Adjoint (e) excutif (ve), hybride, 30 hrs/sem Sommaire du poste Relevant du leadership dsign, lAdjointe excutive jouera un rle cl dans le soutien quotidien de notre CEO et dans la coordination de plusieurs activits administratives, scientifiques, cliniques et corporatives.

La personne titulaire du poste agit comme vritable partenaire de confiance en assurant une gestion proactive et rigoureuses des priorits, des communications, des suivis administratifs, des runions, de la documentation et de plusieurs processus rcurrents lis aux activits professionnelles, mdicales et organisationnelles du CEO.

Ce rle requiert une personne trs organise, discrte, proactive, autonome et capable de grer plusieurs dossiers simultanment dans un environnement professionnel exigeant. RESPONSABILITS Soutien administratif et gestion des communications Agir comme premier point de contact du CEO en filtrant les demandes, en valuant les priorits et en assurant un traitement efficace des communications.

Assurer le suivi des courriels, demandes, communications et priorits administratives du CEO Grer et maintenir le calendrier, incluant la coordination de runions, rendez-vous, absences, suivis et chanciers.

Prparer, imprimer, classer et faire signer diffrents documents lorsque requis.

Assurer la mise jour du CV professionnel du CEO, en collaboration avec les parties prenantes concernes.

Maintenir et transmettre certaines listes de contacts, incluant les listes de contacts MSL ou autres listes professionnelles pertinentes.

Runions, comits et vnements professionnels Planifier et coordonner les runions internes et externes lies aux activits du CEO Prparer les ordres du jour, prendre les notes ou procs-verbaux lorsque requis, et assurer le suivi des actions.

Soutenir la coordination de lAdvisory Board, incluant la planification des rencontres, les repas, lhbergement, les rservations de restaurant, les agendas, les minutes, les rapports de dpenses et les honoraires des membres.

Aviser les quipes internes appropries des participations du CEO des congrs, conventions ou vnements afin de permettre une promotion adquate, lorsque pertinent.

Soutien administratif financier et conformit Assurer le suivi des consultations, contrats et facturation mensuelle en collaboration avec les quipes internes appropries.

Coordonner certains renouvellements annuels ou documents de conformit, notamment le W8, les COI et autres documents administratifs requis.

Soutenir les entres et approbations de feuilles de temps pour les personnes concernes, lorsque requis.

Prparer ou soutenir les rapports de dpenses, approbations et suivis lis aux cartes de crdit professionnelles, selon les accs et processus internes applicables.

Coordination des dplacements et logistique Coordonner certaines rservations de dplacement, hbergement, repas, salles ou autres lments logistiques lis aux activits professionnelles du CEO.

Soutenir la coordination dvnements, rencontres ou dplacements impliquant des membres internes ou externes.

Assurer le suivi des besoins logistiques en respectant les procdures internes et les outils utiliss par lorganisation.

Brand name: Indero Our company: NOTRE ENTREPRISE Lenvironnement de travail Chez Indero, vous travaillerez avec des collaborateurs comptents et dynamiques.

Nos valeurs sont la collaboration, linnovation, la fiabilit et la ractivit.

Dans le poste d''Adjointe excutive, vous bnficierez des conditions suivantes: Statut du poste: Permanent, temps partiel Horaire : environ 30 heures par semaine Organisation du travail: Poste principalement en tltravail Horaire flexible 4 jours/semaine , avec cong idalement le lundi ou le vendredi Prsence au bureau requise environ 1 2 jours par priode de deux semaines , notamment lorsque le CEO est prsent au bureau d''Indero les mardis et mercredis, une semaine sur deux Poste permanent temps partiel (4 jours par semaine) Disponibilit requise pour assister environ 3 4 runions du Comit aviseur par anne (gnralement tenues un samedi) Employ(e) d''Indero Lieu de travail: Grand Montral / Tltravail hybride Rmunration : annuelle, permanente Avantages sociaux:



Assurance collective Vacances annuelles Journes personnelles Accs au programme d''avantages de l''entreprise ligibilit un programme de bonification, selon les politiques en vigueur propos d''Indero Indero est une entreprise de recherche clinique contractuelle (CRO) spcialise en dermatologie et rhumatologie.

Depuis ses dbuts en2000, notre entreprise taille humaine bnficie dune solide rputation autant pour la qualit de la recherche effectue que pour la qualit des soins offerts, dpassant les attentes de ses clients.

Bas Montral, Indero continue aujourdhui sa croissanceen Amrique du Nordet en Europe.

Indero sengage assurer une approche quitable ainsi que des opportunits quivalentes pour tous les candidats. ce titre, Indero fournira sur demande des accommodations aux candidats ayant un handicap, et ce, travers toutes les tapes du processus de recrutement, si demand.

Indero accepte uniquement les candidats pouvant lgalement travailler au Canada.

Le genre masculin est utilis sans discrimination et dans le seul but d''allger le texte.

Description de poste: Executive Assistant , hybrid, permanent, part-time, 4 days/week Position Summary The Administrative / Executive Assistant will provide high-level administrative, operational and coordination support to our CEO.

This role will involve managing a broad range of recurring administrative, scientific, clinical and corporate activities, including communications, calendar management, meetings, documentation, publications, compliance-related follow-ups, expense processes, committee coordination and MDRI-related administrative activities.

