Adjoint.E administratif.Ve

Au sein de notre cabinet de conseil en sécurité financière et épargne collective, le poste d’adjoint.E administratif.Ve est bien plus qu’un rôle de soutien : il est hautement stratégique.

Véritable pilier de l'organisation, vous agissez comme le pont essentiel entre la vision de croissance et de développement des affaires du président et la gestion quotidienne des opérations.

Vous possédez une solide expérience en soutien administratif aux gestionnaires et vous recherchez un défi à la hauteur de vos compétences, là où votre rigueur et votre sens du service feront une réelle différence ?
On aimerait vous connaître ! Faites parvenir votre lettre de motivation à [email protected]

Pourquoi ce poste est fait pour vous :

- Un rôle pivot : Vous collaborez étroitement avec la direction des opérations pour soutenir la croissance de l'entreprise.
- Valorisation de votre expertise : Votre parcours vous permet de gérer les priorités avec assurance et autonomie.
- Orientation client et vente : Votre aisance relationnelle et votre souci du service client transforment chaque interaction en une expérience mémorable.
- Rigueur absolue : Votre sens de l’organisation et votre suivi hors pair garantissent une exécution impeccable des dossiers complexes.

Si vous souhaitez mettre votre maturité professionnelle au profit d’une équipe dynamique et jouer un rôle central dans notre succès, nous voulons vous rencontrer.

Responsabilités principales

Service à la clientèle et soutien aux gestionnaires

- Soutien administratif aux gestionnaires : Gestion des appels et courriels, saisie de données, classement de documents, tenue des dossiers clients et inventaires, ainsi que la préparation de correspondances et de rapports.
- Agendas :



Confirmer et planifier les rendez-vous clients, les suivis annuels et les rencontres d'équipe.
- Suivi client : Répondre aux questions administratives simples des clients (ex. : changement d'adresse, solde de compte, demandes de retrait).

Traitement des affaires nouvelles et suivi des blocs d'affaires

- Préparation : Rassembler et remplir préalablement les formulaires requis avant les rencontres clients (ex. : propositions d'assurance, formulaires d'ouverture de compte de placement).
- Saisie et transmission : Entrer les données dans les systèmes informatiques et acheminer les demandes aux assureurs et agents généraux de l'industrie (MGA).
- Suivi des dossiers : Assurer le suivi rigoureux des propositions d'assurance en cours (ex. : demandes d'exigences médicales, rapports de tarification) jusqu'à l'émission du contrat.

Gestion administrative et conformité

- Mise à jour CRM : Tenir à jour la base de données clients (ex. : Salesforce, Kronos, Equisoft/connect ou autre logiciel utilisé).
- Classement sécurisé : Numériser, classer et archiver les documents physiques et numériques selon les normes de l'industrie.
- Conformité : S'assurer que tous les documents réglementaires obligatoires (ex. : fiches de conformité, notes de dossier, profils d'investisseur) sont complets et signés pour chaque client.

Compétences recherchées





Profil professionnel et compétences techniques

- Expérience : Un minimum de 5 ans d'expérience dans un rôle administratif, idéalement dans le secteur des services financiers (assurance de personnes, courtage ou valeurs mobilières).
- Outils technologiques : Excellente maîtrise de la suite MS Office (Word, Excel) et aisance avec les plateformes de signatures électroniques (ex. : DocuSign).
- Langues : Maîtrise parfaite du français (oral et écrit) ;

- Atout majeur : Détenir ou être en voie d'obtenir un permis en assurance de personnes (AMF) ou avoir réussi le Cours sur le commerce des valeurs mobilières (CCVM).
- Combinaison d’expériences : Toute combinaison d’expérience pertinente sera considérée.

Qualités interpersonnelles (Soft Skills)

- Sens de l'organisation rigoureux et excellente gestion des priorités.
- Grande discrétion et respect absolu de la confidentialité des données financières.
- Approche humaine, empathie et professionnalisme avec les clients.

Conditions de travail

- Poste temps plein 36 heures par semaine ;

- Travail en présentiel du lundi au jeudi ;

- Horaire de travail de 8h00 à 17h00 ;

- Taux horaire entre 29 $ et 33 $ selon une reconnaissance des acquis ;

- 6% de vacances;

- Plusieurs congés estivaux payés ;

- Ambiance de travail conviviale ;

Gestion de CRM : Avez-vous de l'expérience avec la mise à jour de bases de données clients ? Si oui, avec quels logiciels (ex. : Salesforce, Kronos, Equisoft/connect ou autre) ?
Classement sécurisé : Êtes-vous à l'aise avec la numérisation, le classement et l'archivage sécurisé de documents physiques et numériques selon les normes de l'industrie ?

📌 Adjoint.E Administratif.Ve (Saint-Rémi)
🏢 Services Financiers Ste-Marie
📍 Saint-Rémi