Sous la supervision du gestionnaire de l'atelier, l’adjointe administrative assure le soutien administratif et opérationnel lié aux projets d'adaptation de véhicules. Il ou elle coordonne les différentes étapes du processus, de la préparation des soumissions jusqu'à la facturation, en veillant au respect des exigences des programmes payeurs, des échéanciers et des normes de qualité. La personne contribue également au bon déroulement des opérations en effectuant les recherches techniques, en coordonnant les rendez-vous et en assurant le suivi administratif des dossiers.

Principales responsabilités :

- Effectuer les évaluations ergonomiques préliminaires et préparer les soumissions pour les projets d'adaptation de véhicules.

- Réaliser les recherches de compatibilité entre les équipements d'adaptation et les différents modèles de véhicules.

- Coordonner les rendez-vous entre les clients, les ergothérapeutes et les différents intervenants impliqués dans les projets d'adaptation et de livraison.

- Répondre aux appels téléphoniques et assurer le service à la clientèle pour les clients de la division de Québec.

- Assurer l'accès, le suivi et la saisie des informations dans le système comptable Acomba, selon les besoins.

- Coordonner les activités liées au transport des véhicules, des équipements et à la gestion des formalités douanières.

- Effectuer la facturation des projets d'adaptation de véhicules réalisés par la division de Québec.

- Préparer et traiter la facturation inter magasin lorsque requis.

- Produire les bons de travail, assurer leur suivi et veiller au traitement de la facturation et des paiements.

- Effectuer le suivi des paiements auprès des différents programmes payeurs en s'assurant que tous les documents requis (autorisations,



signatures, pièces justificatives, etc.) sont conformes et complets.

- Collaborer avec les différents intervenants internes et externes afin d'assurer un traitement efficace des dossiers.

- Effectuer toute autre tâche connexe reliée à la fonction.

Exigences

- Diplôme d’études secondaire.

- Expérience pertinente dans un rôle administratif ou de soutien aux opérations.

- Expérience dans le domaine de l'adaptation de véhicules ou du secteur automobile (un atout).

- Bonne maîtrise de la suite Microsoft Office.

- Connaissance d'Acomba (un atout).

- Excellente maîtrise du français, tant à l'oral qu'à l'écrit.

- Maitrise de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit pour échanger avec les différents fournisseurs.

Profil recherché :

- Sens de l'organisation et excellente gestion des priorités.

- Rigueur et souci du détail.

- Esprit d'analyse et capacité à effectuer des recherches techniques.

- Habiletés à coordonner plusieurs dossiers simultanément.

- Excellent service à la clientèle et aisance dans les communications.

- Autonomie, débrouillardise et sens de l'initiative.

- Capacité à travailler en équipe et à collaborer avec différents intervenants.

Conditions de travail :

- Travail en magasin, horaires réguliers ou aménagés en fonction des horaires d’ouverture du magasin.

- Journées de maladie/mobile monnayables

- Uniformes de travail fournis

- Stationnement gratuit

- Rabais avantageux pour vous et votre famille immédiate

- Programme d'aide aux employés

- Télémédecine

- Vacances rémunérées dès la première année

- Café gratuit

- Transport en commun à proximité

Avantages

- Assurance Maladie Complémentaire

- Congés payés

- Stationnement sur place

Lieu du poste : En présentiel

📌 Adjointe administrative (Quebec City)
🏢 Centre d'autonomie Familiprix
📍 Quebec City