Location: Remote Position Type: Permanent Reports to: CEO About the role We''re looking for a Chief of Staff to work directly alongside our CEO - someone who thrives on making a whole organization run better rather than owning a single piece of it, and who wants their operational excellence to translate directly into impact for young people.

As we grow, our CEO''s focus is shifting outward: toward partners, funders, and the communities we serve.

Your job is to make that possible.

You''ll keep strategy and execution connected across teams, lead our adoption of AI and automation, and take on the high-priority projects that don''t fit neatly into any one department.

When something spans multiple teams, lands without a clear owner, or needs to move rapid, it comes to you.

This is a builder''s role.

You''ll have a direct line to the CEO, a seat at the leadership table, and a mandate to shape how the organization works not just keep it running.

What you''ll do Connect strategy to execution.

Run our planning and priority-setting rhythm, track decisions through to completion, and steer cross-team initiatives from kickoff to finish.

Where work tends to slow down at the handoff points between departments, you keep it moving.

Lead our internal AI and automation strategy .

We teach AI literacy to youth across Canada, and we intend to be a living example of what a thoughtfully AI-enabled organization looks like.

You''ll own how we put AI to work internally: finding the manual, repetitive work that eats our teams'' time, building or piloting solutions (hands-on where you can), getting people to actually use them, and showing the hours and capacity we win back.

We''re a lean charity with big ambitions - every hour you free up is an hour redirected toward students, educators, and communities.

Extend the CEO''s reach.

Prepare decisions, lead special projects, and represent the CEO in internal forums so momentum never depends on one person''s calendar.

Sharpen how we operate.

Leadership meetings, goal-setting and KPI tracking, reporting, and the discipline of clear decisions with clear owners - you''ll design and run the systems that keep everyone rowing in the same direction.

What success looks like in year one Cross-team initiatives finish on schedule with clear ownership at every step The organization measurably reclaims time through the automation and AI practices you''ve put in place Leadership decisions get made faster, stick, and reach the people they affect The CEO spends most of their time on external priorities, confident the internal engine runs without them Who you are A systems thinker who sees organizations as machines and instinctively spots where they leak time and energy A natural integrator who builds alignment across teams and influences people who don''t report to you Hands-on with AI - you''ve already rebuilt your own workflows around these tools and can create working solutions yourself, whether through low-code platforms, scripting, or AI-assisted development.

We''ll ask you to show us, not tell us. A neutral broker with no departmental allegiance - every team should trust that you''re optimizing for the whole Discreet and trustworthy - you''ll handle sensitive information and act on the CEO''s behalf every day Low ego - you''re happiest when the people around you succeed, and you don''t need the spotlight to know you''re winning Comfortable with ambiguity - much of what reaches your desk arrives undefined, and you turn it into structure, priorities, and results Credible with senior leaders - you''ve operated at a level where directors and executives take you seriously Relentless on follow-through - proactive, decisive about what matters most, and allergic to loose ends Why join us Mission with scale .

Your work directly expands how many young people especially those from underserved communities get the digital and AI skills to shape their future.

Operations here isn''t back-office; it''s the engine of the mission.

Practice what we teach .

Help a leading AI-education charity become the proof point for how nonprofits can responsibly harness AI a story you''ll help write, not just support. A true thought partnership with the CEO , with real access, real trust, and a seat at the leadership table.





Rare scope.

Organization-wide influence from day one, at the intersection of education, technology, and social impact alongside global partners and a community of educators and youth across Canada and beyond. 20 days of annual vacation (including 5 days in December during office closure).

Group benefits including RRSP, parental top-up, medical and dental.

Working from home, and a flexible 35 hour work week. 10 annual wellness days.

Continuous learning and development opportunities.

Digital Moment is proud to be an equal opportunity employer who champions collaboration, innovation, and diversity of thought.

We pride ourselves on being a truly collaborative, innovative and diverse team.

We celebrate the big - and small - wins.

We laugh often and love to build connections.

We support and help each other learn and grow.

We arereallygood at what we do and we care a lot about doing it.

Apply if you belong! Application process: Apply through our job posting link.

Applications must include a resume, and candidates will be asked to answer a few questions about their professional experience.

Selected candidates will have a 30-min video screening call with our People & Culture Specialist.

Following the screening call, selected candidates will have a 60-min video call with our Director of Programs & Operations and a member of our Programs team.

We make sure to contact every applicant by email in a timely manner. ********************************************************************************* Type demploi: Poste temps plein, 35 heures par semaine Lieu de travail: Qubec ou Ontario, Canada ( distance) Relve de : le PDG propos du poste Nous recherchons un(e) chef(fe) de bureau qui travaillera directement aux cts de notre PDG une personne qui s''panouit en faisant mieux fonctionner toute une organisation plutt qu''en pilotant un seul volet, et qui souhaite que son excellence oprationnelle se traduise directement par des retombes pour les jeunes. mesure que nous grandissons, l''attention de notre PDG se tourne vers l''extrieur : vers les partenaires, les bailleurs de fonds et les communauts que nous servons.

Votre rle est de rendre cela possible.

Vous maintiendrez le lien entre la stratgie et l''excution dans l''ensemble des quipes, vous piloterez notre adoption de l''IA et de l''automatisation, et vous prendrez en charge les projets prioritaires qui ne relvent clairement d''aucun service.

Ds qu''un dossier touche plusieurs quipes, se retrouve sans responsable dsign ou doit avancer rapidement, il aboutit sur votre bureau.

C''est un rle de btisseureuse.

