Broccolini est un employeur offrant l'égalité des opportunités et nous nous engageons à créer un environnement diversifié et inclusif. Nous ne pratiquons aucune discrimination fondée sur la race, la religion, la couleur, l'origine nationale, le sexe, l'orientation sexuelle, l'âge, l'état civil, le handicap ou le statut de vétéran. Des aménagements pour les candidats handicapés sont disponibles sur demande à toutes les étapes du processus de recrutement.

Broccolini est une entreprise familiale et un fournisseur unique de services en construction, en développement et en immobilier. Notre entreprise dessert, au Canada, les marchés industriels, commerciaux et résidentiels. Broccolini est reconnu pour la qualité de son travail, ses technologies innovatrices, sa franche collaboration et ses normes de qualité exceptionnelles.

Ce que vous ferez en tant que Adjoint(e) aux projets :

RESPONSABILITÉS

Coordonner les activités administratives relatives à la gestion de projet de construction (comptes-rendus de réunions, émission des bons de commandes, notes de changement, etc.)

Effectuer les suivis des ordres de changement et des directives en collaboration avec les membres de l'équipe de projet

Créer et organiser les documents de construction, incluant tous les documents relatifs à la conformité en matière de santé et de sécurité et les contrats des sous-traitants

Saisir des données comptables pour fins de facturation

Gérer et organiser les réunions de l’équipe de projet

Gérer les documents de fin de projet

Préparer et compiler les factures des fournisseurs et d’autres documents requis pour approbation et traitement

Jumeler les factures aux bordereaux d’expédition

Communiquer avec les sous-traitants ou le client concernant les documents de facturation et les paiements

Assurer la liaison avec l’équipe de la comptabilité au siège social

Qualifications

Détenteur d'un diplôme en administration, en secrétariat, techniques de bureautique ou autre

Un minimum de 3 ans d'expérience dans un poste similaire, dans le domaine de la construction

Expérience/très bonnes connaissances et aptitudes en comptabilité

Bilingue (français, anglais); niveau avancé du français exigé. Le bilinguisme est requis afin de communiquer avec nos clients et nos collègues à l’extérieur du Québec





Excellente maîtrise des logiciels MS Office; très à l’aise dans l’utilisation de tous types de logiciels

Grande capacité de travail d'équipe et du respect des échéanciers

Bonnes capacités de gestion du temps et des priorités, sens de l'organisation élevé

Capacité à travailler dans un milieu dynamique, à un rythme rapide

Organisé, minutieux, et avoir l’esprit d’initiative

Broccolini est une entreprise en pleine croissance qui offre une approche multi-marchée, un environnement de travail dynamique, un programme de rémunération concurrentiel et d’excellents avantages sociaux incluant :

Plan d'assurance groupe (3 plans différents)

Service de télémédecine (accès à un(e) infirmier(ère) ou un(e) docteur(e) 24/7)

Programme d'aide aux employés

Programme de formation et développement professionnel

Programme de mentorat

Programme de compliment de maternité

Programme de diner santé, à un coût très raisonnable

Comités sociaux, de bien-être et d'autonomisation des femmes actifs (5 à 7, défis bien-être, formations)

Accès gratuit à une gym moderne, à l'entraînement personnel et aux cours collectifs de remise en forme.

Nombreuses places de stationnement gratuit

Café, espresso et thé gratuit

Broccolini remercie tous les candidats intéressés, mais seules les personnes retenues seront contactées.

Broccolini is an equal opportunity employer and we are committed to creating a diverse and inclusive environment. We do not discriminate on the basis of race, religion, colour, national origin, gender, sexual orientation, age, marital status, disability status or veteran status. Accommodations for applicants with disabilities are available at all stages of the recruitment process upon request.

What you will do as a Project Administrative Assistant:

Responsibilities

Coordinate the administrative functions of the construction department (Taking meeting minutes,



issuing purchase orders, change directives, etc.)

Oversee change orders and requests for bids in collaboration with the project team members

Create and organize construction documents including all health and safety compliance documents and subcontractor contracts

Enter accounting data for billing purposes

Manage Project Manager’s calendar for the organization and coordination of team meetings

Manage project close out documents

Prepare and compile supplier invoices and other documents necessary for approval and processing.

Match invoices to packing slips

Communicate with subcontractors or the client regarding billing documents and payments

Liaise with the Accounting team at head office

Qualifications

Diploma in Administration, Secretarial, or similar discipline

Minimum of 3 years’ experience in a similar position, construction industry experience is considered an asset

Experience/very good understanding of accounting functions

Bilingual (French and English); advanced level of French required. The need for bilingualism is required to communicate to our clients and colleagues outside of Quebec

Excellent knowledge of MS Office software; Tech-savvy with various computer software’s

Strong teamwork abilities and ability to manage scheduling

Ability to work within tight deadlines, solid time management skills and ability to prioritize in a dynamic and fast pace working environment

Organized, meticulous and carries a team spirit

Broccolini is a fast-growing company that offers a multi-market approach, a dynamic working environment, a competitive compensation program and excellent benefits such as:

Group Insurance Plan (three plans to choose from)

Telemedicine (24/7 access to a nurse or doctor)

Employee Assistance Program

Professional Training & Development Program

Mentorship Program

Maternity Top-Up Program

Healthy lunch program at a very reasonable cost

Active social, wellness and female empowerment committees (5 a 7s, wellness challenges, trainings)

Free access to modern gym facilities, personal training and group classes

Ample free parking

Free espresso, coffee & tea

Broccolini thanks all interested applicants, however only those under consideration will be contacted.

#J-18808-Ljbffr

📌 Adjoint(e) aux projets | Project Administrative Assistant (Quebec City)
🏢 Broccolini
📍 Quebec City