About Calian

At Calian, we help organizations overcome obstacles, manage risks, and drive progress. Since 1982, we’ve grown from a small consulting firm into a trusted global company across defence, space, health, nuclear energy, public safety, and government.

We create innovative solutions that tackle complex challenges and help organizations and communities stay resilient, informed, and connected. If you’re driven by purpose and energized by solving real-world challenges, we want you on our team.

Job Type: Part Time

Titre du poste : Administrateur de contrats – RH et Finances

Lieu : Belgique

Télétravail : Non

Unité d’affaires : Learning

Unité d’affaires 2 : Defence

Département : Learning Solutions

Type de poste : Temps partiel

Calian Belgium est une entité juridique enregistrée en Belgique, qui sert de plateforme d’innovation et de collaboration destinée à soutenir la Défense belge dans le domaine des solutions d’entraînement et d’exercices. Nos solutions combinent expertise locale, méthodes de mise en œuvre éprouvées et simulation interopérable de type live, virtuelle et constructive (LVC), afin de garantir que le principe « train as you fight » soit réaliste, reproductible et mesurable, tout en restant pleinement conforme aux priorités nationales.

Calian a été sélectionnée comme candidate pour soutenir le Centre de simulation des Forces terrestres belges (SIMCEN). Nous sommes prêts à fournir des capacités développées en Belgique, s’appuyant sur des décennies d’expérience au service de l’armée canadienne, de l’armée britannique et de l’écosystème plus large de l’Organisation du Traité de l’Atlantique Nord (OTAN).

Aperçu du poste

Dans le cadre de cette initiative, Calian recherche actuellement un(e) Administrateur/Administratrice de contrats – RH et Finances pour soutenir le Centre de simulation des Forces terrestres belges (SIMCEN) à Bourg Léopold, en Belgique.

Responsabilités

- Assiste l’Operations Manager dans la gestion de la liste des sous-traitants indépendants et de la documentation associée
- Assure le suivi des certifications du personnel, des dossiers de formation, des habilitations de sécurité et des exigences de conformité obligatoires
- Assure la gestion de la paie et des relevés de temps pour le personnel Core et Non-Core
- Vérifie les factures des sous-traitants, les feuilles de temps et les pièces justificatives avant leur soumission
- Coordonne les réservations de voyage pour le personnel Core et Non-Core avec le siège de Calian
- Complète les demandes de remboursement de frais de déplacement et les notes de frais, et coordonne leur traitement final avec le siège de Calian
- Tient à jour les registres de disponibilité, de congés et d’absences du personnel
- Contribue aux rapports relatifs aux effectifs, aux statistiques du personnel et aux indicateurs de dotation
- Soutient les activités de recrutement, le suivi des candidatures et la préparation de la documentation d’emploi
- Coordonne les contrats de travail, les accords de sous-traitance indépendante et les dossiers administratifs associés
- Tient à jour les listes de contacts du personnel sous contrat, les coordonnées de personnes à contacter en cas d’urgence et les listes de diffusion
- Soutient la préparation des rapports mensuels financiers, d’utilisation de la main-d’œuvre et de dotation
- Assure le suivi des dépenses liées à la main-d’œuvre contractuelle et soutient les activités de prévision financière
- Contribue à la préparation des factures, à la réconciliation des coûts et à la documentation justificative relative aux livrables contractuels
- Assure le suivi des dépenses de déplacement et des dépenses opérationnelles par rapport aux budgets approuvés
- Assure le contrôle documentaire et la gestion des dossiers RH et financiers
- Soutient les audits, les revues de conformité et les demandes de données relatives à l’administration du personnel et des finances
- Assure la coordination avec les départements Finances, Ressources humaines, Paie et Contrats du siège de Calian, selon les besoins

Qualifications

- Qualification de métier en tant que commis RH ou équivalent civil
- Minimum de 2 ans d’expérience en tant que commis RH, avec une expérience en paie et en réclamations au sein d’une organisation d’au moins 50 personnes
- Maîtrise du néerlandais ET du français au niveau B2 du CECR ou supérieur

