À propos du poste

Nous sommes à la recherche d'un(e) Coordonnateur(trice) des opérations (Finances et administration) organisé(e) et proactif(ve) pour se joindre à notre équipe grandissante à Montréal. Si vous avez une expérience en tenue de livres et aimez soutenir les finances, les opérations et l'administration dans un environnement dynamique, nous aimerions vous rencontrer.

Qui sommes-nous

Rose PR est une agence canadienne de relations publiques offrant des services complets, spécialisée en relations de presse, marketing d'influence, partenariats, événements expérientiels et activations de marque, ainsi qu'en communications corporatives.

Principales responsabilités

Finances et comptabilité

- Gérer les comptes fournisseurs et les comptes clients.
- Préparer et émettre les factures clients dans QuickBooks Online.
- Effectuer le suivi des comptes à recevoir et des paiements en souffrance.
- Traiter les factures fournisseurs et préparer les paiements hebdomadaires à l'aide de Plooto.
- Maintenir des dossiers financiers exacts dans QuickBooks Online.
- Traiter et classer les factures, reçus et dépenses à l'aide de Dext Prepare.
- Effectuer les rapprochements des cartes de crédit corporatives et des transactions bancaires.
- Maintenir à jour les dossiers fournisseurs, les informations bancaires, les numéros de taxes et toute documentation pertinente.
- Collaborer avec nos partenaires externes en comptabilité afin de soutenir les conciliations mensuelles, les rapports financiers et les exigences de fin d'exercice.
- Préparer et organiser toute la documentation nécessaire aux conciliations mensuelles, aux rapports financiers et aux processus de fin d'exercice.
- Veiller à ce que toutes les transactions financières soient correctement enregistrées, codifiées et préparées pour révision par notre équipe externe de comptabilité.
- Participer au suivi budgétaire, à la préparation de rapports financiers et à divers projets spéciaux, au besoin.

Opérations et administration

- Coordonner les opérations quotidiennes du bureau afin d'assurer son bon fonctionnement.
- Gérer les fournitures de bureau, l'équipement et les relations avec les fournisseurs.
- Assurer le suivi de l'inventaire des produits clients, des fournitures de bureau,



du matériel RP et des articles promotionnels.
- Coordonner les livraisons, expéditions et services de messagerie.
- Organiser les déplacements professionnels, les hébergements, les transports et les itinéraires de l'équipe lorsque requis.
- Gérer les calendriers, la planification des réunions et la réservation des salles de conférence.
- Préparer les ordres du jour et soutenir la coordination des réunions internes.
- Gérer les ententes DocuSign et maintenir un système de classement numérique structuré.
- Maintenir à jour les dossiers des employés, les contrats et les documents administratifs de l'entreprise.
- Coordonner les processus administratifs d'accueil et de départ des employés.
- Participer à l'administration des avantages sociaux et des documents liés aux ressources humaines.
- Soutenir l'organisation d'événements internes, de réunions d'équipe et d'initiatives de l'entreprise.
- Identifier des occasions d'améliorer les processus opérationnels et administratifs.
- Offrir un soutien administratif à l'équipe de direction, au besoin.

Responsabilités additionnelles

- Faire preuve de professionnalisme et de discrétion dans le traitement des renseignements financiers, des informations relatives aux employés et des documents confidentiels de l'entreprise.
- Participer à différents projets spéciaux et initiatives de l'agence.
- Apporter un soutien aux autres fonctions administratives et opérationnelles selon les besoins de l'entreprise.

Avantages

- Vacances : 3 semaines de vacances payées, ainsi qu'une semaine supplémentaire après cinq (5) années de service chez Rose PR.
- Fermeture des Fêtes : 1 à 2 semaines additionnelles de congé payé pendant la fermeture du bureau entre Noël et le Jour de l'An.
- Vendredis d'été : Congé tous les vendredis en juillet et demi-journées les vendredis d'août.
- Assurances collectives : Régime d'assurance santé et dentaire payé à 100 % par l'employeur.




- Journées bien-être : Deux (2) journées bien-être rémunérées par année.
- Allocation cellulaire : Allocation mensuelle pour votre téléphone mobile.
- Développement professionnel : Formation continue, mentorat et possibilités d'avancement.
- Environnement collaboratif : Faites partie d'une équipe créative, entrepreneuriale et passionnée où vos idées ont un réel impact.

Qualifications

- De 1 à 3 années d'expérience en tenue de livres, comptabilité, finances, opérations ou administration de bureau.
- Expérience avec QuickBooks Online, Dext Prepare et Plooto.
- Expérience dans la gestion des comptes fournisseurs et des comptes clients.
- Expérience en rapprochements bancaires et conciliations de cartes de crédit corporatives.
- Excellente maîtrise de Microsoft Excel et de la suite Microsoft Office.
- Excellentes aptitudes organisationnelles et grand souci du détail.
- Capacité à gérer plusieurs priorités dans un environnement dynamique.
- Excellentes habiletés de communication, tant à l'oral qu'à l'écrit.
- Faire preuve de professionnalisme, d'intégrité et de discrétion dans le traitement d'informations financières et de renseignements confidentiels concernant les employés.
- Excellentes aptitudes pour la résolution de problèmes et volonté d'améliorer continuellement les processus.
- Bilinguisme (français et anglais), à l'oral comme à l'écrit.
- Un diplôme en comptabilité, tenue de livres, administration des affaires ou dans un domaine connexe est considéré comme un atout.

Prêt(e) à vous joindre à Rose PR? Veuillez faire parvenir votre CV, lettre de présentation et portfolio (le cas échéant) à [email protected].

Nous remercions chaleureusement tous les candidats pour leur intérêt envers cette opportunité. Seules les personnes dont la candidature aura été retenue pour une entrevue seront contactées.

Rémunération : 50 000,00$ par an

Avantages

- Assurance Dentaire
- Assurance Maladie Complémentaire
- Congés payés
- Événements d'Entreprise
- Programmes de Bien-être

Expérience:
- administration: 1 an (Obligatoire)

Langue:
- Français et anglais (Obligatoire)

Lieu:
- Montréal, QC (Obligatoire)

Lieu du poste : En présentiel

📌 Coordonnateur(trice) des opérations (Finances et administration)
🏢 Rose PR
📍 Montreal