle des documents du projet liée à la gestion des documents du projet

· Suivre les livrables de la documentation du projet

· Garantir la cohérence et la qualité de la documentation du projet

- Former les nouveaux utilisateurs au système de gestion de la documentation

- Fournir assistance aux utilisateurs du logiciel de contrôle des documents

- Créer et maintenir les listes de documents nécessaires au projet.

· Gérez toutes les transactions relatives aux documents du projet pour l'entreprise en veillant à ce que toutes les informations pertinentes soient correctement enregistrées dans le système de gestion des documents





Interface client/partenaire

· Aider le PED à assurer la liaison avec les clients et les partenaires afin de suivre les livrables de la documentation du projet

- Soumettre des documents au client

- Suivre les commentaires et les réponses des clients, ainsi que le renvoi des documents

- Gérer le statut de retour de la documentation du projet par les clients dans le système de gestion des documents

- Préparer la transmission avec une liste de livrables et des dates de soumission définies

- Enregistrer toute la documentation nécessaire dans le système

Qualifications requises :

- Maîtrise de l'anglais avancée

- Expérience minimale de 2 ans en gestion documentaire ou ingénierie

- Capacité et volonté de voyager à hauteur de 15 % du temps, y compris à l'international, et obligation de se conformer à toutes les politiques de l'entreprise en matière de voyages et de fiscalité.

Compétences souhaitées :

- Baccalauréat en documentation ou en ingénierie, ou d'une expérience équivalente

- Maîtrise du français avancée

- Expérience de contact direct avec les clients et les représentants des sous-traitants

- Bonne compréhension des processus d'ingénierie et des systèmes de contrôle des documents. Connaissance générale des termes techniques d'ingénierie. La connaissance de la conception des sous-stations est un atout.

Roles and responsibilities:

Document management process & DMS

- Use established procedures to define or to resolve issues related Document Management process definition and deployment on a project.

- Prepare the Project Document Control Procedure related to the Document Management on the project

- Follow-up the project documentation deliverables

- Ensure consistency and high quality within the project documentation





- Conduct Documentation Management System training to new users

- Provide functional assistance and support users with document control software

- Create and maintain all necessary document lists for the project.

- Manage all project document transactions for the company ensuring all relevant information is accurately recorded on the Document Management System

Client/partner interface

- Support PED to liaise with customers and partners to follow-up the project documentation deliverables

- Submit documents to customer

- Track customer comments and answers, along with document resubmission

- Manage customer return status of project documentation within the Document Management System

- Prepare transmittal with defined deliverables list & submission dates

- Record all necessary document receipts

Required Qualifications:

- Advanced English language proficiency - speaking & writing

- Min. 2 years of experience in technical document control or engineering

- Ability and willingness to travel 15% of the time, including international, and must comply with all relevant company travel and tax policies

Desired Characteristics:

- A bachelor’s degree in Documentation or in Engineering, or equivalent experience

- Advanced technical French language proficiency, strongly desired

- Experience of direct contact with customers and subcontractors’ representatives

- Good understanding of engineering processes and document control systems. General knowledge of engineering technical terms. Knowledge of substation design a bonus.

- Working knowledge of the following software:

- Microsoft Office package (Excel, Outlook, Word)

- Adobe Acrobat Professional or BlueBeam (PDF)

- Knowledge of Documentation Management System tool is a plus

Qualities:

- Detail orientated with a disciplined approach, structured

- Structured, and organized

- Solid Communication skills within project team members and management.

- Ability to work in a team with project deadline pressure.

- Good time management skills

- Analytical and organizational skills

Additional Information

Relocation Assistance Provided: No

📌 Spécialiste - Gestion Documentaire - Specialist - Document Management (La Prairie)
🏢 GE Vernova
📍 La Prairie