Exigences complémentaires

- Vous devez être éligible à l’obtention d’une habilitation de sécurité belge ‘Secret’
- Vous devez être en mesure de travailler sur site
- Vous devez être disposé(e) à voyager

Calian s’engage en faveur de l’équité en matière d’emploi et accorde de la valeur à la diversité. L’équité en matière d’emploi reconnaît la valeur et la dignité de chaque individu et garantit à chacun un accès véritable, ouvert et sans entrave aux possibilités d’emploi, ce qui aide Calian à prévenir et à éliminer les obstacles systémiques. Nous sommes un employeur inclusif et fondons nos décisions de recrutement sur votre expérience et vos compétences, tout en valorisant votre passion à aider le monde à communiquer, innover, apprendre et mener une vie sûre et saine. Toutes les personnes qualifiées sont encouragées à postuler. Nous remercions tous les candidats de leur intérêt ; toutefois, seuls les candidats retenus seront contactés.

Utilisation de l’IA lors de l’examen des candidatures : Calian peut recourir à des outils d’intelligence artificielle (IA) pour assister son équipe de recrutement lors de l’examen et l’évaluation des candidatures.

Localisation et confidentialité des données : Calian étant basée au Canada, les données de votre candidature peuvent être collectées, traitées et stockées au Canada.



Calian veillera à ce que vos données personnelles soient traitées conformément au RGPD de l’UE et garantira la protection de vos données.

Avis de confidentialité : En posant votre candidature à ce poste, vous consentez à la collecte, à l’utilisation et à la conservation de vos informations personnelles à des fins de recrutement et d’emploi, conformément aux lois applicables en matière de confidentialité et aux politiques de Calian. Vos informations ne seront consultées que par les personnes impliquées dans le processus de recrutement et ne seront conservées que le temps nécessaire.

Pour plus d’informations sur la manière dont Calian collecte, utilise et protège les informations personnelles, veuillez consulter la politique de confidentialité de Calian : https://www.calian.com/privacy-policy/

Functietitel: Contractadministrator – HR & Financiën

Locatie: België

Thuiswerk: Nee

Business Unit 2: Defence

Afdeling: Learning Solutions

Type functie: Deeltijds

Calian Belgium is een in België geregistreerde juridische entiteit die fungeert als hub voor innovatie en samenwerking, met als doel de Belgische Defensie te ondersteunen op het vlak van oefen- en trainingsoplossingen. Onze oplossingen combineren lokale expertise, beproefde uitvoeringsmethodes en interoperabele live, virtuele en constructieve (LVC) simulatie om ervoor te zorgen dat het principe “train as you fight” realistisch, herhaalbaar en meetbaar is, terwijl dit volledig opgelijnd blijft bij de nationale prioriteiten.

Calian werd geselecteerd als kandidaat om het Simulatiecentrum van de Landmacht (SIMCEN) te ondersteunen. Wij staan klaar om in België ontwikkelde capaciteiten te leveren, gestoeld op decennialange ervaring in de ondersteuning van de Canadese landmacht, de Britse landmacht en het bredere ecosysteem van de Noord-Atlantische Verdragsorganisatie (NAVO).

Functieoverzicht

In het kader van dit initiatief is Calian momenteel op zoek naar een Contractadministrator – HR & Financiën, ter ondersteuning van het Simulatiecentrum van de Landmacht (SIMCEN) in Leopoldsburg, België.

