Job Description Summary
Support Administratif Multi-Départements

Service Amerique du Nord

Gestion de Projets

Gestion des personnels Chantier

Santé‑Sécurité

Mission principale
Assurer un support organisationnel et documentaire efficace pour les départements de Gestion des personnels chantiers, Gestion des projets et EHS, afin de faciliter la coordination des activités, le suivi des projets et la conformité administrative.

Cross-Departmental Administrative Support
North America Division

Project Management

Site Personnel Management

Health & Safety

Main Mission
Provide effective organizational and documentary support to the Site Personnel Management, Project Management and EHS departments in order to facilitate activity coordination, project monitoring and administrative compliance.

Job Description
Responsabilités principales
Support administratif général

Gérer les agendas, organiser les réunions et rédiger les comptes rendus.

Organiser les visites professionnelles corporatives.

Gérer les communications internes et externes pour l’équipe service.

Assurer l’accueil administratif des nouveaux collaborateurs.

Maintenir à jour les bases de données et les fichiers administratifs.

Support Personnels Chantier

Traitement des heures travaillées pour la paie

Mise à jour des niveaux de compétences dans Salesforce

Soutien global au chantier (flotte des véhicules, outils)

Support Gestion de Projets

Classification des rapports chantier et suivi des approbations

Création des clients dans SAP

Archivage des certificats d’exemption de taxes

Extraction at archivage hebdomadaire des rapports SAP

Taches connexes liés aux outils informatique de gestion

Support EHS (Santé‑Sécurité)

Assurer le suivi administratif des documents EHS.





Suivi des documents requis pour les dossiers de qualifications clients sur des différents platformes (demandes d’assurance, insertion des politiques et procédures EHS, profile CNESST…)

Profil recherché
Formation

en gestion administrative, management ou équivalent

Expérience

2 à 5 ans d’expérience en support administratif

Expérience dans un environnement technique, industriel ou projets fortement appréciée

Compétences techniques

Maîtrise des outils bureautiques (MS Office: Excel, Word, PowerPoint, Outlook)

Bonne capacité de gestion documentaire

Connaissance des environnements projets et techniques (atout)

Notions EHS (Environnement Sante Sécurité) appréciées.

Compétences comportementales

Sens de l’organisation et gestion des priorités

Rigueur, discrétion et fiabilité

Capacité à travailler avec plusieurs départements

Bon relationnel et esprit d’équipe

Autonomie et proactivité

Langues

Français: courant

Anglais : professionnel

Conditions du poste

Poste basé à: La Prairie.

Temps de travail: Temps plein | Hybrid 3j/semaine

Key Responsibilities
General Administrative Support

Manage calendars, organize meetings and write minutes.

Organize corporate and professional visits.

Manage internal and external communications for the service team.

Handle the administrative onboarding of new employees.





Keep databases and administrative files up to date.

Site Personnel Support

Process hours worked for payroll

Update skill levels in Salesforce

Provide overall site support (vehicle fleet, tools)

Project Management Support

Classify site reports and track approvals

Create customer profiles in SAP

Archive tax exemption certificates

Extract and archive SAP reports weekly

Perform related tasks involving IT management tools

EHS (Environment, Health and Safety) Support

Manage the administrative tracking of EHS documents.

Track the required documents for customer qualification files on different platforms (insurance requests, uploading of EHS policies and procedures, CNESST profile, etc.)

Qualifications
Education

Background in administrative management, business administration or equivalent

Experience

2-5 years of experience in administrative support

Experience in the technical, industrial or project environment is highly preferred

Skills
Technical skills

Proficiency in office software (MS Office: Excel, Word, PowerPoint, Outlook)

Strong document management skills

Familiarity with project and technical environments is a plus

Working knowledge of EHS (Environment Health Safety) concepts is appreciated.

Soft Skills

Strong organizational and priority management skills

Rigor, discretion and reliability

Ability to work with multiple departments

Positive interpersonal skills and a team player

Self‑driven and proactive

Languages

French: fluent

English: professional proficiency

Position Details

Position based in: La Prairie.

Working hours: Full-time | Hybrid 3 days/week

Additional Information
Relocation Assistance Provided: No

#J-18808-Ljbffr

📌 Spécialiste en support des opérations - Operations Support Specialist (Quebec City)
🏢 GE Vernova
📍 Quebec City