Mandat : Sous la supervision du directeur de projet, l’adjoint(e) aux projets a la responsabilité d’assurer, par la coordination, la gestion et la mise en œuvre, le bon déroulement des projets selon les ressources allouées.
Principales tâches et responsabilités :
Gestion de projets
- Ouverture des dossiers production sur le réseau et physique (chemise ou cartable) ainsi que dans le logiciel de gestion de projet Avantage
- Participation à la réunion de démarrage
- Envoi des documents de démarrage de contrat selon les exigences du client (cautionnement, informations de dénonciations, bon de commande signé, etc.)
- Demande des fiches techniques et dessins d’atelier des fournisseurs et sous-traitants
- Envoi et suivi des fiches techniques et dessins d’atelier
- Envoi et suivi des demandes de changement
- Préparation et transmission des échéanciers
- Envoi et suivi de toutes les correspondances requises pour le projet avec les divers intervenants (clients, professionnels, inspecteur, fournisseurs, sous-traitants, etc.)
- Émission des bons de commande
- Ouverture du chantier à la CNESST
- Ouverture du fichier de garantie auprès du fournisseur (Soprema, Fransyl, AMCQ, etc.)
- Préparation et envoi du programme de prévention
- Comptabilisation de la soumission (Gextim) et préparation de la ventilation du budget dans Avantage
- Inscription des dénonciations dans Avantage
- Préparation et suivi des demandes de paiement et certificats de paiement
- Préparation et transmission de la facture
- Suivi des recevables
- Validation des demandes de paiement des sous-traitants
- Préparation des quittances et/ou déclarations statutaires requises pour l’obtention de nos paiements
- Coordination avec la responsable de la comptabilité pour les quittances partielles et/ou finales des sous-traitants et fournisseurs
- Préparation des dossiers de fin de projet selon les demandes du donneur d’ouvrage
- Lettres de conformité CCQ et CNESST
- Quittances des sous-traitants et fournisseurs
- Garanties
- Plan tel que construit
- Manuel d’entretien
- Fermeture du chantier à la CNESST
- Préparation du costjob (nettoyage et reclassement des dépenses dans les bonnes activités) et impression du rapport de cout de projet pour le directeur de projet
- Archivage du dossier physique lorsque le paiement final (retenue) est reçu
Inventaire et gestion de produits
- Comptabiliser les entrées et sorties d’inventaire dans Avantage
- Préparation et transmission des bons de commande
Compétences recherchées :
- Connaissance de la suite Office
- Connaissance du domaine de la construction (un atout)
- Sens de l’initiative et autonomie
- Sens de l’organisation du travail à accomplir, sens des priorités
- Rigueur et souci du détail
- Compétence en communication orale et écrite en français (obligatoire) et aisance en anglais
Conditions de travail :
- Horaire : lundi au vendredi - 8h30 à 16h30
- Vacances/congés : 2 semaines été, 2 semaines hiver
- Milieu de travail sain et agréable
- Salaire à discuter (selon expérience)
Type d'emploi : Temps plein, Permanent
Avantages
- Événements d'Entreprise
- Stationnement sur place
- Tenue Décontractée