Verantwoordelijkheden

- Ondersteunt de Operations Manager bij het beheer van de lijst van onafhankelijke contractanten en de bijhorende documentatie
- Volgt certificeringen, opleidingsdossiers, veiligheidsmachtigingen en verplichte conformiteitseisen van het personeel op
- Verwerkt loonadministratie en tijdsregistraties voor Core- en Non-Core-personeel
- Controleert facturen, tijdsregistraties en bewijsstukken van contractanten voorafgaand aan indiening
- Coördineert reisboekingen voor Core- en Non-Core-personeel met het hoofdkantoor van Calian
- Verwerkt reiskostennota’s en onkostennota’s, en coördineert de eindafhandeling ervan met het hoofdkantoor van Calian
- Houdt registers bij van beschikbaarheid, verlof en afwezigheden van het personeel
- Ondersteunt de rapportering over personeelsbestand, personeelsstatistieken en -indicatoren
- Ondersteunt wervingsactiviteiten, de opvolging van kandidaten en de voorbereiding van tewerkstellingsdocumentatie
- Coördineert arbeidsovereenkomsten, overeenkomsten met onafhankelijke contractanten en de bijhorende administratieve dossiers
- Houdt contactlijsten van contractpersoneel, noodcontactgegevens en verzendlijsten bij
- Ondersteunt de opmaak van maandelijkse financiële rapporten, rapporten over de inzet van arbeidskrachten en personeelsrapporten
- Volgt de uitgaven voor contractarbeid op en ondersteunt activiteiten inzake financiële prognoses
- Ondersteunt de opmaak van facturen, kostenafstemming en bewijsstukken met betrekking tot contractuele leveringen
- Bewaakt reis- en operationele kosten ten opzichte van de goedgekeurde budgetten
- Staat in voor documentbeheer en archivering van HR- en financiële dossiers
- Ondersteunt audits, conformiteitscontroles en gegevensbevragingen met betrekking tot personeels- en financiële administratie
- Coördineert, indien nodig, met de afdelingen Financiën, Human Resources, Payroll en Contracten van het hoofdkantoor van Calian

Kwalificaties

- Beschikt over aantoonbare vakbekwaamheid als HR-klerk of civiel equivalent
- Minstens 2 jaar ervaring als HR-klerk, met een achtergrond in loonadministratie en vorderingen binnen een organisatie van minstens 50 personen
- Beheersing van het Nederlands EN het Frans op niveau B2 van het ERK (Gemeenschappelijk Europees Referentiekader voor Talen) of hoger

Bijkomende vereisten

- U moet in aanmerking komen voor een Belgische veiligheidsmachtiging ‘Geheim’
- U moet in staat zijn om ter plaatse te werken
- U moet bereid zijn om te reizen

Calian engageert zich voor gelijke kansen op tewerkstelling en hecht waarde aan diversiteit. Gelijke kansen op tewerkstelling erkennen de waarde en waardigheid van elk individu en waarborgen dat iedereen een oprechte, open en ongehinderde toegang heeft tot arbeidskansen, wat Calian helpt om structurele belemmeringen te voorkomen en weg te werken. Wij zijn een inclusieve werkgever en baseren onze aanwervingsbeslissingen op uw ervaring en vaardigheden, en waarderen uw passie om de wereld te helpen communiceren, innoveren, leren en een veilig en gezond leven te leiden. Alle gekwalificeerde kandidaten worden aangemoedigd om te solliciteren. Wij danken alle kandidaten voor hun interesse; enkel kandidaten die in aanmerking worden genomen, zullen echter worden gecontacteerd.

Gebruik van AI bij de beoordeling van sollicitaties: Calian kan gebruikmaken van artificiële-intelligentie(AI)-tools om het wervingsteam te ondersteunen bij het beoordelen en evalueren van sollicitaties.

Locatie en privacy van gegevens: Aangezien Calian in Canada is gevestigd,



kunnen uw sollicitatiegegevens in Canada worden verzameld, verwerkt en opgeslagen. Calian zal ervoor zorgen dat uw persoonsgegevens worden verwerkt in overeenstemming met de Europese AVG (GDPR), en zal de bescherming van uw gegevens waarborgen.

Privacyverklaring: Door te solliciteren voor deze functie, stemt u in met het verzamelen, gebruiken en bewaren van uw persoonsgegevens voor doeleinden in verband met werving en tewerkstelling, in overeenstemming met de toepasselijke privacywetgeving en het beleid van Calian. Uw gegevens zullen enkel toegankelijk zijn voor personen die betrokken zijn bij het wervingsproces en zullen slechts worden bewaard zolang dit noodzakelijk is.

