Executive Assistant (Bilingual – English & French) Toitures Cossette / Cossette Roofing

Ottawa–Gatineau | Full-Time | Competitive Salary + Benefits

About Cossette Roofing

Toitures Cossette / Cossette Roofing is one of the fastest-growing roofing companies in the Ottawa–Gatineau region. We specialize in residential, commercial, industrial, and service roofing. Our reputation is built on quality workmanship, exceptional customer service, and delivering every project to the Cossette Standard.

As we continue to grow, we are looking for an exceptional Bilingual Executive Assistant to support our ownership and leadership team.

About the Role

This is much more than a traditional administrative position.

As Executive Assistant, you will be a trusted partner to the ownership team, helping manage priorities, improve accountability, streamline operations, implement systems, and coordinate projects across the organization. You will play a key role in keeping our leadership team organized, efficient, and focused on growing the business.

You will also support ownership with additional business ventures, acquisitions, strategic initiatives, and special projects as opportunities arise.

Key ResponsibilitiesExecutive Support

- Manage executive calendars, meetings, travel, and daily priorities.
- Prepare reports, presentations, meeting agendas, and executive correspondence.
- Screen emails, phone calls, and other communications.
- Coordinate leadership meetings and ensure follow-up on action items.
- Handle confidential information with professionalism and discretion.

Operations & Team Accountability
- Help leadership manage company priorities and keep managers and team members accountable for assigned tasks and deadlines.
- Coordinate strategic initiatives and company-wide projects.
- Develop and improve business processes, workflows, and Standard Operating Procedures (SOPs).
- Track KPIs and prepare operational reports.
- Identify opportunities to improve efficiency and productivity across the organization.

CRM & Technology
- Lead the implementation and full integration of the company's new CRM platform.
- Improve workflow automation and reporting.
- Train team members and encourage company-wide adoption of new systems.
- Assist with technology improvements and digital transformation initiatives.

Accounting & Administration
- Support accounting functions including Accounts Receivable (A/R), Accounts Payable (A/P), payroll administration, bank reconciliations, financial reporting, and general financial administration.
- Process payroll accurately and on time while maintaining employee records and confidentiality.
- Assist with budgeting, forecasting, and financial reporting.
- Experience with QuickBooks, Sage, and payroll software is required.

Sales Support
- Support the sales team by tracking leads, proposals, follow-ups, and sales pipelines.
- Assist in improving sales processes and customer experience.
- Previous sales experience is considered an asset.

Human Resources
- Assist with recruitment and onboarding.
- Coordinate employee benefits administration.
- Support performance review processes and HR administration.

Business Ventures & Strategic Projects
- Assist ownership with additional businesses, investments, acquisitions, and strategic initiatives.
- Coordinate due diligence, business integrations, and executive projects.
- Conduct research and prepare business analyses to support decision-making.

Qualifications We are looking for someone who is:
- Fluent in both English and French (spoken and written) – This is a mandatory requirement.
- Highly organized with exceptional attention to detail.
- Professional, proactive, and resourceful.




- Able to manage multiple priorities in a fast-paced environment.
- Comfortable holding others accountable while maintaining positive working relationships.
- An excellent communicator with strong interpersonal skills.
- Passionate about improving systems, processes, and operational efficiency.

Experience
- Minimum 5 years of experience as an Executive Assistant, Office Manager, Operations Coordinator, or similar leadership support role.
- Experience processing payroll and supporting HR administration.
- Strong accounting, bookkeeping, and financial administration experience.
- Experience with QuickBooks, Sage, and payroll software.
- Experience implementing and managing CRM software.
- Experience supporting senior executives, business owners, or leadership teams.
- Experience in construction or roofing is considered an asset.
- Previous sales experience is considered an asset.

What We Offer
- Competitive salary based on experience.
- Comprehensive group benefits plan.
- Performance bonus opportunities.
- Ongoing professional development and training.
- Career advancement opportunities.
- A collaborative, fast-growing, and entrepreneurial work environment.
- The prospect to work directly with ownership and make a meaningful impact on the continued growth of Cossette Roofing and its affiliated businesses.

If you're a motivated professional looking for a challenging and rewarding career where your work truly makes a difference, we'd love to hear from you. Apply today and help us continue building to the Cossette Standard.

FRANÇAISAdjoint(e) de direction (Bilingue – Français et Anglais)Toitures Cossette

Ottawa–Gatineau | Temps plein | Salaire concurrentiel + avantages sociaux

À propos de Toitures Cossette

Toitures Cossette est l'une des entreprises de toiture connaissant la plus forte croissance dans la région d'Ottawa–Gatineau. Nous sommes spécialisés en toiture résidentielle, commerciale, industrielle et en service. Notre réputation repose sur la qualité de notre travail, un service à la clientèle exceptionnel et le respect du Standard Cossette.

