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Base pay range CA$27.07/hr - CA$36.14/hr
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Au CISSSMO , nous partageons une mission commune. Elle consiste à maintenir et améliorer la santé et le bien-être de notre communauté en rendant accessible un ensemble de services de santé et de services sociaux intégrés et de qualité.

AVANTAGES

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CONCOURS RÉSERVÉ AUX ÉTABLISSEMENT DU RÉSEAU DE LA SANTÉ ET DES SERIVES SOCIAUX (RSSS) INTÉGRÉS À SANTÉ-QUÉBEC LE 1er DÉCEMBRE 2024**

Description

Sous la responsabilité du directeur, la personne titulaire du poste assiste ce dernier dans ses fonctions, agit à titre de première répondante auprès des collaborateurs internes et externes et effectue un travail varié et complexe de soutien administratif pour la direction.

Elle soutient le directeur dans la planification et la gestion de son temps. Elle assure la préparation et le suivi des dossiers du directeur pour les comités auxquels il participe. Elle agit en soutien administratif auprès des membres de l’équipe de la direction dans un contexte d’amélioration continue des processus sous sa responsabilité. Elle est appelée, à la demande du directeur, à participer à différents comités à titre de représentante de l’employeur. L’ensemble de ses responsabilités l’amène à travailler dans un environnement complexe composé de situations diversifiées.

Fonctions générales et spécifiques

Elle est responsable du fonctionnement administratif et de membres du personnel de la direction qui œuvrent dans des fonctions de secrétariat (ex. : agente administrative) au sein de la direction, et ce, afin d’optimiser les modes de fonctionnement et uniformiser les compétences du personnel de bureau à l’intérieur de la direction. Dans ce contexte, elle assure le respect et l’application des normes et des différentes modalités administratives déterminées par l’établissement. Elle veille à l’efficience des activités administratives de la direction et collabore à la sélection du personnel de bureau, à leur évaluation ainsi qu’au développement de leurs compétences.

La personne titulaire du poste détient un pouvoir de contrôle en ce qui concerne l’application des procédés administratifs du personnel de bureau de l’ensemble de la direction. Cette autorité lui confère le droit d’agir, d’intervenir et de donner des directives dans différentes unités administratives de la direction afin d’assurer une harmonisation en ce qui concerne les processus spécifiques qui s’inscrivent dans le cadre de la gestion administrative de l’établissement. Dans ce contexte, elle assure le respect et l’application des normes et des différentes modalités administratives déterminées par l’établissement.

En qualité de technicienne en administration (attachée de direction), elle exerce des fonctions de soutien au directeur et est appelée à intervenir auprès du personnel de la direction dans la gestion et le suivi de dossiers reliés aux responsabilités de la direction, et ce, autant pour les mandats avec les partenaires externes qu’internes. En tant que membre du comité de gestion de la direction, elle participe aux discussions touchant le fonctionnement de l’ensemble de la direction afin d’optimiser les différents processus administratifs qu’on y retrouve et en demeure solidaire une fois ceux-ci adoptés.





En tant que membre du comité de soutien de la haute direction, elle participe aux discussions touchant l’élaboration et l’harmonisation des politiques et procédures administratives et des outils de travail de l’organisation ainsi que le développement des compétences du personnel administratif. Elle s’assure de transmettre l’information auprès du personnel de soutien et aux gestionnaires (si requis) de sa direction.

Responsabilités Et Attributions Générales

Assister son supérieur immédiat dans les différents mandats qui lui sont confiés
Responsable de la gestion d’agenda et des courriels de son supérieur immédiat en tenant compte des priorités
Assurer le suivi des courriels et du courrier en collaboration avec son supérieur immédiat et mettre en place un mécanisme de suivi pour les redditions de comptes
Participer aux rencontres du comité de gestion de sa direction et du comité de soutien de la haute direction
Participer, le cas échéant, au sous-comité du conseil d’administration dont sa direction est responsable
Assister à des rencontres ou à des comités à titre de représentante de la direction
Représenter, à la demande de son supérieur, sa direction tant à l’intérieur qu’à l’extérieur de l’établissement
Effectuer des travaux d’ordre administratif reliés à la gestion des ressources financières, à la gestion des ressources humaines, à la gestion des ressources matérielles et à l’organisation du travail
Autoriser les relevés de présence des gestionnaires et autres employés de la direction et remplir les formulaires de demandes de remboursement des dépenses liées au travail de son supérieur immédiat
Assurer un soutien à son supérieur immédiat et aux gestionnaires de sa direction en les conseillant sur la définition des orientations, des objectifs et des priorités en matière de procédés administratifs
Émettre, à l’intérieur de son champ d’autorité, des directives aux unités administratives de sa direction
Responsable de l’application du programme d’identification visuelle quant à la conformité des documents produits par les gestionnaires ou le personnel de la direction
Collaborer à l’élaboration de politiques, procédures, programmes, normes, règles ou procédés de nature administrative à l’intérieur de sa direction, en assurer le contrôle, l’application et la mise à jour
S’assurer du respect des lois, des politiques, des procédures, des normes, des contrats, des règlements et des directives en fonction des mandats qui lui sont confiés
Responsable des mises à jour des outils de communication de la direction, notamment le bottin des employés et gestionnaires, l’organigramme, l’intranet, etc.
Responsable du personnel administratif de la direction qui œuvre dans des fonctions de secrétariat au sein de la direction
Responsable, le cas échéant, de l’aspect logistique relié à l’arrivée d’un nouveau gestionnaire ou personnel de soutien de sa direction
Assurer l’imputabilité des mandats qui lui sont confiés
Appliquer les règles relatives à la confidentialité, à la conservation, à la circulation et à la destruction des documents
S’assurer de s’adjoindre les personnes et expertises nécessaires à la réalisation de ses mandats
Préparer et assurer le suivi des dossiers administratifs spécifiques au bureau du directeur et agit comme interlocuteur auprès des autres directions de l’établissement ou de l’externe
Rédiger la correspondance du directeur et s’assurer d’une qualité grammaticale exemplaire




