Adjoint administratif, Investissements

Évoluez dans le secteur de l’assurance au sein d’un environnement professionnel dynamique où vous contribuerez au bon fonctionnement des opérations et à l’expérience client. Profitez d’un poste permanent de jour, d’un horaire de 37,5 heures par semaine, d’avantages sociaux et d’une généreuse banque de congés dans un milieu stimulant.

Ce qu’il y a pour vous :

- Salaire annuel de 45K-50K.
- Poste permanent de jour.
- Horaire de 37,5 heures par semaine.
- Travail en présentiel, 5 jours par semaine.
- Début de journée à 8 h, 8 h 30 ou 9 h, selon les besoins de l'équipe.
- Régime complet d'avantages sociaux.
- Régime de retraite après 6 mois de service.
- Programme d'actionnariat des employés.
- Programme de bien-être.
- Accès aux services de Telus Santé.
- 16 jours de vacances annuelles.
- 5 journées de congé personnel.
- 10 journées de congé de maladie.
- Remboursement des frais de formation liés à l'emploi.

Responsabilités :

- Promouvoir une culture axée sur le service à la clientèle et contribuer au développement de relations durables avec les clients.
- Coordonner les rencontres avec les clients, notamment la réservation des salles, la préparation de la documentation, la gestion des changements d’horaire, l’organisation de séminaires, l’accueil des participants, la coordination des rafraîchissements ainsi que le suivi des rencontres et la saisie des notes dans le système de gestion des contacts.
- Traiter les demandes des clients, les transferts de compte, les dépôts, les retraits, les paiements, les demandes de reçus fiscaux et les relevés de compte.
- Répondre rapidement aux demandes de renseignements des clients et transmettre les dossiers à un niveau supérieur lorsque requis.
- Assurer une prestation efficace des services administratifs en effectuant les suivis nécessaires concernant la documentation réglementaire, en maintenant les dossiers des clients à jour, en vérifiant les opérations quotidiennes et les données saisies dans les systèmes afin d’en assurer l’exactitude.
- Résoudre les problèmes liés aux opérations des clients avec rapidité et précision, émettre les instructions relatives aux retraits, dépôts, transferts et autres opérations conformément aux directives reçues, et veiller à ce que toutes les interactions soient documentées adéquatement.
- Comprendre la documentation requise pour les différents types de comptes clients.
- Contribuer au bon fonctionnement de l’équipe en développant des relations de travail efficaces avec les différents intervenants et en maintenant un haut niveau de service à la clientèle.




- Respecter les exigences réglementaires ainsi que les politiques et procédures internes.
- Travailler conformément aux normes éthiques, aux contrôles internes et aux exigences liées aux risques opérationnels, à la conformité, à la lutte contre le blanchiment d’argent, au financement du terrorisme et au risque d’inconduite.
- Favoriser un environnement de travail productif et inclusif.

Ce dont vous aurez besoin pour réussir :

- Diplôme d’études postsecondaires.
- Obtention d’un titre professionnel.
- 5 ans d’expérience dans un rôle similaire.
- Bilingue en anglais et en français afin d’assurer le service à la clientèle, de répondre aux demandes, de coordonner les rencontres, de traiter les dossiers et de communiquer efficacement avec des clients et des intervenants dans les deux langues.
- Excellentes aptitudes en communication orale et écrite.
- Solides habiletés organisationnelles.
- Capacité à prendre des initiatives.
- Capacité à travailler de façon autonome.
- Capacité à respecter les échéances.

Pourquoi Recrute Action?

Recrute Action (permis d’agence : AP-2504511) offre des services de recrutement fondés sur un accompagnement de qualité et une approche personnalisée. Dans le cadre du processus de sélection, certaines candidatures peuvent être analysées à l’aide d’outils d’intelligence artificielle. Seules les candidatures répondant aux critères du poste seront contactées.

///

Administrative Assistant, Investments

Build your career in the insurance industry within a dynamic professional workplace where you will contribute to smooth operations and an outstanding client experience. Enjoy a permanent daytime position, a 37.5-hour workweek, comprehensive benefits, and a generous paid time off package in a collaborative workplace.

What is in it for you:

- Annual salary of 45K-50K.
- Permanent daytime position.
- 37.5-hour work week.
- On-site work, 5 days per week.
- Start time of 8:00 am, 8:30 am, or 9:00 am, depending on team needs.
- Comprehensive benefits package.
- Retirement plan after 6 months of service.
- Employee share ownership program.
- Employee wellness program.
- Access to TELUS Health services.
- 16 vacation days per year.
- 5 personal days.
- 10 paid sick days.
- Reimbursement of job-related training expenses.

Responsibilities:

- Promote a client-focused culture and help build long-term client relationships.
- Coordinate client meetings,



including booking meeting rooms, preparing documentation, managing schedule changes, organizing seminars, welcoming participants, coordinating refreshments, following up after meetings, and entering meeting notes into the contact management system.
- Process client requests, including account transfers, deposits, withdrawals, payments, tax receipt requests, and account statements.
- Respond promptly to client inquiries and escalate matters when appropriate.
- Deliver efficient administrative support by following up on regulatory documentation, maintaining up-to-date client records, and verifying daily transactions and system entries for accuracy.
- Resolve client operational issues accurately and efficiently, issue instructions for withdrawals, deposits, transfers, and other transactions according to established guidelines, and ensure all interactions are properly documented.
- Understand the documentation requirements for various client account types.
- Contribute to the team's success by building effective working relationships with internal stakeholders while maintaining a high level of client service.
- Comply with regulatory requirements, as well as internal policies and procedures.
- Perform duties in accordance with ethical standards, internal controls, and operational risk, compliance, anti-money laundering (AML), anti-terrorist financing (ATF), and conduct risk requirements.
- Foster a productive and inclusive work environment.

What you will need to succeed:

- Postsecondary education.
- Professional designation.
- 5 years of experience in a similar role.
- Bilingual in English and French to provide client service, respond to inquiries, coordinate meetings, process client files, and communicate effectively with clients and stakeholders in both languages.
- Excellent verbal and written communication skills.
- Strong organizational skills.
- Ability to take initiative.
- Ability to work independently.
- Ability to meet deadlines.

Why Recruit Action?

Recruit Action (agency permit: AP-2504511) provides recruitment services through quality support and a personalized approach. As part of the screening process, some applications may be reviewed using artificial intelligence tools. Only candidates who meet the hiring criteria will be contacted.

Rémunération : 45 000,00$ à 50 000,00$ par an

Avantages :

- Assurance Vision
- Congés payés
- Heures d'arrivée et de départ flexibles
- Régime de retraite

Question(s) de présélection:

- Détenez-vous un diplôme d'études postsecondaires?
- Possédez-vous au moins cinq (5) ans d'expérience dans un rôle similaire?

Langue:

- Bilingue en français et anglais (Souhaité)

Lieu du poste : En présentiel

📌 Adjoint(e) administratif(-ive), Investissements / Administrative Assistant, Investments
🏢 Recrute Action
📍 Montreal