This is only available in French considering that the work workplace is mostly francophone.

Vous souhaitez joindre une entreprise de gestion immobilière reconnue à Gatineau où vos compétences en administration, en organisation et en service à la clientèle contribueront concrètement au bon déroulement des activités immobilières?

Vous maîtrisez parfaitement le français et l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit, et vous êtes reconnu·e pour votre rigueur, votre polyvalence et votre capacité à assurer le suivi de plusieurs dossiers simultanément? Ce poste est fait pour vous.

Vos responsabilités

Accueil et communications

- Répondre aux appels téléphoniques et les acheminer aux personnes ou aux services concernés;

- Accueillir les visiteurs et les orienter vers les ressources appropriées;

- Gérer la boîte courriel centrale et redistribuer les messages aux destinataires concernés;

- Tenir à jour les répertoires téléphoniques internes et externes ainsi que la liste d’intercom destinée aux concierges;

- Répondre avec professionnalisme aux demandes courantes des locataires, fournisseurs et autres partenaires.

Gestion administrative et suivi des dossiers immobiliers

- Recevoir les paiements de loyers et les dépôts, en vérifier la conformité et en assurer le suivi;

- Réceptionner les demandes de location dans Salesforce, les intégrer dans Yardi et effectuer les suivis requis dans Excel;

- Produire mensuellement les listes de locataires, de départs et de logements disponibles à l’intention des concierges et des gestionnaires;

- Assurer la mise à jour rigoureuse des dossiers administratifs liés aux locataires et aux immeubles;

- Mettre à jour le calendrier des fêtes et transmettre les avis d’anniversaire;

- Rédiger et afficher les avis relatifs aux congés fériés, aux horaires modifiés ou à toute autre communication destinée aux locataires et aux membres de l’équipe;





- Consigner les absences quotidiennes et identifier les personnes responsables des remplacements;

- Collaborer avec les gestionnaires, les concierges et les autres intervenants afin d’assurer la circulation efficace de l’information.

Gestion des fournitures et de l’environnement de travail

- Gérer l’inventaire des fournitures de bureau et assurer l’organisation des espaces d’entreposage;

- Effectuer les commandes de fournitures selon les besoins;

- Commander les bouteilles d’eau et veiller à l’approvisionnement en café, lait, crème, sucre et produits d’entretien pour la cuisine;

- Contribuer au maintien d’un environnement de travail organisé, fonctionnel et accueillant.

Gestion du courrier et de la messagerie

- Gérer la réception et l’envoi du courrier et des colis par la poste ou par les services de messagerie;

- S’assurer du bon fonctionnement de la machine à affranchir et ajouter les fonds au besoin;

- Ouvrir les factures et les lettres reçues par Postes Canada et les acheminer aux services concernés;

- Assurer le classement et la distribution adéquate des documents reçus.

Profil recherché

- Expérience dans le secteur de la gestion immobilière résidentielle;

- Bonne maîtrise des outils bureautiques, notamment Excel et Outlook;

- Familiarité avec Salesforce et Yardi, considérée comme un atout important;

- Connaissances de base en comptabilité et en gestion de documents administratifs;

- Excellente maîtrise du français et de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit;

- Excellentes aptitudes en communication et en service à la clientèle;

- Sens marqué de l’organisation, rigueur et souci du détail;

- Capacité à gérer plusieurs priorités et à effectuer des suivis avec constance;

- Capacité Ã travailler de manière autonome tout en collaborant efficacement avec différents intervenants;

- Discrétion, professionnalisme et jugement dans le traitement de renseignements confidentiels.

Horaire de travail

- Poste permanent à temps plein;

- 40 heures par semaine du lundi au vendredi.

Salaire

- Salaire de 22,00 $ par heure

📌 Coordonnateur·trice administratif·ve en gestion immobilière / Administrative Coordinator in Property Management (Gatineau)
🏢 Tango
📍 Gatineau