Assurer le suivi et prépare les documents pour les différents comités (direction, gestion, sous-comité du conseil d’administration, etc.) en s’assurant de la conformité et de la pertinence des informations reçues
Responsable de l’information qui transige pour signature auprès de la Direction générale
Assurer la logistique des réunions périodiques de la direction (l’organisation, la prise de notes et les suivis nécessaires)
Collaborer, le cas échéant, à la préparation des différents indicateurs de performance que l’on retrouve dans la salle de pilotage stratégique
Soutenir le directeur dans ses travaux visant l’élaboration et la mise à jour de l’offre de service, de l’organigramme et autres documents administratifs de la direction
Se charger des questions relevant de ses attributions et rédiger, sous sa signature, la correspondance en réponse à des demandes courantes
Voir au suivi des décisions du directeur auprès du personnel de la direction et des gestionnaires concernés et en assurer la vigie
Participer à l’élaboration, à la mise en place et à l’amélioration des outils essentiels à la saine gestion de la direction
Gérer les appels téléphoniques et s’assurer d’une accessibilité rapide dans les heures d’ouverture
Répondre aux demandes d’information et fournir la réponse à certaines questions relevant de sa compétence
Participer à l’identification des besoins de formation et au développement des compétences de membres du personnel de bureau de la direction
Assurer le transfert de connaissances des différents documents d’encadrement (ex. : politiques, procédures…) auprès des membres du personnel de bureau

Autres Tâches

Exécuter toute tâche connexe à la demande de son supérieur immédiat

Formation

Détenir un (DEC) en bureautique

OU

Détenir une (AEC) en bureautique (de huit cents heures et plus) combinée à l’équivalent d’un (2) ans d’expérience (en heures travaillées) à titre d’agent administratif classe 1 volet secrétariat

Exigences Spécifiques

Avoir réussi les tests suivants: Français, Word, Excel et le test de rédaction.

Profil de compétences

Compétences Comportementales De Base

Confidentialité
Polyvalence
Esprit d’équipe, collaboration
Souci de la satisfaction de la clientèle
Planification et organisation personnelle du travail, autonomie
Souplesse, flexibilité et adaptation au changement
Sens des responsabilités, initiative, dynamisme
Partage des connaissances (expertise)

Compétences Professionnelles

Maîtrise des outils bureautiques et des systèmes informatiques requis pour l’exécution des tâches, tels que la suite Microsoft 365 (Word, Excel, One Drive, Copilot, etc.), Logibec, SICHELD, etc.
Maîtrise du français parlé et écrit
Habiletés de rédaction et de mise en forme de documents
Capacité à prioriser et à travailler sous pression
Habiletés relationnelles
Travail d’équipe et sens de la collaboration
Responsable, sens de l’organisation
Autonomie et rigueur
Discrétion, devoir de réserve et loyauté

En apprendre plus sur le CISSSMO (emplois-cisssmo.ca)

Pour toutes questions relatives à l’affichage, vous pouvez communiquer avec madame Angèle Arsenault par courriel à [email protected], par message Teams ou par cellulaire au (phone hidden).

Vous avez jusqu’au 3 juin pour déposer votre candidature.

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CONCOURS RÉSERVÉ AUX ÉTABLISSEMENT DU RÉSEAU DE LA SANTÉ ET DES SERIVES SOCIAUX (RSSS) INTÉGRÉS À SANTÉ-QUÉBEC LE 1er DÉCEMBRE 2024**

Seniority level Seniority level Mid-Senior level
Employment type Employment type Full-time
Job function Job function Other
Industries Hospitals and Health Care
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#J-18808-Ljbffr

📌 Technicien·ne en administration (syndicable non syndiqué) (Quebec City)
🏢 CISSS de la Montérégie-Ouest
📍 Quebec City