Coordonnatrice ou coordonnateur des services juridiques

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L'Association canadienne des professeures et professeurs d'université (ACPPU) cherche à pourvoir un poste permanent à temps plein de coordonnatrice ou coordonnateur des services juridiques.

L'ACPPU est une organisation syndicale et professionnelle progressiste qui représente plus de 72 000 professeures et professeurs, bibliothécaires, chercheuses et chercheurs, universitaires et membres du personnel général de 124 universités et collèges. Elle défend les intérêts économiques et politiques de ses membres, fait progresser les normes de la profession et cherche à améliorer la qualité et l'accessibilité de l'enseignement postsecondaire au Canada.

Relevant de la directrice des services juridiques et avocate principale de l'ACPPU, la ou le titulaire de ce poste assure la coordination spécialisée et le soutien administratif de la section des services juridiques et du Fonds de la Caisse de défense de l'ACPPU. La ou le titulaire de ce poste aide la direction et le conseil juridique à gérer les dossiers, la documentation et les communications, et veille à la coordination efficace de la section et des activités du Fonds de la Caisse de défense de l'ACPPU.

La coordonnatrice ou le coordonnateur des services juridiques fait preuve d'une solide connaissance des processus juridiques et administratifs, d'un souci du détail, notamment dans la relecture et la mise en page des documents, et d'une capacité à gérer plusieurs priorités avec professionnalisme et discrétion. Ce poste exige un jugement sûr, des compétences organisationnelles et une bonne connaissance de la documentation juridique.

Fonctions et responsabilités

Coordination et administration de la section

- Fournir un soutien administratif et une aide à la coordination à la directrice des services juridiques et avocate principale ainsi qu’à l'équipe du conseil juridique
- Tenir à jour et suivre les dossiers juridiques, les dossiers des affaires, les échéances et la documentation connexe conformément aux procédures établies
- Préparer, relire et mettre en page la correspondance, les rapports et la documentation juridique
- Coordonner les réunions de la section des services juridiques, y compris la rédaction des procès-verbaux et le suivi des mesures à prendre
- Maintenir des systèmes de classement électroniques et physiques organisés, conformément aux protocoles de gestion des documents de l'ACPPU
- Assurer le suivi et l'enregistrement des factures et des informations budgétaires pour les dossiers et les rapports de la section
- Soutenir la coordination du perfectionnement professionnel et des déplacements du personnel de la section

Coordination et soutien juridiques

- Aider la conseillère ou le conseiller juridique à rassembler les documents relatifs aux affaires, les exposés d'arbitrage et les documents de référence
- Examiner, organiser et indexer les documents relatifs aux affaires pour les audiences, les réunions ou les références
- Aider à l'échange de documents entre l'ACPPU, l’avocate ou l’avocat externe et les associations membres
- Aider à la préparation de résumés, de modèles et de documents de référence à des fins juridiques et politiques
- Préserver la confidentialité et garantir le traitement approprié des informations privilégiées

Coordination du Fonds de la Caisse de défense de l'ACPPU

- Fournir un soutien administratif et de gouvernance au Fonds de la Caisse de défense de l'ACPPU sous la direction de la directrice des services juridiques et avocate principale, qui agit en tant que secrétaire du Fonds




- Aider la secrétaire à s'acquitter de ses responsabilités en vertu de la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif, des statuts constitutifs, des règlements administratifs du Fonds de la Caisse de défense de l'ACPPU ainsi que des règles et règlements, notamment en publiant les avis de réunion, en rédigeant les procès-verbaux et en conservant les registres et le sceau de l'organisation
- Tenir à jour les registres officiels des procès-verbaux, des règlements administratifs, des résolutions et des documents de gouvernance du Fonds de la Caisse de défense de l'ACPPU dans les deux langues officielles
- Préparer et distribuer les ordres du jour, les procès-verbaux et les documents à l'appui pour les réunions du conseil d'administration, des membres et des comités (p. ex. investissement, vérification, planification et orientation, élections)
- Assurer le suivi des dépôts annuels, des nominations des administratrices et administrateurs et des autres échéances légales, en veillant au respect des exigences en matière de registres de l’organisation
- Aider à la préparation de la correspondance et des rapports, et assurer la liaison avec la présidence du Fonds, la présidence du conseil d'administration, les vérificatrices et vérificateurs externes ainsi que les conseillères et conseillers
- Coordonner la logistique de l'assemblée générale annuelle du Fonds et d'autres réunions, en veillant au respect des procédures et au bilinguisme

Collaboration et communication

- Assurer la liaison et maintenir une communication étroite avec les autres départements de l'ACPPU afin de garantir une coordination efficace des informations et activités partagées
- Répondre aux demandes internes et externes avec professionnalisme et discrétion
- Maintenir une communication étroite entre la section des services juridiques, le Fonds de la Caisse de défense de l'ACPPU et les associations membres
- Veiller à la cohérence et à l'exactitude de toute la correspondance et de la documentation

Autres responsabilités

- Adopter de nouveaux outils et systèmes utiles à la fonction
- Respecter les processus administratifs et de gouvernance établis et recommander des améliorations pour accroître la qualité et l'efficacité
- Accomplir d'autres tâches connexes assignées par la direction de l'ACPPU

Heures de travail et lieu

- Poste à temps plein, 35 heures par semaine.
- Des heures supplémentaires peuvent être requises à l'occasion.
- Ce poste n'est pas entièrement à distance. La ou le titulaire de ce poste peut être autorisé à travailler selon un horaire hybride, conformément à la politique de travail à domicile de l'ACPPU.

