Notre client, une firme de gestion de patrimoine, est la recherche d''une personne organise et polyvalente pour soutenir les oprations administratives quotidiennes.

Situe Montral, ce rle contribue au bon fonctionnement du bureau en assurant un service courtois, une gestion rigoureuse des documents et un suivi prcis des tches administratives.

Responsabilits: Accueillir les visiteurs et clients avec professionnalisme, courtoisie et discrtion; Grer les appels entrants et acheminer efficacement les communications; Assurer la coordination, la prsentation et le service des repas internes (petits djeuners, djeuners, collations, caf), en conformit avec les standards levs Veiller la prsentation des salles de runion et des espaces communs, incluant la cuisine (propret, vaisselle, nettoyage du rfrigrateur, des surfaces, quipement); Coordonner la logistique des vnements, runions et formations (traiteurs, quipements, fournisseurs); Mettre en place et maintenir des processus assurant une utilisation optimale des salles et quipements; Grer les imprvus logistiques avec proactivit et efficacit (changements de dernire minute, bris, retards).

Coordonner les ajustements lis au renouvellement du bail, aux dmnagements internes et lvolution des besoins; Identifier et grer des solutions de rangement / storage pour le mobilier, lquipement et les archives; tre le point de contact avec le locateur,



le gestionnaire immobilier et les fournisseurs dentretien; Veiller maintenir un environnement de travail scuritaire, fonctionnel et agrable; Participer lamlioration continue des espaces en lien avec les besoins oprationnels et le bien-tre des employs.

Grer linventaire, lachat et le remplacement du mobilier de bureau; Grer les fournitures administratives et viter les surplus de commandes; Veiller lentretien des quipements de bureau (imprimantes, cuisine, salles de confrence); Recommander ou ngocier avec des fournisseurs afin doptimiser les cots et la qualit des services; Grer linventaire de la flotte IT (ordinateurs, crans, tlphones, accessoires); Coordonner lattribution, le remplacement et le retour de lquipement lors des arrives et dparts; Recueillir les besoins technologiques des quipes et assurer le suivi avec les fournisseurs TI externes; Appuyer lquipe trust, dun point de vue administratif, pour le traitement des avis de cotisation et autres documents fiscaux; Transmettre des relevs mensuels aux clients; Assurer le lien avec le service darchivage (transfrer ou rcuprer les botes et tenir jour la liste des botes et de leur contenu); Tenir jour certaines listes et suivis internes (rpertoire tlphonique, inventaires); Documenter et amliorer les procdures administratives et oprationnelles;

📌 Coordonnateur de bureau (Montreal)
🏢 Robert Half
📍 Montreal