Voor meer informatie over hoe Calian persoonsgegevens verzamelt, gebruikt en beschermt, raadpleeg het privacybeleid van Calian: https://www.calian.com/privacy-policy/

Business Unit: Learning

Business Unit 2: Defence

Calian Belgium is a legal entity registered in Belgium that serves as a hub for innovation and collaboration aimed at supporting Belgium Defence with training and exercise solutions. Our solutions combine local expertise, proven delivery methods, and interoperable live, virtual, and constructive (LVC) simulation to ensure “train-as-you-will fight” is realistic, repeatable and measurable, while remaining fully aligned with national priorities.

Calian has been selected as a contender to support the Belgian Army Simulation Centre (SIMCEN). We are ready to deliver Belgian-built capabilities, underpinned by decades of experience supporting the Canadian Army, British Army and the wider North Atlantic Treaty Organization (NATO) ecosystem.

Position Overview

As part of this initiative, Calian is currently seeking a Contract Administrator – HR and Finance to support the Belgian Army Simulation Centre (SIMCEN) in Leopoldsburg, Belgium.

Responsibilities

- Supports the Operations Manager in maintaining the Independent Contractor roster and associated documentation
- Tracks personnel certifications, training records, security clearances, and mandatory compliance requirements
- Processes payroll submissions and timekeeping records for Core and Non-Core personnel
- Verifies contractor invoices, timesheets, and supporting documentation prior to submission
- Coordinates travel bookings for Core and Non-Core personnel with Calian Headquarters
- Completes travel claims and expense reports and coordinates final processing with Calian Headquarters
- Maintains personnel availability, leave, and absence tracking records
- Assists with workforce reporting, personnel statistics, and staffing metrics
- Supports recruitment activities, candidate tracking, and employment documentation preparation
- Coordinates employment agreements, Independent Contractor agreements, and associated administrative records
- Maintains contract personnel contact lists, emergency contact information, and distribution lists
- Supports preparation of monthly financial, labour utilization, and staffing reports
- Tracks contract labour expenditures and supports financial forecasting activities
- Assists with invoice preparation, cost reconciliation, and supporting documentation for contract deliverables
- Monitors travel and operational expenses against approved budgets
- Maintains document control and records management for HR and financial files
- Supports audits, compliance reviews, and data calls related to personnel and financial administration
- Coordinates with Calian Headquarters Finance, Human Resources, Payroll, and Contracts departments as required

Qualifications

- Trade qualified as an HR Clerk or civilian HR equivalent
- Minimum of 2 years of experience working as an HR clerk with a background in pay and claims for an organization of at least 50 people
- Proficiency in Dutch AND French at CEFR B2 level or higher

Additional Requirements

- You must be eligible to obtain a Belgian Secret Security Clearance
- You must be able to work in office
- You must be willing to travel

Calian is committed to employment equity and values diversity. Employment equity recognizes the value and dignity of each individual and ensures everyone has genuine, open and unhindered access to employment opportunities which aids Calian in preventing and removing systemic barriers. We are an inclusive employer and make recruiting decisions based on your experience and skills and value your passion to help the world communicate, innovate, learn and lead safe and healthy lives. All qualified individuals are encouraged to apply. We thank all candidates for their interest, however, only candidates under consideration will be contacted.

Use of AI in Application Review: Calian may use artificial intelligence (AI) tools to assist our recruitment team in reviewing and evaluating job applications.

Data Location and Privacy: As Calian is based in Canada, your application data may be collected, processed and stored in Canada. Calian will ensure that your personal data is processed in accordance with the EU GDPR and we will ensure your data is protected.

Privacy Notice: By applying for this position, you consent to the collection, use, and retention of your personal information for recruitment and employment-related purposes in accordance with applicable privacy laws and Calian’s policies. Your information will be accessed only by individuals involved in the recruitment process and will be retained only as long as necessary.

For more information about how Calian collects, uses, and protects personal information, please review the Calian Privacy Policy: https://www.calian.com/privacy-policy/

AI Usage Disclosure

At Calian, we do not use Artificial Intelligence (AI) to screen or evaluate candidates. AI tools may support backend administrative tasks, but they do not influence hiring decisions. All evaluations and decisions are made by real people on our recruitment team and hiring managers. All applicants are reviewed and only those chosen for an interview will be contacted by our recruiting team.

📌 Contract Administrator HR - FIN (Ottawa)
🏢 Calian
📍 Ottawa