Vous aurez un lien direct avec le PDG, une place la table de direction et le mandat de faonner la manire dont l''organisation fonctionne pas seulement de la faire tourner.

Ce que vous ferez Relier la stratgie l''excution.

Animer notre cycle de planification et d''tablissement des priorits, assurer le suivi des dcisions jusqu'' leur ralisation et piloter les initiatives interquipes, du lancement la clture. L o le travail ralentit habituellement aux points de transition entre les services vous le gardez en mouvement.

Piloter notre stratgie interne d''IA et d''automatisation.

Nous enseignons la littratie en IA aux jeunes partout au Canada, et nous voulons tre un exemple vivant de ce quoi ressemble une organisation qui intgre l''IA de faon rflchie.

Vous serez responsable de la faon dont nous mettons l''IA au service de notre travail l''interne : reprer les tches manuelles et rptitives qui grugent le temps de nos quipes, concevoir ou mettre l''essai des solutions (en mettant la main la pte lorsque c''est possible), faire en sorte que les gens les utilisent rellement, et dmontrer les heures et la capacit ainsi rcupres.

Nous sommes un organisme de bienfaisance effectif restreint, mais aux grandes ambitions : chaque heure libre est une heure rinvestie auprs des lves,



du personnel enseignant et des communauts.

Prolonger la porte du PDG.

Prparer les dcisions, mener des projets spciaux et reprsenter le PDG dans les instances internes, afin que l''lan ne dpende jamais de l''agenda d''une seule personne.

Affiner notre faon de travailler.

Runions de direction, dfinition des objectifs et suivi des indicateurs de rendement, reddition de comptes et rigueur des dcisions claires assorties de responsables clairement dsigns : vous concevrez et animerez les systmes qui font que tout le monde rame dans la mme direction. quoi ressemblera la russite aprs un an Les initiatives interquipes se terminent dans les dlais, avec une responsabilit clairement tablie chaque tape.

L''organisation rcupre du temps de faon mesurable grce aux pratiques d''automatisation et d''IA que vous avez mises en place.

Les dcisions de la direction se prennent plus rapidement, tiennent dans le temps et parviennent aux personnes qu''elles concernent.

Le PDG consacre la majeure partie de son temps aux priorits externes, en toute confiance que le moteur interne tourne sans son intervention.

Votre profil Vous pensez en systmes : vous voyez les organisations comme des machines et reprez d''instinct les endroits o elles perdent du temps et de l''nergie.

Vous tes une rassembleureuse naturelle , capable de crer l''alignement entre les quipes et d''influencer des personnes qui ne relvent pas de vous.

Vous tes l''aise avec l''IA, concrtement : vous avez dj repens vos propres mthodes de travail autour de ces outils et vous savez crer vous-mme des solutions fonctionnelles, que ce soit au moyen de plateformes faible codage, de scripts ou de dveloppement assist par l''IA.

Nous vous demanderons de nous le montrer, pas de nous le raconter.

Vous tes une intermdiaire neutre , sans allgeance un service en particulier : chaque quipe doit avoir la certitude que vous optimisez pour l''ensemble.

Vous tes discrette et digne de confiance : vous manipulerez des renseignements sensibles et agirez chaque jour au nom du PDG.

Vous avez peu d''ego : votre plus grande satisfaction vient du succs des personnes qui vous entourent, et vous n''avez pas besoin des projecteurs pour savoir que vous russissez.

Vous tes l''aise dans l''ambigut : une bonne partie de ce qui atterrit sur votre bureau arrive sans dfinition, et vous en tirez structure, priorits et rsultats.

Vous tes crdible auprs des cadres suprieurs : vous avez volu un niveau o les directeurrices et les cadres vous prennent au srieux.

Vous tes implacable sur le suivi : proactifve, capable de trancher sur ce qui compte le plus, et allergique aux dossiers laisss en suspens.

Travailler chez Moment numrique inclut: 20 jours de vacances annuelles (incluant 5 jours en dcembre pendant la fermeture des bureaux) ; Des avantages sociaux collectifs, notamment une assurance mdicale, une assurance de congs parentaux, une assurance dentaire, et un complment de REER ; Travailler domicile et un horaire flexible de 35 heures par semaine ; 10 jours personnels/bien-tre par anne ; Des opportunits de dveloppement et de formation continue.

Moment Numrique est fier d''tre un employeur qui dfend l''galit des chances, la collaboration, l''innovation et la diversit de pense.

Nous sommes fiers d''tre une quipe vritablement collaborative, innovante et diversifie.

Nous clbrons les grandes - et les petites - victoires.

Nous rions souvent et aimons tisser des liens.

Nous nous soutenons et nous nous aidons mutuellement apprendre et progresser.

Nous sommes vraiment bons dans ce que nous faisons et nous y tenons beaucoup.

Posez votre candidature si cette opportunit vous intresse! Processus de candidature: Postulez en cliquant sur le lien de notre offre d''emploi.

Les candidatures doivent tre accompagnes d''un curriculum vitae et les candidats seront invits rpondre quelques questions concernant leur exprience professionnelle ; Les candidats slectionns passeront un appel vido de 30 minutes avec notre coordonnateur talents et culture ; Aprs l''appel de prslection, les candidats slectionns auront un appel vido de 45 minutes avec le directeur des programmes et des oprations.

Nous veillons contacter chaque candidat(e) par courriel dans un dlai raisonnable.

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📌 Chief of Staff / Chef(fe) de bureau (Montreal)
🏢 Digital Moment
📍 Montreal