Sommaire du poste

L'adjointe administrative assure le bon déroulement des activités administratives liées aux opérations, à la facturation, aux soumissions et au service à la clientèle. Elle agit comme personne-ressource auprès des clients, fournisseurs et différents départements afin d'assurer un suivi rigoureux des dossiers administratifs et financiers. Son rôle est essentiel au maintien de l'efficacité opérationnelle et à la satisfaction de la clientèle.

Principales responsabilités

Facturation et comptes clients

- Préparer, vérifier et transmettre les factures aux clients.
- Effectuer le suivi des bons de commande et des documents requis à la facturation.
- Assurer le suivi des comptes clients et des paiements.
- Produire divers rapports de facturation et de suivi administratif.
- Collaborer avec la comptabilité relativement aux comptes à recevoir.
- Effectuer les corrections et ajustements de facturation au besoin.
- Assurer le classement et l'archivage des documents financiers.

Soumissions et soutien aux ventes

- Préparer, réviser et transmettre les soumissions aux clients.
- Effectuer le suivi des soumissions en attente et des renouvellements.
- Collaborer avec les représentants et gestionnaires pour l'élaboration des offres de services.
- Assurer la mise à jour des listes de prix et de la documentation commerciale.
- Participer au traitement des contrats, commandes et ententes de service.
- Maintenir à jour les bases de données clients.

Gestion des comptes clients

- Procéder à l'ouverture des nouveaux comptes clients.
- Effectuer les vérifications administratives requises lors de l'ouverture de comptes.
- Recueillir, analyser et classer la documentation nécessaire.
- Assurer la mise à jour des informations relatives aux clients.
- Effectuer le suivi des dossiers administratifs et contractuels.

Service à la clientèle et soutien administratif

- Répondre aux appels,



courriels et demandes de renseignements des clients.
- Assurer la liaison entre les clients et les différents départements de l'entreprise.
- Gérer la réception, la distribution et le suivi des documents administratifs.
- Préparer divers rapports, lettres et documents administratifs.
- Organiser et maintenir les systèmes de classement électroniques et papier.
- Soutenir la direction et les équipes opérationnelles dans diverses tâches administratives.
- Assurer le suivi des dossiers en cours et le respect des échéanciers.
- Effectuer l'entrée de données dans les systèmes de gestion.
- Participer à l'amélioration continue des processus administratifs.
- Collaborer avec les différents départements afin d'assurer la fluidité des opérations.
- Réaliser toute autre tâche connexe visant à soutenir l'efficacité de l'entreprise.

Qualifications requises

- DEC en administration, bureautique, comptabilité ou expérience équivalente.
- Expérience dans un poste administratif comportant de la facturation et du service à la clientèle.
- Bonne maîtrise de la suite Microsoft Office, particulièrement Excel.
- Connaissance d'un logiciel comptable ou ERP (Acomba, Sage, Avantage, SAP, etc.) constitue un atout.
- Excellente maîtrise du français tant à l'oral qu'à l'écrit.
- Bilinguisme (Atout)

Compétences recherchées

- Rigueur et souci du détail.
- Excellent sens de l'organisation.
- Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément.
- Aisance avec les chiffres et la validation de données.
- Excellentes aptitudes en service à la clientèle.
- Autonomie et débrouillardise.
- Bon jugement et discrétion.
- Esprit d'équipe et collaboration

Horaire de travail · Poste du lundi au vendredi en présentiel à nos installations de Mont-Wright

Rémunération : 28,00$ à 33,00$ par heure

Avantages

- Assurance Dentaire
- Assurance Invalidité
- Assurance Vie
- Congés payés
- Cotisation égale au RÉER

Lieu du poste : En présentiel

📌 Adjointe administrative / Adjoint administratif– Facturation et soutien aux opérations (Fermont)
🏢 Fermont Industriel (Viacore Solutions)
📍 Fermont