Job Description titre de coordonnateur(trice) bilingue Bureau et installations , vous jouerez un rle central dans la cration dune exprience exceptionnelle en milieu de travail notre sige social dEtobicoke, tout en offrant, lorsque cela est appropri, un soutien virtuel notre bureau de Montral.

En tant que personne-ressource reprsentant le bureau et partenaire de confiance auprs des employs, des gestionnaires, des fournisseurs et des parties prenantes externes, vous veillerez quotidiennement au fonctionnement fluide, efficace et professionnel du milieu de travail.

Ce poste combine lexprience employ en milieu de travail, la coordination des installations, ladministration financire, la gestion des fournisseurs et le soutien aux activits de lentreprise.

Vous serez responsable des activits du bureau, rglerez les problmes de manire proactive, grerez les principales relations avec les fournisseurs, coordonnerez les activits lies aux installations, contribuerez la gestion budgtaire et au traitement des factures, et reprerez des occasions damliorer les processus grce la technologie et des solutions fondes sur lintelligence artificielle.

Pour russir dans ce rle, vous devrez possder un excellent sens du service la clientle, des capacits organisationnelles exceptionnelles, une grande attention aux dtails et une relle fiert maintenir un milieu de travail accueillant et performant. titre de coordonnateur(trice) bilingue Bureau et installations , vous aurez les responsabilits suivantes: Exprience en milieu de travail et activits du bureau.

Prendre en charge et amliorer continuellement lexprience en milieu de travail des employs et des visiteurs au sige social dEtobicoke.

Accueillir les employs, les visiteurs, les candidats et les fournisseurs, tout en agissant comme ambassadeur ou ambassadrice professionnel(le) de lorganisation.

Agir comme principal point de contact pour les employs, les visiteurs et les fournisseurs en grant la bote courriel du bureau, en rpondant aux appels entrants et en assurant un suivi rapide des demandes lies au milieu de travail.

Coordonner les activits du bureau, notamment la gestion des salles de runion, les services de traiteur, le courrier, les fournitures, les commodits et les espaces communs.

Planifier et soutenir les activits de mobilisation des employs, les initiatives de mieux-tre, les clbrations et les vnements organiss au bureau.

Superviser les programmes de services en milieu de travail, notamment les commodits et les collations offertes au bureau, afin de garantir une exprience de grande qualit aux employs.

Gestion des installations et des fournisseurs Agir comme principale personne-ressource auprs du propritaire de limmeuble, de lquipe de gestion immobilire et des fournisseurs de services en milieu de travail.

Coordonner les demandes dentretien, les rparations, les amliorations apportes aux bureaux et les activits dentretien prventif.

Veiller lobtention et la gestion efficace des autorisations du propritaire, des exigences de limmeuble et des activits de conformit en milieu de travail, et communiquer adquatement linformation aux employs.

Grer les relations avec les entrepreneurs responsables des installations, les fournisseurs de bureau, les services de messagerie, les partenaires bancaires, les fournisseurs de services de dchiquetage confidentiel et dentreposage hors site, ainsi quavec les autres prestataires de services en milieu de travail.





Soutenir la logistique du milieu de travail, notamment laccs aux bureaux, la coordination de la scurit, les dmnagements internes et la gestion des espaces.

Offrir distance, lorsque possible, un soutien la coordination des installations du bureau de Montral.

Grer le fournisseur de services dentreposage hors site de lentreprise et tenir des registres dinventaire prcis.

Administration financire et coordination budgtaire Traiter les factures lies aux bureaux et aux installations, coordonner leur approbation, suivre ltat des paiements et rpondre aux demandes courantes des fournisseurs.

Soutenir ladministration du budget des installations en assurant le suivi des dpenses, les rapprochements, la production de rapports et la gestion des factures.

Coordonner les activits bancaires, les dpts et la documentation connexe.

Tenir jour des dossiers prcis concernant les installations, les fournisseurs, les stocks, les actifs et les activits administratives.

Technologie et amlioration continue Reprer les possibilits de simplifier les processus administratifs et damliorer lefficacit oprationnelle.

Utiliser des solutions technologiques et dintelligence artificielle, notamment Microsoft Copilot et dautres outils de productivit, afin dautomatiser certaines tches et doptimiser les processus de travail.

