Réceptionniste (Remplacement de congé de maternité)

Principales tâches et responsabilités

Réception

- Gestion des appels téléphoniques avec logiciel SBK, localiser les personnes au besoin, s’assurer que les appels soient bien dirigés.
- Accueille des clients et fournisseurs et autres visiteurs.
- Traiter les courriels et fax entrants au poste de la réception, et en faire la distribution.
- Courriels : estimations, payables et autres.
- Courriers : ouvrir le courrier et distribuer.
- Gestion du courrier et petits colis entrant et en faire la distribution.
- Mettre le courrier à la poste le soir incluant le courrier personnel des employés.
- Gestion du bon fonctionnement de la machine à timbres.
- Envoi et réception de colis par messagers : Med-Express, Purolator, UPS.
- Aider à organiser des lunchs and learn et voir à la logistique des événements (repas).

Soutien à la comptabilité

- Envoyer les courriels reçus des factures tous les jours (Payables).
- Préparation des envois de factures par la poste.

Soutiens Admin

- Dénonciation, ajouter lettre certifiée, faire signer par le directeur général, retourner en PDF à l’adjointe des ventes et poster.

Nouveaux employés

- Préparation de ''kit de bienvenue''.
- Préparation de l’espace qui sera occupé par l’employé.
- Envoyer les informations aux nouveaux employés relatifs à leur poste téléphonique.
- Faire activer le code interurbain auprès de Telus au : '[email protected]'.

Acumatica

- Effectuer les bons de commandes admin et construction et occasionnellement pour la salle a dessin (machine à plans).

Soutiens Bureau

- Assurer que les salles de conférence soient propres et bien rangées.




- Préparez les salles de conférence avant les grandes réunions et nettoyez après les réunions.
- S’assurer que la cuisine est propre et bien rangée (lave-vaisselle est démarrer, la vaisselle est rangée, les savons sont remplis, etc).

Toute autre tâche administrative et bureautique.

Profil et compétences recherchées

- Bilinguisme à l’oral et à l’écrit (français et anglais), Anglais est utilisé au besoin pour communiquer avec clients, fournisseurs et filiales en Ontario
- DEP en bureautique et/ou un rôle similaire
- Minimum 3 ans d’expérience comme un(e) réceptionniste ou un rôle similaire
- Bilingue (parlé et écrit)
- Maîtriser la langue française
- Bonnes connaissances Outlook et Office
- Bonne sens d’organisation
- Polyvalent
- Amicale
- Bon service à la clientèle
- Fiable

Ce que nous offrons

- Rémunération globale concurrentielle
- Régime d’assurances collectives; médicaments et dentaires payés en partie par l’employeur et accès à un service de clinique virtuelle
- 4 semaines de vacances rémunérées par année
- 5 journées de congé personnel rémunérées par année
- Opportunités de développement de carrière, formation continue
- Cadre de travail stimulant; horaire adaptable
- Horaire estival: 10 vendredis d’été
- Programme de remboursement des frais de cotisation professionnelle
- Activités sociales fréquentes

Type d’emploi: permanent, temps plein. Début: dès que possible.

Équité en emploi

Notre entreprise souscrit aux principes d’égalité en emploi et invite donc les femmes, les Autochtones, les membres des minorités visibles et les personnes handicapées à soumettre leur candidature.

📌 Réceptionniste (Remplacement de congé de maternité) (Laval)
🏢 Kolostat
📍 Laval