Afin de soutenir notre croissance, nous recherchons un(e) adjoint(e) de direction bilingue pour travailler directement avec l'équipe de direction et les propriétaires.

Description du poste

Il s'agit d'un poste beaucoup plus stratégique qu'un simple rôle administratif.

Vous serez le bras droit de l'équipe de direction en assurant le suivi des priorités, l'amélioration des processus, la coordination des projets, l'implantation de nouveaux systèmes et le soutien aux différents départements.

Vous participerez également à la gestion d'autres entreprises, de projets spéciaux, d'acquisitions et d'initiatives stratégiques des propriétaires.

ResponsabilitésSoutien à la direction

- Gérer les agendas, réunions, déplacements et priorités de la direction.
- Préparer des rapports, présentations, comptes rendus et correspondances.
- Gérer les courriels, appels téléphoniques et autres communications.
- Assurer le suivi des décisions et des plans d'action.
- Traiter les informations confidentielles avec discrétion.

Opérations et responsabilisation
- Aider la direction à gérer les priorités de l'entreprise.




- Assurer le suivi des tâches auprès des gestionnaires et maintenir les équipes responsables du respect des échéanciers.
- Développer et améliorer les processus, procédures et méthodes de travail.
- Participer à l'implantation des initiatives stratégiques.
- Effectuer le suivi des indicateurs de performance (KPI).
- Identifier des occasions d'améliorer l'efficacité opérationnelle.

CRM et technologies
- Participer à l'implantation complète du nouveau système CRM.
- Optimiser les processus et l'automatisation.
- Former les employés et assurer l'adoption des nouveaux systèmes.
- Contribuer aux projets d'amélioration technologique.

Comptabilité et administration
- Soutenir les activités comptables, incluant les comptes clients, les comptes fournisseurs, le traitement de la paie, les conciliations bancaires, les rapports financiers et l'administration financière générale.
- Traiter la paie avec exactitude et dans les délais, tout en assurant la confidentialité des dossiers des employés.
- Participer aux budgets, aux prévisions financières et aux rapports de gestion.
- Une expérience avec QuickBooks, Sage et les logiciels de paie est requise.

Soutien aux ventes
- Appuyer l'équipe des ventes dans le suivi des prospects, des soumissions et du pipeline de ventes.
- Participer à l'amélioration des processus de vente et de l'expérience client.
- Une expérience en ventes constitue un atout.

Ressources humaines
- Participer au recrutement et à l'intégration des nouveaux employés.
- Coordonner l'administration du programme d'avantages sociaux.
- Soutenir les évaluations de rendement et diverses tâches administratives en ressources humaines.

Entreprises et projets stratégiques
- Soutenir les propriétaires dans la gestion de leurs autres entreprises, investissements, acquisitions et projets spéciaux.
- Participer aux vérifications diligentes (due diligence), aux intégrations d'entreprises et aux projets stratégiques.
- Effectuer des recherches et préparer des analyses d'affaires afin de soutenir la prise de décision.

Profil recherché
- Bilinguisme (français et anglais, parlé et écrit) obligatoire.
- Minimum de 5 ans d'expérience dans un poste similaire.
- Expérience dans le traitement de la paie et le soutien aux activités des ressources humaines.
- Solide expérience en comptabilité, tenue de livres et administration financière.
- Maîtrise de QuickBooks, Sage et des logiciels de paie.
- Expérience dans l'implantation et la gestion d'un système CRM.
- Expérience auprès de propriétaires d'entreprise ou d'équipes de direction.
- Excellentes compétences organisationnelles et capacité à gérer plusieurs priorités.
- Capacité à assurer le suivi des équipes et à maintenir un haut niveau de responsabilisation.
- Expérience dans le domaine de la construction ou de la toiture (un atout).
- Expérience en ventes (un atout).

Ce que nous offrons
- Salaire concurrentiel selon l'expérience.
- Régime complet d'avantages sociaux.
- Boni de performance.
- Formation continue et perfectionnement professionnel.
- Excellentes possibilités d'avancement.
- Environnement de travail dynamique, collaboratif et en pleine croissance.
- L'occasion de travailler directement avec les propriétaires et de contribuer activement à la croissance de Toitures Cossette et de ses autres entreprises.

Si vous êtes une personne organisée, proactive et ambitieuse qui souhaite jouer un rôle clé dans la croissance d'une entreprise en pleine expansion, nous aimerions vous rencontrer. Postulez dès aujourd'hui et contribuez à maintenir le Standard Cossette. Pay: $65,000.00-$80,000.00 per year

Benefits

- Dental care
- Life insurance
- On-site parking
- Paid time off
- Vision care

Work Location: In person

📌 Executive Assistant - Adjoint(e) de direction (Gatineau)
🏢 Toitures Cossette/ Cossette Roofing
📍 Gatineau