Nous souhaitons actuellement combler un poste permanent en soutien administratif au sein de notre compagnie.

La personne s’assurera d’offrir un support administratif à l’équipe de la vice-présidence des services hôteliers. Elle collabore avec l’équipe pour soutenir la gestion des projets et sous-projets, des travaux supplémentaires, des outils de communications et elle apporte un support constant aux responsables de projet. Elle agit également comme agent de liaison avec les services de comptabilité des différents clients.

DOCUMENTATION

Préparation de commandes d’équipements et matériel, routes de travail, calendrier des travaux périodiques, feuilles de temps.

Avenants au contrat et ajustements à la facturation selon les différentes échéances

Préparation des soumissions (calculs)

Rédaction d’offres de service aux clients (textes) et envois au client

Gestion de la facturation

Facturation par saisie et approbation des avenants, validation mensuelle des factures à transmettre et confirmation au département finances

Facturation par extraction des heures travaillées

Respect des délais de fermetures comptables

Quête et réception des bons de commandes avec la clientèle

Indexation annuelle des contrats selon les conditions

Participation aux analyses de résultats financiers

Suivi de comptes à recevoir

Facturation des travaux, projets et sous-projets

GESTION DES BUDGETS

Saisie et approbation des commandes de matériel

Demande de renseignements auprès de fournisseurs

Suivi des budgets de matériel

Préparation de documents de suivis et de contrôle tels que : formulaires de commandes, tableaux, listes, formulaires, contrôle de productivité, etc.





Vérification des feuilles de temps : codes d’employés, fonction, sous-projet, code d’activité

Vérifications de composantes d’états financiers pour analyses

SUPPORT CLÉRICAL

Rédaction de communications français et anglais

Support informatique au besoin (ex. Azur, Excel, traitement de texte)

Préparation de lettres/courriels aux clients

Compilation des données et compléter divers rapports Excel

Création diverses présentations à l’aide de PowerPoint

Convocations, préparation, réservation pour des réunions et rédaction de comptes-rendus

GESTION DES COMMUNICATIONS

Création et mise à jour des ressources internes et externes dans Azur

Création et mise à jour de contacts Outlook

Suivi et mise à jour des activités de promotion (anniversaire client, offres, anniversaire contrat, etc.)

Toute autre tâche de soutien administratif

FORCES REQUISES

Solides connaissances de la suite Microsoft Windows

Bilinguisme anglais-français. La maîtrise de d’autres langues constitue un atout

Habilités pour la communication verbale

1 an d’expérience dans un rôle similaire

Formation en comptabilité constitue un atout

Connaissance du milieu hôtelier constitue un atout

Aptitudes marquées pour le service à la clientèle

CE QUI EST OFFERT Un environnement de travail stimulant et enrichissant

Une opportunité de progression au sein de la compagnie Un horaire versatile de 35 heures / semaine du lundi au vendredi Un contexte hybride incluant du télétravail

Salaire à déterminer

Des avantages sociaux; jours de maladie, assurances groupe, 3 semaines de vacances

Rémunération : 50 000,00$ à 60 000,00$ par an

Lieu du poste : Télétravail hybride à Montréal, QC H8R 3A4

📌 Adjoint(e) administratif(ve)
🏢 GDI Services
📍 Montreal