L’adjointe administrative assure le soutien administratif complet de Ventilation Synerg Air. Elle gère les communications avec les clients, prépare les soumissions, organise les rendez‑vous, effectue le suivi des dossiers, classe les documents comptables et contribue au bon fonctionnement des opérations quotidiennes.

Responsabilités principales1. Communication et service à la clientèle

- Répondre aux messages reçus par courriel, téléphone, Facebook, Messenger, SMS et Meta Business Suite.
- Accueillir les demandes de soumissions et fournir les informations de base sur les services.
- Assurer un service courtois, rapide et professionnel.

2. Gestion des soumissions

- Préparer les soumissions selon les tarifs et les procédures de l’entreprise.
- Envoyer les soumissions aux clients et assurer un suivi systématique (relances, confirmations, acceptations).
- Classer et organiser les soumissions dans les dossiers appropriés (acceptées, en attente, refusées).
- Mettre à jour les documents de suivi pour assurer une vision claire des soumissions en cours.

3. Gestion des rendez‑vous et de l’horaire

- Prendre les rendez‑vous pour les services de nettoyage de conduits.
- Confirmer les rendez‑vous avec les clients (appel, SMS ou courriel).
- Coordonner l’horaire des techniciens dans Plannit ou autre logiciel de gestion.
- Ajuster les rendez‑vous en cas de changement ou d’annulation.

4. Comptabilité de base et gestion documentaire

- Trier,



classer et organiser les factures fournisseurs et clients.
- Préparer les états de compte trimestriels pour les clients ou pour la comptabilité interne.
- Maintenir les dossiers administratifs à jour (factures, reçus, soumissions, contrats).
- Assurer le suivi des paiements lorsque nécessaire.

5. Soutien administratif général

- Effectuer des appels pour les suivis de soumissions, confirmations ou informations manquantes.
- Mettre à jour les documents internes (tarifs, procédures, listes de clients).
- Assurer la liaison entre les clients, les techniciens et la direction.
- Contribuer à l’amélioration des processus administratifs.

Compétences recherchées

- Excellente communication orale et écrite en français.
- Sens de l’organisation et capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément.
- Autonomie, rigueur et souci du détail.
- Aisance avec les outils numériques : Gmail, Google Docs, Plannit, Facebook/Meta Business Suite.
- Expérience en service à la clientèle ou en administration (un atout).
- Capacité à travailler dans un environnement dynamique et en croissance.

Conditions de travail

- Poste à temps partiel ou temps plein selon les besoins.
- Travail en présentiel ou hybride (selon l’organisation).
- Salaire selon expérience.
- Environnement de travail familial, dynamique et orienté service.

Rémunération : 17,00$ à 25,00$ par heure Lieu du poste : Télétravail

📌 Adjointe Administrative (Terrebonne)
🏢 Ventilation Synerg Air
📍 Terrebonne