The ideal candidate is highly organized, proactive, discreet, detail-oriented and comfortable managing multiple priorities in a professional and fast-paced environment.

Key Responsibilities Administrative Support and Communications Support the day-to-day administrative needs of the CEO, including communications, follow-ups and priority management.

Manage and maintain the calendar, including meetings, appointments, absences, reminders and deadlines.

Prepare, print, file and coordinate signatures for documents when required.

Support the update and maintenance of our CEOs professional CV in collaboration with relevant stakeholders.

Maintain and share professional contact lists, including MSL contact lists and other relevant directories.

Meetings, Committees and Professional Events Schedule and coordinate internal and external meetings related to the CEO activities.

Prepare agendas, take minutes when required, and ensure proper follow-up on action items.

Support the coordination of Advisory Board activities, including meeting scheduling, meals, accommodations, restaurant bookings, agendas, minutes, expense reports and honorariums.

Inform internal teams of our CEO involvement in conventions, congresses or professional events to support potential organizational promotion, when applicable.

Financial Administration and Compliance Support Support consultation-related administration, including monthly invoicing, contracts and internal follow-ups.

Coordinate annual renewals and compliance-related documentation, including W8, COI and other required administrative documents.

Support time sheet entries and approvals for relevant direct reports, when applicable.

Assist with expense report entries, approvals and credit card-related administrative follow-ups, in accordance with internal processes and access rights.

Travel and Logistics Coordination Coordinate travel, accommodations, meals, meeting rooms and other logistical arrangements related to our CEO professional activities, as required.

Support logistics for events,



meetings or travel involving internal and external participants.

Ensure logistical follow-ups are completed in alignment with internal procedures and approved tools.

Profil recherch: Qualifications and Skills Relevant experience in administrative, executive or coordination support, ideally supporting senior leaders, physicians, healthcare professionals or scientific leaders.

Strong organizational, prioritization and follow-up skills.

High level of discretion, professionalism and sound judgment when handling confidential information.

Excellent written and verbal communication skills in both French and English.

Ability to manage multiple files simultaneously with accuracy and autonomy.

Proficiency with Microsoft Office, Share

Point, Outlook calendar management, Word documents, administrative tracking tools and internal systems.

Strong attention to detail and ability to meet deadlines.

Proactive, collaborative and service-oriented mindset.

Experience in a medical, scientific, clinical, pharmaceutical or research environment is considered an asset.

Notre entreprise: OUR COMPANY The Work Environment At Indero, you will work alongside skilled and dynamic colleagues.

Our values are collaboration, innovation, reliability, and responsiveness.

In the Executive Assistant role, you will benefit from the following conditions: Employment Status: Primarily remote position Flexible schedule of 4 days per week , with a regular day off ideally on Monday or Friday Office presence required approximately 1 to 2 days every two weeks , particularly when the CEO is present at the Indero office on Tuesdays and Wednesdays every other week Permanent part time position ( 4 days per week ) Availability required to attend approximately 3 to 4 Advisory Committee meetings per year , typically held on a Saturday Employed directly by Indero Work Location: Greater Montreal Area / Hybrid Remote Work Compensation: Annual salary, permanent position Benefits: Group insurance plan Annual vacation Personal days Access to the company''s employee benefits program Eligibility for a bonus program, in accordance with applicable company policies About Indero Indero is a contract research organization (CRO) specialized in dermatology and rheumatology.

Since its beginnings in2000, our organization has benefited from a solid reputation for the quality of its research and services exceeding the expectations of its clients.

Based in Montreal, Indero continues to grow and expand in North Americaand Europe.

Indero is committed to providing equitable treatment and equal prospect to all individuals.

As such, Innovaderm will provide accommodations throughout the recruitment and selection process to applicants with disabilities, upon request.

Innovaderm only accepts applicants who can legally work in Canada. PROFIL RECHERCH ducation Diplme d''tudes professionnelles en secrtariat; Exprience Exprience dans un environnement mdical, scientifique, clinique, pharmaceutique ou de recherche, un atout.

Minimum 5 ans d''exprience en soutien excutif.

Exprience auprs d''un dirigeant ou d''un mdecin spcialiste Exprience pertinente en soutien administratif, excutif ou coordination auprs de cadres, professionnels de la sant, mdecins ou leaders scientifiques.

Excellente capacit dorganisation, de priorisation et de suivi.

Grande discrtion, professionnalisme et jugement dans la gestion dinformations confidentielles.

Excellentes aptitudes en communication crite et verbale en franais et en anglais.

Aptitudes et connaissances Capacit grer plusieurs dossiers simultanment avec rigueur et autonomie.

Aisance avec les outils Microsoft Office, Share

Point, calendriers Outlook, documents Word, suivis administratifs et systmes internes.

Sens du dtail lev et capacit respecter les chanciers.

Attitude proactive, collaborative et oriente service.

Capacit dmontre grer des informations hautement confidentielles.

Trs grande autonomie.

Capacit travailler avec peu de supervision.

Capacit anticiper les besoins et exercer un excellent jugement dans un environnement o les priorits voluent rapidement.

📌 Adjoint (e) exécutif (ve) / Executive Assistant, part time, hybrid/remote
🏢 Indero
📍 Montreal