Qualifications

Formation et expérience

- Diplôme d'études collégiales ou universitaires en droit, formation parajuridique ou dans une discipline connexe
- Certification de parajuriste ou de secrétaire juridique ou expérience équivalente en coordination juridique de préférence
- Au moins trois ans d'expérience en coordination administrative avec des responsabilités croissantes dans un environnement juridique, de gouvernance d'entreprise ou de défense des droits
- Expérience avérée dans le soutien aux avocates et avocats ou autres professionnelles et professionnels du droit en matière de documentation, de recherche et de coordination de dossiers
- Expérience dans le soutien aux conseils d'administration ou aux comités,



y compris l'organisation de réunions, la préparation d'ordres du jour et de procès-verbaux, la relecture de documents et la tenue de registres
- La connaissance des exigences en matière de gouvernance en vertu de la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif est un atout
- Maîtrise de Microsoft Office 365 (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams, SharePoint), Adobe Acrobat et des systèmes de gestion de documents
- Une expérience professionnelle dans une association, un syndicat ou une organisation à but non lucratif est un atout
- Une expérience et une connaissance des structures postsecondaires constituent un atout

Exigences linguistiques
- La capacité de travailler dans les deux langues officielles à un niveau avancé est un atout important; la maîtrise de l'anglais oral et écrit est essentielle.

Connaissances, compétences et aptitudes
- Solide connaissance de la terminologie et des processus juridiques, ainsi que des normes en matière de documents
- Excellentes compétences organisationnelles et de coordination
- Grand souci du détail, notamment dans la relecture et la mise en page de documents
- Haut niveau de professionnalisme, de discrétion et de jugement dans le traitement des informations confidentielles
- Solides compétences en communication et en relations interpersonnelles
- Capacité à gérer plusieurs priorités et à respecter les délais dans un environnement en évolution rapide
- Maîtrise des systèmes de gestion des dossiers et de suivi des données
- Capacité à travailler de manière autonome et team-oriented au sein d'une équipe
- Adhésion aux valeurs de l'ACPPU, notamment l'équité, la diversité, l'inclusion et la justice sociale

L'ACPPU adhère aux principes d'équité en matière d'emploi dans le cadre de ses pratiques d'embauche et d'emploi. Elle cherche en outre à diversifier son effectif. Les Autochtones, les personnes handicapées, les personnes qui s'identifient comme LGBTQ2S, les personnes racialisées et les femmes sont vivement encouragés à postuler.

Rémunération et avantages sociaux

Ce poste a été classé dans la catégorie 3 de la convention collective entre l'ACPPU et la section locale 225 du SEPB. Le taux d'embauche actuel pour cette catégorie, au 1er juillet 2025, est de 103 163,00 $.

Le poste favorise l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée grâce à un mode de travail hybride et à de généreux congés payés, notamment cinq (5) semaines de vacances par an, des congés maladie et des congés personnels, des horaires d'été (vendredis libres en juillet et demi-vendredis libres en août) ainsi que la fermeture des bureaux durant les fêtes d’hiver, du 22 décembre au 1er janvier chaque année. De plus, le poste donne droit à d'excellents avantages sociaux, notamment une assurance maladie et dentaire complémentaire, une assurance invalidité et une assurance vie, une aide aux employées et employés ainsi qu’à leur famille, un régime de retraite à cotisations définies avec une contribution de 11,5 % de l'employeur après six (6) mois d'emploi, et diverses possibilités de formation et de perfectionnement payées par l'employeur.

Comment postuler

Les personnes intéressées doivent soumettre leur candidature d’ici via le Centre de carrières de l’ACPPU à www.caut.ca/careers. Il s'agit d'un poste vacant à pourvoir.

Toutes les candidatures doivent être adressées au directeur général et comprendre une lettre de motivation et un curriculum vitæ démontrant que la candidate ou le candidat répond aux exigences du poste.

Toutes les candidatures seront traitées de manière confidentielle. Seuls les candidates et candidats sélectionnés pour une entrevue seront contactés.

📌 Coordonnatrice ou coordonnateur des services juridiques (Ottawa)
🏢 Canadian Association of University Teachers
📍 Ottawa