Titre du poste : Coordonnateur(trice) du service des commandes

Relevant de : Directrice de l’expérience client

Description de l’entreprise : Fertitech Canada Inc. est un distributeur médical de premier plan spécialisé dans les dispositifs médicaux innovants et les équipements de laboratoire destinés aux cliniques de fertilité et aux centres de recherche. Représentant plus de 40 fabricants internationaux, nous nous engageons à introduire des produits et des solutions de pointe dans le secteur canadien de la fertilité.

Sommaire du poste : Nous sommes à la recherche d’un(e) candidat(e) minutieux(se) et orienté(e) vers le service à la clientèle afin de traiter les commandes clients et d’offrir un service professionnel, précis et rapide. Le(la) coordonnateur(trice) du service des commandes joue un rôle important pour assurer que les commandes soient saisies avec exactitude, communiquées clairement et livrées à temps à nos clients partout au Canada.

Le(la) candidat(e) idéal(e) est organisé(e), capable de gérer plusieurs priorités dans un environnement dynamique et maîtrise le français et l’anglais.

Service à la clientèle et traitement des commandes

· Saisir avec exactitude les commandes clients reçues par courriel, téléphone, portail en ligne ou autres canaux de communication.

· Générer les listes de préparation (« pick lists ») et vérifier les dates de livraison, la disponibilité des produits, les exigences liées aux lots et numéros de série ainsi que les commandes en rupture de stock pendant le traitement des commandes.

· Effectuer les suivis auprès des clients concernant le statut des commandes, les délais de livraison, le suivi des expéditions et les commandes en attente.

· Envoyer les factures aux clients et maintenir des dossiers complets et des archives à jour.

· Traiter les retours clients, les crédits et les suivis administratifs connexes.

· Acheminer les demandes techniques ou liées aux produits au département approprié lorsque requis.

· Répondre aux appels téléphoniques entrants et diriger les demandes aux personnes concernées.

· Soutenir le personnel interne dans diverses tâches administratives et opérationnelles au besoin.

· Participer aux initiatives d’amélioration des processus afin d’accroître l’efficacité, la précision et l’expérience client.





· Effectuer toute autre tâche ou responsabilité connexe assignée.

Logistique nationale des équipements:

· Coordonner les expéditions nationales d’équipements

· Demander et comparer des soumissions auprès des transporteurs

· Organiser les rendez-vous de livraison avec les clients

· Effectuer le suivi des expéditions et des statuts de livraison

· Confirmer la bonne réception des livraisons et la satisfaction des clients

· Vérifier l’exactitude des factures des transporteurs

· Coordonner les retours clients et les problèmes liés aux expéditions, au besoin

Compétences et attentes clés

· Maîtrise du français et de l’anglais

· Grande attention aux détails et précision dans le traitement des commandes

· Excellentes aptitudes organisationnelles et capacité à gérer plusieurs tâches simultanément

· Solides compétences en service à la clientèle et en communication

· Capacité à prioriser la charge de travail et à respecter les échéances

· Excellentes aptitudes en documentation et tenue de dossiers

· Professionnalisme et esprit d’équipe

· Capacité de résolution de problèmes et adaptabilité

· Bonne maîtrise de Microsoft Office requise et expérience avec SAP Business One considérée comme un atout

· Engagement envers le respect des procédures de l’entreprise et des normes de qualité

Job Title: Order Desk Coordinator

Reporting to: Director of Customer Experience

Company Description: Fertitech Canada Inc. is a leading medical distributor specialized in innovative medical devices and laboratory equipment for fertility clinics and research centers. Representing more than 40 global manufacturers, we are committed to introducing cutting-edge products and solutions to the Canadian fertility sector.

Position Summary: We are seeking a detail-oriented, customer-focused candidate to process customer orders and provide timely, accurate, and professional customer care.



The Order Desk Coordinator plays an important role in ensuring orders are entered accurately, communicated clearly, and delivered on time to our customers across Canada. The ideal candidate is organized, able to manage multiple priorities in a fast-paced workplace, and fluent in English and French.

Customer Service & Order Processing:

· Accurately enter customer orders received by email, phone, online portal, or other communication channels.

· Generate pick lists and review delivery dates, product availability, batch/serial number requirements, and backorders during order processing.

· Follow up with customers regarding order status, delivery timelines, shipment tracking, and backorders.

· Send invoices to customers and maintain complete files and archived records.

· Handle customer returns, credits, and related administrative follow-up.

· Escalate technical or product-related inquiries to the appropriate department when required.

· Answer incoming telephone calls and direct inquiries appropriately.

· Support internal staff with administrative and operational tasks as required.

· Participate in process improvement initiatives to improve efficiency, accuracy, and customer experience.

· Complete other duties and responsibilities as assigned.

Domestic Logistics:

· Coordinate domestic shipments of capital equipment

· Request and compare quotations from carriers

· Organize delivery appointments with customers

· Track shipments and follow up on delivery status

· Confirm successful delivery and customer satisfaction

· Review carrier invoices for accuracy

· Coordinate customer returns and shipment issues as needed

Key Competencies & Expectations:

· French and English

· Strong attention to detail and order accuracy

· Excellent organizational and multitasking skills

· Strong customer service and communication abilities

· Ability to prioritize workload and meet deadlines

· Strong documentation and record-keeping skills

· Professionalism and teamwork

· Problem-solving and adaptability skills

· Proficiency with Microsoft Office required and experience SAP Business One preferred.

· Commitment to compliance with company procedures and quality standards

Pay: $50,000.00-$55,000.00 per year

Benefits

- Disability insurance
- Life insurance
- On-site parking

Work Location: In person

📌 Coordonnateur(trice) du service des commandes/ Order Desk Coordinator (Montreal)
🏢 Fertitech Canada
📍 Montreal