Precise Property is seeking an experienced Real Estate Paralegal to oversee its commercial and industrial lease portfolio across Quebec and the U.S. This hands-on role is responsible for the accurate and timely administration of lease data — maintaining rent rolls, tracking critical dates and reconciling lease terms. You will work closely with the CEO and internal teams (property accounting and property management) and coordinate with external counsel, insurers and lenders.

Deliver concise lease reporting and ensure compliance, data integrity and operational efficiency to support strategic and financial decision-making.

About Us:

Precise Property is a diversified commercial real estate developer with holdings spanning the spectrum of commercial properties in the southern United States and Canada. Our properties are located in Quebec, Florida, New York and Nevada. Our holdings include neighborhood retail centers, flex warehouse, retail showroom, bulk warehouse and distribution space and land for commercial development.

Why Apply?

- Competitive salary
- 4 weeks of vacation
- Finish early on Fridays
- Health insurance (after 3 months)
- Free parking on-site

About the Job:

- Full-time
- Hybrid (Monday-Thursday at office, Fridays from home)
- Location: Westmount, Montreal
- Reports to: CEO

Position Summary:

- Draft commercial and industrial lease agreements and coordinate with external counsel.
- Perform full-cycle lease and sublease data entry in Yardi or similar systems, accurately recording clauses, amendments, assignments and audit trails.
- Maintain comprehensive tenant records — contacts, payment methods, lease terms and security deposits — and manage onboarding/offboarding logistics.
- Configure and reconcile rent parameters, including escalations, indexation, percentage rents, TI allowances and recoverables, ensuring rent-roll accuracy.
- Track and proactively manage critical lease dates (commencement, expiry, renewal and assignment windows), trigger notifications and coordinate billing.
- Prepare concise lease summaries and guidance for accounting and leadership; coordinate assembly and execution of lease documents with counsel, brokers and lenders.
- Produce lease administration reports and analytics — occupancy, expiries, rent-roll movements and recoverables — to support finance and operations.
- Manage insurance renewals and tenant data provision to brokers; support mortgage and financing documentation by coordinating required lease information.
- Maintain corporate records, REQ filings and minute books; communicate proactively with the CEO and property accounting to resolve lease issues.

Qualifications:

- Minimum 5 years' real estate paralegal experience in commercial or industrial real estate.
- Bilingualism (French & English, verbal and written).




- Proficiency in Microsoft Office Suite.
- Strong working knowledge of accounting systems, particularly Yardi, is considered an asset.
- Detail-oriented with excellent organizational and analytical skills.
- Ability to work collaboratively across departments in a fast-paced environment. Confident in communicating directly with the CEO, asking questions, and maintaining open, solution-focused dialogue.
- Asset if diploma or formal training in Finance, Law, or a related field.

***** Precise Property est à la recherche d'un(e) parajuriste expérimenté(e) en immobilier pour superviser son portefeuille de baux commerciaux et industriels au Québec et aux États-Unis.

Ce poste pratique est responsable de l'administration rigoureuse et ponctuelle des données relatives aux baux, notamment la tenue des registres des loyers, le suivi des échéances importantes et la conciliation des modalités des baux. Vous travaillerez en étroite collaboration avec le président-directeur général (PDG), les équipes internes (comptabilité immobilière et gestion immobilière), ainsi qu'avec les conseillers juridiques externes, les assureurs et les prêteurs. Vous produirez des rapports clairs sur les baux et veillerez à la conformité, à l'intégrité des données et à l'efficacité opérationnelle afin de soutenir la prise de décisions stratégiques et financières.

À propos de l'entreprise :

Precise Property est un développeur immobilier commercial diversifié dont les actifs sont répartis dans le sud des États-Unis et au Canada. Son portefeuille comprend des propriétés situées au Québec, en Floride, dans l'État de Current York et au Nevada. Les immeubles détenus comprennent des centres commerciaux de quartier, des immeubles industriels polyvalents, entrepôts flexibles, des salles d'exposition commerciales, des entrepôts de grande superficie, des centres de distribution ainsi que des terrains destinés au développement commercial.

Pourquoi vous joindre à nous ?

- Salaire concurrentiel
- 4 semaines de vacances
- Fin de journée écourtée le vendredi
- Assurance collective (après 3 mois)
- Stationnement gratuit sur place

À propos du poste :

- Poste à temps plein
- Mode hybride (lundi au jeudi au bureau, vendredi en télétravail)
- Lieu: Westmount (Montréal)
- Relevant du : Président-directeur général (PDG)

Sommaire du poste :





- Rédiger des baux commerciaux et industriels et assurer la coordination avec les conseillers juridiques externes.
- Effectuer la saisie complète des données relatives aux baux et sous-baux dans Yardi ou un système similaire, en enregistrant avec précision les clauses, modifications, cessions et pistes de vérification.
- Maintenir des dossiers complets des locataires (coordonnées, modalités de paiement, conditions des baux, dépôts de garantie) et gérer les processus d'arrivée et de départ des locataires.
- Configurer et concilier les paramètres de loyer, y compris les augmentations, l'indexation, les loyers variables, les allocations pour améliorations locatives et les charges récupérables, afin d'assurer l'exactitude des registres de loyers.
- Assurer le suivi proactif des dates critiques des baux (prise d'effet, expiration, renouvellement, périodes de cession), déclencher les avis nécessaires et coordonner la facturation.
- Préparer des résumés de baux clairs ainsi que des recommandations destinées à la comptabilité et à la direction ; coordonner la préparation et l'exécution des documents de location avec les avocats, les courtiers et les prêteurs.
- Produire des rapports et analyses sur l'administration des baux (taux d'occupation, échéances, mouvements des loyers et charges récupérables) afin de soutenir les équipes des finances et des opérations.
- Gérer les renouvellements d'assurance et la transmission des renseignements des locataires aux courtiers ; appuyer les dossiers de financement hypothécaire en coordonnant les informations requises sur les baux.
- Maintenir les registres corporatifs, les déclarations au REQ et les livres de procès-verbaux ; communiquer de façon proactive avec le PDG et l'équipe de comptabilité immobilière afin de résoudre les questions liées aux baux.

Qualifications :

- Minimum de cinq (5) ans d'expérience à titre de parajuriste en immobilier commercial ou industriel.
- Excellente maîtrise du français et de l'anglais, tant à l'oral qu'à l'écrit.
- Maîtrise de la suite Microsoft Office.
- Bonne connaissance des systèmes de gestion immobilière, particulièrement Yardi, constitue un atout.
- Grand souci du détail ainsi qu'excellentes aptitudes en organisation et en analyse.
- Capacité à collaborer efficacement avec plusieurs départements dans un environnement dynamique. Être à l'aise de communiquer directement avec le PDG, de poser des questions et de maintenir un dialogue ouvert et orienté vers les solutions.
- Un diplôme ou une formation en finance, en droit ou dans un domaine connexe constitue un atout.

Pay: $110,000.00-$130,000.00 per year

Benefits

- Casual dress
- Extended health care
- On-site parking

Work Location: Hybrid remote in Westmount, QC H3Z 1E8

📌 Real Estate Paralegal (Westmount)
🏢 Precise Property
📍 Westmount