Aperçu du rôle (Role Overview)

Chez Solurail, nous recherchons un(e) véritable partenaire d'affaires qui contribuera directement à la croissance de notre groupe d'entreprises.

L'Executive Assistant au Président agit comme le prolongement du bureau du président. Sa mission est de protéger son temps, optimiser son efficacité et assurer une coordination exemplaire des activités administratives et corporatives de l'organisation.

Cette personne joue un rôle central dans la gestion quotidienne des priorités du président, la coordination des communications internes et externes, le suivi des dossiers stratégiques ainsi que l'organisation des processus administratifs, financiers et de recrutement. Elle veille à ce que les bonnes informations parviennent aux bonnes personnes, au bon moment, tout en assurant un suivi rigoureux des engagements et des échéanciers.

Grâce à son sens de l'organisation, son jugement, sa discrétion et sa capacité à anticiper les besoins, l'Executive Assistant permet au président de concentrer son temps sur les activités à plus forte valeur ajoutée : le développement stratégique, les partenariats, les acquisitions, le recrutement de leaders, l'innovation et la croissance du groupe.

Ce poste s'adresse à une personne ambitieuse, autonome et orientée vers les résultats, qui souhaite évoluer au sein d'une entreprise en forte croissance et contribuer activement à bâtir une organisation de calibre mondial. À mesure que le groupe se développera, ce rôle pourra évoluer vers des responsabilités accrues.

Soutien exécutif au président et Gestion des priorités





- Gestion complète de la boîte courriel du président
- Gestion proactive du calendrier
- Priorisation des demandes
- Préparation des réunions
- Préparation des documents nécessaires aux rencontres
- Rédaction de courriels et communications professionnelles
- Suivi des engagements et décisions prises lors des réunions
- Préparation des comptes de dépenses
- Planification et réservation des déplacements
- Organisation des réunions internes et externes

Coordination administrative corporative

- Préparation des contrats d'emploi
- Préparation des documents administratifs
- Gestion documentaire
- Coordination avec les fournisseurs
- Suivi des demandes clients
- Ajout de nouveaux équipements aux assurances
- Gestion des renouvellements administratifs
- Organisation des événements corporatifs
- Coordination des signatures électroniques
- Maintien des procédures administratives

Recrutement et ressources humaines

- Publication des offres d'emploi
- Analyse des candidatures
- Premier contact avec les candidats
- Organisation des entrevues
- Vérification des références
- Préparation des offres d'emploi
- Préparation des contrats
- Coordination de l'intégration des nouveaux employés
- Suivi des formations
- Développement d'une banque de candidats





Coordination des opérations corporatives

- Assurer le suivi des tâches déléguées par le président
- Veiller au respect des échéanciers
- Effectuer les suivis auprès des responsables
- Identifier rapidement les risques ou retards
- Préparer un rapport hebdomadaire des dossiers en cours
- Coordonner les projets administratifs spéciaux

Tableau de bord exécutif Chaque semaine, préparer un résumé comprenant notamment :

- Dossiers prioritaires
- Décisions à prendre
- Contrats en attente
- Comptes à recevoir importants
- Paiements importants
- Embauches en cours
- Voyages à venir
- Rencontres importantes
- Échéances fiscales
- Principaux risques
- Suivis nécessitant l'attention du président

Profil recherché Nous recherchons une personne qui souhaite devenir un véritable bras droit du président.

Compétences recherchées

- Organisation exceptionnelle
- Jugement et autonomie
- Capacité à gérer plusieurs priorités simultanément
- Excellentes habiletés de communication
- Français impeccable
- Anglais professionnel (écrit et parlé)
- Très bonne maîtrise de Microsoft 365
- Excellente capacité rédactionnelle
- Intérêt marqué pour l'amélioration continue et les nouvelles technologies
- Aisance avec l'intelligence artificielle.

Rémunération : 60 000,00$ à 80 000,00$ par an

Avantages

- Assurance Dentaire
- Assurance Invalidité
- Assurance Vie
- Cotisation égale au RÉER
- Événements d'Entreprise
- Programme d'Aide aux Employés
- Régime de retraite
- Travail à domicile

Lieu du poste : Télétravail hybride à Gatineau, QC

📌 Executive Assistant au Président (Gatineau)
🏢 SOLURAIL LOGISTIQUE
📍 Gatineau