We are hiring a full-time Executive Assistant to act as the President's right hand. You will own his inbox and calendar, coordinate across the team, keep projects moving to done, and handle light personal and family logistics. You are the person who makes sure the trains run on time so LJ can focus on clients, deals, and growth.

Duties

- Full control of the inbox and calendar, including triage, drafting, scheduling, and confirmations.
- Meeting prep and daily briefings so LJ walks into every conversation ready.
- Coordination across the team, interfacing with the transaction and listing coordinators, marketing, and finance.
- Recruiting logistics, from candidate response to interview scheduling and onboarding setup.
- Light personal and family coordination, including the family calendar, travel, reservations, and household help.
- Office administration, expenses, documents, and vendor coordination.

Skills

- Fully bilingual in English and French, written and spoken.
- Highly organized, proactive, and calm under a fast pace and frequent interruptions.
- A explicit, polished communicator who can write in LJ's voice.
- Discreet and trustworthy with confidential business and personal information.
- Comfortable with technology, including CRM, calendar, email, and standard office tools.
- Detail-oriented, with strong follow-through and an ownership mindset.

Adjoint(e) de direction – Temps plein Nous sommes à la recherche d'un(e) adjoint(e) de direction à temps plein qui agira comme le véritable bras droit du président. Vous serez responsable de la gestion complète de sa boîte de réception et de son agenda, assurerez la coordination entre les membres de l'équipe, veillerez à ce que les projets avancent jusqu'à leur réalisation et prendrez également en charge certaines tâches personnelles et familiales.

Vous êtes la personne qui veille à ce que tout fonctionne efficacement, permettant ainsi à LJ de consacrer son temps aux clients, aux transactions et à la croissance de l'entreprise.





Responsabilités

- Assurer la gestion complète de la boîte de réception et de l'agenda de LJ, incluant le tri des courriels, la rédaction de réponses, la planification des rendez-vous et les suivis.
- Préparer les réunions et les séances d'information quotidiennes afin que LJ soit parfaitement préparé pour chacune de ses rencontres.
- Coordonner les activités entre les différents membres de l'équipe, notamment les coordonnateurs(trices) aux transactions, les coordonnateurs(trices) aux inscriptions, le marketing et les finances.
- Gérer les aspects administratifs du recrutement, notamment les communications avec les candidats, la planification des entrevues et la préparation de l'intégration des nouvelles recrues.
- Assurer certaines tâches de coordination personnelle et familiale, incluant la gestion du calendrier familial, les réservations de voyages, de restaurants et la coordination de services à domicile, au besoin.
- Prendre en charge l'administration du bureau, le traitement des dépenses, la gestion documentaire ainsi que la coordination avec les fournisseurs.

Compétences recherchées

- Bilinguisme complet en français et en anglais, tant à l'oral qu'à l'écrit.
- Excellentes habiletés organisationnelles, grande proactivité et capacité à demeurer calme dans un environnement dynamique où les priorités évoluent rapidement.
- Excellentes aptitudes en communication, avec la capacité de rédiger dans le style et le ton de LJ.
- Grand sens de la discrétion et de la confidentialité concernant les informations personnelles et professionnelles.
- Aisance avec les technologies, notamment les CRM, les calendriers électroniques, la gestion des courriels et les logiciels de bureautique.
- Souci exceptionnel du détail, excellente capacité de suivi et fort sens des responsabilités.

Pay: $57,000.00-$70,000.00 per year

Application question(s)

- Do you write fluently in French and English?

Language:
- French and English (required)

Location:
- Montréal, QC H3K 2Z4 (required)

Work Location: In person

📌 Executive Assistant (Montreal)
🏢 Lj Realties
📍 Montreal