Soutenir les initiatives damlioration continue visant bonifier lexprience des employs et lefficacit administrative.

Soutien administratif et la direction Fournir, au besoin, un soutien administratif et oprationnel aux quipes du sige social.

Assurer un soutien de relve aux fonctions dadjoint(e) de direction, notamment pour la coordination des dplacements, la logistique des runions, la gestion des horaires et des dpenses ainsi que le soutien gnral la direction pendant les absences ou les priodes de pointe.

Fournir un soutien de base et rsoudre les problmes courants lis la technologie des salles de runion et lquipement de bureau.

Sant, scurit et conformit en milieu de travail Participer aux initiatives de sant et de scurit au travail et contribuer une culture dexcellence oprationnelle et damlioration continue.

Promouvoir un milieu de travail scuritaire, conforme et bien entretenu pour les employs et les visiteurs.

Soutenir lengagement de lorganisation envers une culture de scurit visant lobjectif zro incident .

Qualifications Profil recherch Bilinguisme franais-anglais, avec dexcellentes comptences en communication orale et crite dans les deux langues.

De trois cinq ans dexprience en administration de bureau, en gestion des activits en milieu de travail, en coordination des installations, en gestion de bureau ou dans un rle similaire de soutien aux activits de lentreprise.

Exprience en gestion de fournisseurs, de services lis aux installations, de factures, de budgets, dinventaires et dactivits de bureau.

Solides comptences en service la clientle, en organisation et en gestion du temps.

Capacit dmontre grer plusieurs priorits et travailler de manire autonome.





Exprience en coordination avec des propritaires dimmeubles, des entrepreneurs et des fournisseurs de services externes.

Matrise de Microsoft Office 365; la connaissance de SAP ou dun systme ERP similaire, ainsi que de Concur, constitue un atout.

Exprience dans lutilisation doutils de productivit reposant sur lintelligence artificielle, tels que Microsoft Copilot ou ChatGPT.

Excellentes comptences en communication orale et crite, ainsi quun haut niveau de professionnalisme, de discrtion et de respect de la confidentialit.

Formation et certifications souhaites Une formation postsecondaire en administration des affaires, en administration de bureau, en gestion des installations ou dans un domaine connexe constitue un atout.

Toute certification en gestion des installations, en administration de bureau, en gestion de projet ou dans un domaine connexe est considre comme un atout.

Additional Information Ce qui distingue Sodexo Travailler chez Sodexo, cest bien plus quun emploi : cest loccasion de contribuer quelque chose de plus grand, car nous croyons que nos actions quotidiennes ont un rel impact.

Vous avez votre place au sein dune entreprise qui vous permet dagir avec dtermination et de vous panouir votre faon.

De plus, nous offrons: Un environnement de travail adaptable Une rmunration concurrentielle et dexcellents avantages sociaux Des programmes de formation et de perfectionnement Dinnombrables possibilits davancement Un engagement envers la responsabilit dentreprise et le dveloppement durable Un employeur prim pour son engagement en matire de dveloppement durable, de diversit et dinclusion, de responsabilit sociale dentreprise, et bien plus encore.

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Et bien plus encore! Sodexo sengage promouvoir lquit en matire demploi et la diversit.

Nous nexerons aucune discrimination lgard dun employ ou dune personne candidate en raison de son origine nationale, de sa race, de sa religion, de son origine ethnique, de son ge, de son handicap, de son sexe, de son orientation sexuelle, de son identit sexuelle ou de genre, de son statut dancien combattant ou de toute autre caractristique protge par les lois fdrales, provinciales ou locales.

Nous accueillons et encourageons les candidatures de personnes en situation de handicap.

Des mesures dadaptation sont offertes sur demande aux personnes candidates participant toutes les tapes du processus de slection.

Sodexo sengage offrir un environnement de travail sain et scuritaire ses membres dquipe, consommateurs, clients, entrepreneurs, partenaires commerciaux, visiteurs ainsi quaux membres du public avec lesquels lentreprise interagit rgulirement.

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Selon le lieu et la nature de lemploi, cette exigence peut galement sappliquer dautres personnes nouvellement embauches.

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